Kennzahlen im Einzelhandel: 12 KPIs, die jeder Inhaber verfolgen sollte

Die meisten Inhaber haben ein Gefühl dafür, wie das Geschäft läuft. Kennzahlen im Einzelhandel (KPIs, Key Performance Indicators) ersetzen dieses Gefühl durch eine kleine Zahl von Werten, die zeigen, was sich verbessert, was abrutscht und wo Sie zuerst handeln sollten.

Dieser Ratgeber erklärt zwölf Kennzahlen, die jeder Inhaber verfolgen sollte – mit Formel, einem durchgängigen Rechenbeispiel aus einem fiktiven Geschäftsmonat, worauf Sie achten sollten und wie Sie einen einfachen wöchentlichen Kennzahlenbericht aufbauen.

Wie die Kennzahlen zusammenhängen

Der Umsatz ist das Ergebnis weniger Treiber, die Sie getrennt beeinflussen können: wie viele Menschen hereinkommen, wie viele kaufen und wie viel jeder Käufer ausgibt. Der Blick auf die Treiber zeigt Ihnen, warum sich der Umsatz verändert hat.

In diesem Artikel verwenden wir durchgehend einen fiktiven Geschäftsmonat: 84.000 € Nettoumsatz, 2.800 Bons, 7.000 verkaufte Einheiten, 50.400 € Wareneinsatz, 42.000 € durchschnittlicher Lagerwert zu Einkaufspreisen, 9.000 Besucher und 1.200 Personalstunden. Alle Zahlen ohne Mehrwertsteuer.

Umsatzkennzahlen

1. Nettoumsatz

Formel: Bruttoumsatz − Rückgaben − Rabatte (ohne Steuer). Beispiel: 84.000 €. Vergleichen Sie mit demselben Zeitraum im Vorjahr und demselben Wochentag der Vorwoche, nicht nur mit dem Vormonat, um saisonale Effekte herauszurechnen.

2. Durchschnittlicher Bonwert

Formel: Nettoumsatz ÷ Anzahl der Bons. Beispiel: 84.000 ÷ 2.800 = 30,00 €. Steigern Sie ihn mit Bundles, besserer Platzierung von Artikeln an der Kasse und gut geschultem Personal.

3. Artikel pro Bon (UPT)

Formel: verkaufte Einheiten ÷ Anzahl der Bons. Beispiel: 7.000 ÷ 2.800 = 2,5. Zusammen mit dem durchschnittlichen Stückpreis (84.000 € ÷ 7.000 = 12,00 €) erklärt er den Bonwert: 2,5 × 12,00 € = 30,00 €.

4. Konversionsrate

Formel: Bons ÷ Besucher × 100. Beispiel: 2.800 ÷ 9.000 × 100 ≈ 31,1 %. Erfordert einen Besucherzähler an der Tür oder eine andere verlässliche Zählung; ohne ihn verfolgen Sie stattdessen die Bons pro Stunde.

Kennzahlen zur Rentabilität

5. Marge (Rohertragsquote) in %

Formel: (Nettoumsatz − Wareneinsatz) ÷ Nettoumsatz × 100. Beispiel: (84.000 − 50.400) ÷ 84.000 = 33.600 ÷ 84.000 = 40 %. Verfolgen Sie sie nach Kategorie; eine Verschiebung zu margenschwachen Artikeln kann sich hinter wachsendem Umsatz verstecken. Die Formeln im Detail finden Sie unter Marge und Aufschlag.

6. GMROI (Rohertrag pro investiertem Lagereuro)

Formel: Rohertrag ÷ durchschnittlicher Lagerwert zu Einkaufspreisen. Beispiel (monatlich): 33.600 ÷ 42.000 = 0,8 – jeder Euro Bestand hat diesen Monat 0,80 € Rohertrag erwirtschaftet. Wäre jeder Monat ähnlich, läge der Jahreswert bei 33.600 × 12 ÷ 42.000 = 9,6. Der GMROI wird meist auf Jahresbasis angegeben; über 1 bedeutet, dass der Bestand mehr einbringt, als er kostet.

7. Umsatz pro Arbeitsstunde

Formel: Nettoumsatz ÷ geleistete Personalstunden. Beispiel: 84.000 ÷ 1.200 = 70 € pro Stunde. Nutzen Sie ihn zusammen mit stündlichen Umsatzdaten, um Personal nach Spitzen statt nach Gewohnheit einzuplanen.

Bestandskennzahlen

8. Lagerumschlag

Formel: Wareneinsatz ÷ durchschnittlicher Lagerwert zu Einkaufspreisen. Beispiel (monatlich): 50.400 ÷ 42.000 = 1,2 Umschläge, bei gleichem Tempo also etwa 14,4 im Jahr. Ein höherer Umschlag bedeutet in der Regel weniger im Bestand gebundenes Geld – siehe den Ratgeber zur Lagerverwaltung im Einzelhandel.

9. Abverkaufsquote (Sell-through)

Formel: verkaufte Einheiten ÷ eingegangene Einheiten × 100 für einen Artikel, eine Lieferung oder eine Saison. (Manche Händler teilen stattdessen durch den Anfangsbestand – bleiben Sie einheitlich.) Beispiel: 1.200 Einheiten einer Saisonlinie eingegangen, 780 bis Saisonende verkauft: 780 ÷ 1.200 = 65 %. Eine niedrige Abverkaufsquote zeigt Artikel, die Sie früh reduzieren oder nicht nachbestellen sollten.

10. Fehlbestandsquote

Formel: SKUs mit Bestand null ÷ geprüfte SKUs × 100 (oder Anteil der Tage, an denen ein wichtiger Artikel nicht verfügbar war). Beispiel: 37 von 1.000 aktiven SKUs bei einer wöchentlichen Prüfung auf null = 3,7 %. Konzentrieren Sie sich auf Fehlbestände bei A-Artikeln – siehe ABC-Analyse und Meldebestand berechnen.

Kennzahlen zu Rückgaben und Verlusten

11. Rückgabequote

Formel: Wert der Rückgaben ÷ Umsatz × 100 (oder zurückgegebene ÷ verkaufte Einheiten). Verwenden Sie Brutto- oder Nettoumsatz als Basis und geben Sie an, welche. Beispiel: 2.100 € Rückgaben bei 84.000 € Nettoumsatz = 2,5 %. Schlüsseln Sie nach Artikel und Grund auf: Ein einzelner Artikel mit vielen Rückgaben deutet meist auf ein Qualitäts-, Größen- oder Beschreibungsproblem hin.

12. Inventurdifferenzquote

Formel: (Buchbestandswert − gezählter Bestandswert) ÷ Nettoumsatz × 100 für den Zeitraum. Zur Einordnung: Die Umfrage der US-amerikanischen National Retail Federation von 2023 nannte für das Geschäftsjahr 2022 durchschnittlich 1,6 % des Umsatzes. Messen Sie Ihren eigenen Trend mit regelmäßiger permanenter Inventur und handeln Sie mit dem Ratgeber zum Vermeiden von Inventurdifferenzen.

Alle 12 Kennzahlen auf einen Blick

Einen wöchentlichen Kennzahlenbericht aufbauen

Ein nützlicher Kennzahlenbericht passt auf eine Seite und vergleicht jede Zahl mit etwas Aussagekräftigem.

1. Umsatz, Bons und Einheiten aus den Verkaufsberichten Ihrer Kasse ziehen.
2. Kostendaten aus den erfassten Einkäufen für die Marge ergänzen.
3. Die Kassendifferenzen der Woche aus Ihren täglichen Kassenabschlüssen ergänzen.
4. Zu jeder Zahl, die sich deutlich bewegt hat, einen Kommentar schreiben – und eine Maßnahme.

Welche Dashboards, Exporte und automatischen Berichte verfügbar sind, sehen Sie auf der Seite Berichte & Analysen.

Realistische Ziele setzen

1. Von Ihrer eigenen Ausgangsbasis ausgehen: die letzten 12 Wochen und derselbe Zeitraum im Vorjahr.
2. Ziele für Treiber setzen, nicht nur für Ergebnisse: „Artikel pro Bon von 2,5 auf 2,7 steigern“ kann das Personal direkt beeinflussen; „Umsatz um 10 % steigern“ nicht.
3. Ziele zeitraumbezogen festlegen: Dezember und Februar sind nicht vergleichbar.
4. Ziele begrenzen auf zwei oder drei Kennzahlen gleichzeitig, damit sich das Team konzentrieren kann.
5. Monatlich prüfen und anpassen, wenn sich die Bedingungen ändern (ein neuer Wettbewerber, eine Baustelle, ein Lieferengpass).

Frühindikatoren vs. Spätindikatoren

Manche Kennzahlen sagen Ihnen, was bereits passiert ist (Spätindikatoren); andere warnen vor dem, was wahrscheinlich passieren wird (Frühindikatoren). Ein ausgewogener Bericht enthält beides.

Von der Kennzahl zur Maßnahme

Woher die Daten kommen

Die meisten dieser Kennzahlen kommen direkt aus Ihrer Kasse, sofern die Grundlagen einheitlich erfasst werden. Umsatz, Bons, Einheiten, Rückgaben und Zahlungsarten stammen aus der Verkaufshistorie. Wareneinsatz und Marge brauchen bei Lieferungen erfasste Einkaufspreise. Lagerumschlag, Abverkaufsquote und Fehlbestände brauchen verlässliche Bestandsmengen, die von zeitnah erfassten Lieferungen und regelmäßiger permanenter Inventur abhängen. Besucherzahlen brauchen einen Zähler an der Tür, und Personalstunden kommen aus Dienstplan oder Lohnabrechnung.

Ist eine dieser Eingaben schwach, verbessern Sie sie, bevor Sie sich auf die Kennzahl verlassen, die sie nutzt. Ein Lagerumschlag auf Basis ungenauer Bestände kann Sie zum Beispiel genau in die falsche Richtung schicken.

Beispiel: eine 20-minütige Wochenbesprechung

So könnte ein Inhaber die Kennzahlen in der Praxis nutzen – mit dem fiktiven Geschäft aus diesem Artikel. Am Montagmorgen öffnet er den Bericht der Vorwoche. Der Nettoumsatz liegt leicht über derselben Woche im Vorjahr, doch der Bonwert ist gesunken, während es mehr Bons gab. Die Artikel pro Bon sind von 2,5 auf 2,3 gefallen, was den Großteil der Änderung beim Bonwert erklärt: Die Kunden kaufen, aber jeweils weniger Artikel.

Der Inhaber prüft die Liste der Fehlbestände und stellt fest, dass zwei beliebte Zusatzartikel – die Sorte, die Kunden an der Theke mitnehmen – seit fünf Tagen ausverkauft sind. Die Marge nach Kategorie ist stabil, die Preise sind also nicht das Problem. Die Maßnahmen sind klar: die beiden Zusatzartikel mit höherem Meldebestand nachbestellen, sie zurück ins Kassendisplay stellen und das Personal daran erinnern, sie zu empfehlen. Der Bericht der nächsten Woche zeigt, ob sich die Artikel pro Bon erholen. Die ganze Besprechung dauerte zwanzig Minuten, weil die Zahlen direkt auf eine Ursache zeigten.

Typische Fehler mit Kennzahlen

• Zu viele Zahlen verfolgen. Beginnen Sie mit fünf oder sechs und ergänzen Sie nur, wenn Sie danach handeln.
• Mit dem falschen Zeitraum vergleichen. Vergleichen Sie mit demselben Zeitraum im Vorjahr, nicht nur mit der Vorwoche.
• Brutto- und Nettozahlen mischen. Verwenden Sie überall den Umsatz ohne Steuer.
• Die Datenqualität ignorieren. Marge und Lagerumschlag sind nur so verlässlich wie Ihre erfassten Kosten und Bestandszählungen.
• Allgemeinen Branchenwerten hinterherjagen. Branchendurchschnitte schwanken stark; Ihr eigener Trend ist der nützlichste Vergleich.

Wie Sie die Kennzahlenprüfung in Ihre Wochenroutine einbauen, behandelt der Ratgeber zu den täglichen Abläufen im Geschäft.

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Marge und Aufschlag
• Tägliche Abläufe im Geschäft
• Ratgeber Lagerverwaltung
• Kassenabschluss am Tagesende

Quellen und weiterführende Literatur

• TGG Accounting – Kennzahlen im Einzelhandel (PDF)
• Martech Zone – GMROI
• Square – Kennzahlen für eine bessere Planung im Handel
• National Retail Federation – National Retail Security Survey 2023