SKU, UPC, EAN und GTIN: die Unterschiede einfach erklärt

SKU, UPC, EAN, GTIN – Händler verwenden diese Begriffe oft austauschbar, doch sie bedeuten nicht dasselbe. Wer sie verwechselt, erhält doppelte Artikel, Barcodes, die den falschen Artikel scannen, und Marktplätze, die Angebote ablehnen.

Dieser Ratgeber erklärt, was jede Kennung ist, wer sie vergibt, wie sich die Barcodes unterscheiden, wie Prüfziffern funktionieren und wie Sie die Artikelkennzeichnung in einem Geschäft richtig einrichten – mit Vergleichstabelle und einer Liste typischer Fehler.

Die kurze Antwort

Was ist eine SKU?

Eine SKU ist eine Kennung, die Sie selbst anlegen, um Artikel in Ihrem eigenen Bestand zu verfolgen. Zwei Geschäfte können dieselbe Dose Suppe unter völlig verschiedenen SKUs verkaufen. Da SKUs intern sind, können Sie sie für Ihr Team sprechend gestalten – zum Beispiel TEE-GRN-100 für 100 g Grüntee.

Regeln für gute SKUs

• Eine SKU pro verkaufbarer Variante (Größe, Farbe, Packungsgröße), die Sie getrennt zählen oder bepreisen müssen.
• Kurz und eindeutig halten – Buchstaben vermeiden, die wie Ziffern aussehen (O und 0, I und 1).
• Nichts Veränderliches kodieren, etwa Preis oder Lieferant; dafür gibt es eigene Felder.
• Eine SKU nie wiederverwenden für einen anderen Artikel, auch nicht nach dem Auslaufen des alten.

Eine SKU ist nicht automatisch ein Barcode. Möchten Sie eine interne SKU scannen, drucken Sie sie auf eigenen Etiketten als Barcode – siehe Barcode-Etiketten.

Was ist eine GTIN?

Die GTIN ist die weltweit eindeutige Artikelnummer nach den Vorgaben von GS1, der gemeinnützigen Organisation, die die Barcode-Standards verwaltet. Ein Markeninhaber lizenziert bei seiner nationalen GS1-Organisation (in Deutschland GS1 Germany) eine GS1-Basisnummer und nummeriert damit seine Artikel. Händler, Marktplätze und Großhändler nutzen diese Nummer dann überall zur Identifikation des Artikels.

Eine GTIN besteht aus drei Teilen: der GS1-Basisnummer, die den Markeninhaber kennzeichnet, einer Artikelreferenz, die die Marke für jeden Artikel wählt, und einer abschließenden Prüfziffer, mit der Scanner und Systeme Tipp- oder Lesefehler erkennen. Laut GS1 soll ein wesentlich veränderter Artikel eine neue GTIN erhalten, und Umkartons haben meist eine andere GTIN als die einzelne Verkaufseinheit.

UPC, EAN und die GTIN-Familie

Moderne Kassenscanner lesen in den meisten Ländern sowohl UPC-A als auch EAN-13. Eine 12-stellige UPC lässt sich durch eine vorangestellte Null als 13-stellige Nummer darstellen, weshalb Systeme GTINs oft 14-stellig mit führenden Nullen speichern. Wenn Ihr Geschäft importierte und heimische Ware verkauft, sorgen Sie dafür, dass Ihre Kasse 036000241457 und 0036000241457 als denselben Artikel behandelt.

So funktioniert die Prüfziffer (mit Beispiel)

Alle GTIN-Längen nutzen dieselbe Modulo-10-Prüfziffer. Beginnend bei der Datenziffer ganz rechts (ohne Prüfziffer) werden die Ziffern abwechselnd mit 3 und 1 multipliziert, die Ergebnisse addiert und die Prüfziffer so gewählt, dass die Summe das nächste Vielfache von 10 erreicht.

Beispiel: die 12-stellige UPC-A 03600024145? – gesucht ist die letzte Ziffer.

1. Ziffern an ungeraden Positionen von rechts (0, 6, 0, 2, 1, 5): Summe = 14, × 3 = 42.
2. Ziffern an geraden Positionen von rechts (3, 0, 0, 4, 4): Summe = 11.
3. Gesamt = 42 + 11 = 53. Das nächste Vielfache von 10 ist 60, die Prüfziffer ist also 60 − 53 = 7.
4. Vollständiger Code: 036000241457.

Ein weiteres häufig genutztes Beispiel: Die ersten 12 Ziffern 400638133393 ergeben eine gewichtete Summe von 89, die EAN-13-Prüfziffer ist also 1 (4006381333931). Ein Scan, der diese Prüfung nicht besteht, wird abgelehnt – deshalb passen vertippte Barcodes selten zu einem falschen Artikel.

Interne Codes und Barcodes mit variablem Gewicht

Nicht jeder Artikel hat eine GTIN. Für im Geschäft verpackte oder gewogene Artikel reserviert GS1 Nummern für den begrenzten Umlauf (Restricted Circulation Numbers, RCNs) – zum Beispiel 13-stellige Nummern, die mit 02 oder 20–29 beginnen –, deren Bedeutung von der nationalen GS1-Organisation oder dem Unternehmen festgelegt wird, nicht weltweit. Sie werden häufig verwendet für:

• Im Geschäft gewogene und ausgezeichnete Ware (Feinkost, Fleisch, Käse, lose Lebensmittel) – wobei der Barcode nach örtlichen Regeln ein Preis- oder Gewichtsfeld enthalten kann.
• Interne Artikel wie im Haus gebackene Backwaren.
• Ladencoupons und Gutscheine, je nach örtlichen Regeln.

Da der Aufbau dieser Codes je nach Land und Händler variiert, prüfen Sie die Regeln Ihrer nationalen GS1-Organisation und klären Sie, was Ihre Kasse und Ihre Waagen unterstützen, bevor Sie sich auf Barcodes mit eingebettetem Gewicht oder Preis verlassen. Für einfache Artikel ohne Barcode drucken viele kleine Geschäfte einfach interne Barcodes aus ihren SKUs.

Artikeletiketten und Regaletiketten

Drucken Sie Etiketten aus demselben Artikeldatensatz, den die Kasse nutzt, damit Regal- und Kassenpreis nie auseinanderlaufen. Siehe Barcode- und Preisetiketten.

Scanner und Barcodearten

Die meisten Handelsscanner lesen UPC-A, UPC-E, EAN-13 und EAN-8 ab Werk. Ein paar praktische Hinweise:

• 1D vs. 2D: Linearscanner lesen klassische Barcodes; 2D-Imager lesen außerdem QR-Codes und GS1 DataMatrix sowie Smartphone-Displays.
• ITF-14 und GS1-128 auf Kartons müssen eventuell in den Scannereinstellungen aktiviert werden, wenn Sie Kartons im Wareneingang scannen.
• Tastaturmodus: Die meisten USB-Scanner tippen die Ziffern in das aktive Feld, gefolgt von Enter.

Zur Einrichtung und Fehlerbehebung siehe die Checkliste zur Kassenhardware und die Seite Barcode-Scanner.

Die Artikelkennzeichnung im Geschäft einrichten

1. Für jede verkaufbare Variante eine SKU anlegen, nach Ihren Benennungsregeln.
2. Die GTIN des Herstellers bei jeder SKU hinterlegen, die eine hat – scannen statt tippen.
3. Interne Barcodes erzeugen für Artikel ohne GTIN und Etiketten drucken.
4. Auf Dubletten prüfen: Keine zwei SKUs dürfen denselben Barcode haben.
5. An der Kasse testen: zehn zufällige Artikel scannen und prüfen, ob der richtige Artikel und Preis erscheinen.
6. Karton-GTINs getrennt erfassen, wenn Lieferanten in scannbaren Kartons liefern.

Diese Kennzeichnungsebene trägt alles andere in der Lagerverwaltung – siehe den Ratgeber zur Lagerverwaltung im Einzelhandel und die Bestandsverwaltung.

Wenn ein Barcode nicht scannt

1. Das Symbol prüfen: Beschädigte, zerknitterte oder schlecht gedruckte Barcodes sind die häufigste Ursache. Einen anderen Winkel oder einen 2D-Imager versuchen.
2. Die Scannereinstellungen prüfen: Manche Symbologien (zum Beispiel ITF-14 oder GS1 DataMatrix) sind ab Werk eventuell deaktiviert.
3. Den Artikeldatensatz prüfen: Der Barcode ist eventuell bei keiner SKU hinterlegt oder ohne führende Null gespeichert.
4. Die Nummer ersatzweise eintippen und dann den Datensatz korrigieren, damit der nächste Scan funktioniert.
5. Den Artikel neu etikettieren mit einem internen Barcode, wenn der gedruckte unleserlich ist.

Typische Fehler

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Ratgeber Lagerverwaltung
• Checkliste Kassenhardware
• Permanente Inventur
• Tägliche Abläufe im Geschäft

Quellen und weiterführende Literatur

• GS1 UK – FAQ zu GTINs und Barcodes
• GS1 – Restricted Circulation Numbers (GSCN 23-006)
• GS1 – Übersicht der GS1-Präfixe 20–29
• GS1 New Zealand – Grundlagen der Barcodierung
• Wikipedia – Global Trade Item Number (Prüfziffer)