Die meisten Kassenprobleme in der ersten Woche sind keine Softwareprobleme. Es ist ein Scanner, der ins falsche Feld tippt, eine Kassenschublade, die nie aufgeht, oder ein Drucker, der jeden Nachmittag aus dem Netzwerk fällt. Eine sorgfältige Einrichtung der Hardware verhindert fast alle davon.
Diese Checkliste behandelt jedes Gerät einer typischen Ladentheke – was Sie kaufen, wie es angeschlossen wird, wie Sie es testen – dazu Netzwerk, Stromversorgung und eine Tabelle zur Fehlerbehebung, die Sie hinter der Kasse aufbewahren können.
In diesem Ratgeber
Wie die Kassenhardware zusammenpasst
Stellen Sie sich die Theke als Stern vor. Der Kassenrechner ist die Mitte; alles andere wird direkt oder über das Netzwerk angeschlossen. Ein Detail überrascht viele Erstkäufer: Die Kassenschublade wird meist an den Bondrucker angeschlossen, nicht an den Computer.
Der Kassenrechner oder das Tablet
Dieses Gerät führt die Kassensoftware aus und hält bei einer lokalen Kasse die Datenbank. Wählen Sie nach Zuverlässigkeit, nicht nach roher Leistung:
- Ein Betriebssystem, das Ihre Kassensoftware unterstützt (prüfen Sie die Liste des Anbieters – zum Beispiel Windows 10/11, macOS oder Android-Tablets).
- Eine SSD für Tempo und Haltbarkeit.
- Genügend USB-Anschlüsse für Scanner, Drucker und Display oder einen USB-Hub mit eigener Stromversorgung.
- Einen Ethernet-Anschluss, wenn der Rechner die Datenbank für andere Kassen bereitstellt.
- Einen Touchscreen, wenn das Personal Artikeltasten antippt; bei geringem Umsatz reicht eine Maus.
Nutzen Sie den Rechner ausschließlich für die Kasse. Privates Surfen, Spiele und unbekannte Downloads auf dem Kassenrechner sind eine häufige Ursache für Verlangsamungen und Sicherheitsprobleme.
Barcode-Scanner
Die meisten Handelsscanner werden per USB angeschlossen und arbeiten im Tastaturmodus (HID): Der Scanner „tippt“ die Ziffern des Barcodes gefolgt von Enter, genau als hätte ein Mensch sie eingegeben. Deshalb funktionieren sie meist ohne Treiber – und deshalb muss der Cursor beim Scannen im Such- oder Barcodefeld der Kasse stehen.
| Scannertyp | Am besten für | Hinweise |
|---|---|---|
| Handscanner 1D (Laser/Linear) | Normale Artikel-Barcodes | Günstig; kann keine QR-Codes lesen |
| Handscanner 2D (Imager) | Artikel-Barcodes + QR-Codes, Smartphone-Displays | Heute eine gute Standardwahl |
| Präsentations-/Tischscanner | Kassen mit hohem Durchsatz | Scannen ohne Hände |
| Kabellos (Bluetooth/2,4 GHz) | Große oder schwere Artikel | Reichweite und Ladestation prüfen |
Test: Öffnen Sie einen Texteditor und scannen Sie einen Artikel – die Ziffern sollten erscheinen, gefolgt von einer neuen Zeile. Scannen Sie dann in der Kasse und prüfen Sie, ob der richtige Artikel hinzugefügt wird. Stimmt das Suffix nicht oder fehlen Zeichen, lassen sich die meisten Scanner durch das Scannen von Konfigurations-Barcodes aus dem Handbuch umstellen. Achten Sie auch auf das deutsche Tastaturlayout (QWERTZ), sonst werden Zeichen vertauscht.
Bondrucker
Bondrucker im Handel sind fast immer Thermodrucker: keine Tinte, nur wärmeempfindliches Papier. Die zwei üblichen Papierbreiten sind 80 mm (Standardbons, mehr Spalten) und 58 mm (kompakte Theken). Die meisten Modelle nutzen die Befehlssprache ESC/POS, die die Mehrheit der Kassensoftware unterstützt.
| Anschluss | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| USB | Einfach, Plug-and-Play | An einen Rechner gebunden |
| Ethernet (LAN) | Von mehreren Kassen nutzbar, stabil | Braucht eine feste IP-Adresse |
| WLAN / Bluetooth | Keine Kabel | Zu Stoßzeiten weniger zuverlässig |
Für eine einzelne Kasse genügt USB. Für zwei oder mehr Kassen oder einen Küchendrucker ist Ethernet meist die zuverlässigere Wahl. Richten Sie den Drucker in den Kasseneinstellungen ein, drucken Sie dann einen Testbon und prüfen Sie Kopfzeile, Fußzeile und Papierschnitt.
Kassenschubladen
Eine Standard-Kassenschublade wird mit einem RJ11/RJ12-Kabel (wie ein Telefonkabel) an den Bondrucker angeschlossen. Schließt die Kasse einen Barverkauf ab, sendet sie einen Öffnungsbefehl an den Drucker, der einen elektrischen Impuls zum Öffnen der Schublade gibt.
- Prüfen Sie, ob Schublade und Drucker kompatible Stecker und Spannung haben (meist 24 V).
- Aktivieren Sie in den Druckereinstellungen der Kasse „Schublade bei Barzahlung öffnen“.
- Testen Sie mit einem Barverkauf. Öffnet die Schublade nicht, probieren Sie den Schlüssel der Schublade und tauschen Sie das Kabel, bevor Sie der Software die Schuld geben.
Kundendisplays
Ein dem Kunden zugewandtes Display zeigt Artikel und Summe während des Scannens, was Streitigkeiten verringert und das Bezahlen beschleunigt. Möglich sind eine zweizeilige Polanzeige, ein kleiner zweiter Monitor oder ein im All-in-One-Terminal eingebauter Zweitbildschirm. Schließen Sie es an, legen Sie es in der Kasse als Kundendisplay fest und prüfen Sie bei einem Testverkauf, ob es den Warenkorb zeigt.
Manche Kassensysteme können zwischen den Verkäufen auch Werbung auf dem Kundendisplay anzeigen.
Etikettendrucker
Wenn Sie lose, umgepackte oder importierte Ware ohne nutzbaren Barcode verkaufen, macht sich ein Etikettendrucker schnell bezahlt. Thermodirekt-Etikettendrucker sind die häufigste Wahl für Regal- und Artikeletiketten; Thermotransferdrucker (mit Farbband) erzeugen haltbarere Etiketten für Artikel, die Wärme oder Sonne ausgesetzt sind.
- Wählen Sie Etikettengrößen passend zu Ihren Regalleisten und Artikelarten, bevor Sie Rollen in großen Mengen kaufen.
- Drucken Sie Barcodes aus dem Artikelstamm der Kasse, damit der Barcode im Regal immer zum Artikeldatensatz passt.
- Scannen Sie ein frisch gedrucktes Etikett an der Kasse, um zu prüfen, dass es beim ersten Versuch gelesen wird.
Wie Etiketten aus Ihrer Artikelliste erzeugt werden, sehen Sie auf der Seite Barcode-Etiketten; warum eine einheitliche Artikelkennzeichnung wichtig ist, erklärt unser Ratgeber zur Lagerverwaltung im Einzelhandel.
Kartenterminals
Kartenterminals werden von Ihrem Zahlungsanbieter geliefert oder zugelassen. Aus Sicherheitssicht ist für ein kleines Geschäft ein eigenständiges, vom Anbieter zugelassenes Terminal die sicherste Lösung, damit Kartennummern nie über den Kassenrechner laufen. Der PCI Security Standards Council führt zugelassene Zahlungsgeräte auf, und Ihr Anbieter sagt Ihnen, welcher Selbstauskunftsfragebogen für Ihre Einrichtung gilt.
- Stellen Sie das Terminal dort auf, wo Kunden es bequem erreichen und der Kassierer die PIN-Eingabe nicht sehen kann.
- Verbinden Sie es mit einem stabilen Netzwerk – möglichst kabelgebunden – und halten Sie es aus dem Gäste-WLAN heraus.
- Lernen Sie sein Offline-Verhalten kennen, bevor Sie es brauchen: Manche Terminals können Zahlungen während eines Ausfalls speichern, mit Grenzen und auf Risiko des Händlers.
- Erfassen Sie bei jedem Kartenverkauf die Zahlungsart in der Kasse, damit Bar- und Kartensummen übereinstimmen.
Thekenaufbau und Ergonomie
Ein guter Aufbau spart bei jedem Verkauf Sekunden. Platzieren Sie den Scanner auf der Seite der starken Hand des Kassierers, halten Sie den Bondrucker ohne Strecken erreichbar und stellen Sie die Kassenschublade so, dass sie ganz aufgeht, ohne gegen Knie oder Regale zu stoßen. Drehen Sie das Kundendisplay zur Schlange und führen Sie Kabel mit Kabelbindern unter der Theke, damit nichts versehentlich ausgesteckt wird. Lassen Sie schließlich Platz zum Einpacken – eine volle Theke bremst alle.
Netzwerk und Stromversorgung
Schon eine einzelne Kasse profitiert von einem aufgeräumten Netzwerk. Mit mehreren Kassen wird es entscheidend.
- Für Hauptrechner, feste Kassen und Netzwerkdrucker kabelgebundenes Ethernet verwenden.
- Dem Hauptrechner und den Netzwerkdruckern im Router feste (reservierte) IP-Adressen geben.
- Kassengeräte in einem vom Gäste-WLAN getrennten Netzwerk betreiben.
- Hauptrechner, Router und Switch an eine USV anschließen, damit ein kurzer Stromausfall den Verkauf nicht unterbricht.
- Jedes Kabel an beiden Enden beschriften.
- Einen 4G/5G-Hotspot für Kartenterminals und Updates bei einem Ausfall bereithalten.
Für Einrichtungen mit mehr als einer Kasse folgen Sie dem Ratgeber zur Mehrplatz-Einrichtung.
Typische Hardwareprobleme beheben
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Scan bewirkt nichts | Cursor nicht im Suchfeld | In das Such-/Barcodefeld der Kasse klicken und erneut scannen |
| Falscher Artikel oder zusätzliche Zeichen | Scanner-Suffix oder Tastaturlayout | Scanner-Suffix (Enter) und Tastatursprache neu einstellen |
| Bon druckt unleserlichen Text | Falscher Druckertreiber oder Codepage | Das richtige Druckermodell/den ESC/POS-Modus in der Kasse wählen |
| Drucker nach einer Weile offline | IP-Adresse hat sich geändert (DHCP) | Im Router eine feste IP für den Drucker reservieren |
| Kassenschublade öffnet nicht | Kabel, Spannung oder Öffnungsbefehl deaktiviert | RJ11-Kabel prüfen, Öffnungsbefehl aktivieren, manuell testen |
| Kundendisplay bleibt leer | Display in den Einstellungen nicht gewählt | Den Zweitbildschirm in den Anzeigeeinstellungen der Kasse wählen |
| Andere Kassen verbinden sich nicht | Firewall oder geänderte IP des Hauptrechners | Die Kasse in der Firewall freigeben; IP des Hauptrechners reservieren |
Vollständige Checkliste zur Kassenhardware
- Rechner erfüllt die Kassenanforderungen; SSD; nur für die Kasse genutzt.
- Kassensoftware installiert und mit Demodaten getestet.
- Scanner im Texteditor und in der Kasse getestet.
- Bondrucker eingerichtet; Testbon mit korrekter Kopf-/Fußzeile gedruckt.
- Kassenschublade öffnet bei einem Barverkauf.
- Kundendisplay zeigt den Warenkorb.
- Feste IPs für Hauptrechner und Netzwerkdrucker reserviert.
- USV für Rechner, Router und Switch installiert.
- Etikettendrucker eingerichtet, falls Sie Barcode- oder Preisetiketten drucken.
- Sicherungen geplant und eine Wiederherstellung getestet.
- Fünf Testverkäufe durchgeführt, darunter eine Stornierung und ein Nachdruck.
Brauchen Sie zuerst Hilfe bei der Kaufentscheidung? Beginnen Sie mit Was ist ein Kassensystem? und Kassensystem auswählen. Um eigene Barcodes zu drucken, siehe Barcode-Etiketten.
Testen Sie Scanner, Drucker und Kassenschublade, bevor Sie sich festlegen: Die kostenlose Edition enthält Werkzeuge zur Druckerkonfiguration und Demodaten.
Häufige Fragen
Brauchen Barcode-Scanner Treiber?
Meist nicht. Die meisten USB-Scanner arbeiten im Tastaturmodus (HID) und erscheinen dem Computer als Tastatur. Sie tippen den Barcode in das gerade aktive Feld.
Wie öffnet sich die Kassenschublade?
Die meisten Kassenschubladen werden mit einem RJ11/RJ12-Kabel an den Bondrucker angeschlossen. Die Kasse sendet einen Öffnungsbefehl an den Drucker, der die Schublade auslöst.
Sollte ich einen 80-mm- oder 58-mm-Bondrucker wählen?
80-mm-Drucker sind der Standard im Handel und bieten mehr Spalten pro Zeile. 58-mm-Drucker passen zu sehr kleinen Theken oder mobilen Einrichtungen.
Reicht WLAN für Kassengeräte?
WLAN funktioniert für Tablets und mobile Geräte, doch feste Kassen, der Hauptrechner und Netzwerkdrucker sind mit kabelgebundenem Ethernet zuverlässiger.