Kategorie: Kassensysteme

Eine zweite oder dritte Kasse ist eines der besten Mittel gegen lange Schlangen – solange jede Kasse aus derselben Artikelliste und demselben Bestand verkauft. Bei einer lokalen Kasse (offline zuerst) gelingt das, indem eine gemeinsame Datenbank auf einem Hauptrechner läuft und die anderen Kassen über das Netzwerk des Geschäfts damit verbunden werden.

Dieser Ratgeber erklärt, wie eine Mehrplatz-Kasse im lokalen Netzwerk funktioniert, wie Sie Hauptrechner und Netzwerk planen, weitere Kassen einrichten und das Ganze mit Sicherungen und einem Notfallplan absichern.

So funktioniert eine Mehrplatz-Kasse

In einer lokalen Mehrplatz-Einrichtung ist ein Rechner der Hauptrechner (Host). Er speichert die gemeinsame Datenbank: Artikel, Preise, Bestand, Verkäufe und Benutzer. Jede andere Kasse ist ein Client, der diese Datenbank über das lokale Netzwerk (LAN) liest und beschreibt. Verkauft Kasse 2 die letzte Flasche Olivenöl, sieht Kasse 1 sofort den Bestand null.

Da der Datenverkehr im Geschäft bleibt, braucht dieses Konzept für den normalen Verkauf kein Internet. Dafür sind Hauptrechner und Netzwerk die beiden Dinge, die Sie richtig hinbekommen müssen.

Den Hauptrechner auswählen und vorbereiten

Der Hauptrechner sollte das zuverlässigste Gerät im Geschäft sein, nicht das älteste im Büro.

• Speicher: eine SSD mit viel freiem Platz für die Datenbank und lokale Sicherungen.
• Netzwerk: kabelgebundenes Ethernet zum Switch oder Router – für den Hauptrechner nie WLAN.
• Strom: an einer USV, mit deaktiviertem Ruhezustand während der Öffnungszeiten.
• Updates: Betriebssystem-Updates außerhalb der Öffnungszeiten planen, damit der Hauptrechner nie mitten im Verkauf neu startet.
• Firewall: der Kassenanwendung erlauben, Verbindungen aus dem lokalen Netzwerk anzunehmen.
• Feste Adresse: die IP-Adresse des Hauptrechners im Router reservieren, damit die Clients ihn immer finden.

Das lokale Netzwerk planen

Eine Mehrplatz-Kasse ist nur so zuverlässig wie das Netzwerk zwischen den Kassen und dem Hauptrechner.

Die Netztrennung ist auch gute Sicherheitspraxis: Der PCI Security Standards Council und Sicherheitsleitfäden für kleine Unternehmen empfehlen durchweg, Zahlungs- und Kassengeräte von Gäste- und Privatgeräten fernzuhalten.

WLAN für Tablets und mobile Geräte nutzen

WLAN ist ideal für Geräte, die sich bewegen – ein Tablet als mobile Zusatzkasse oder die Smartphones der Servicekräfte im Restaurant. Ein paar Regeln halten es zuverlässig:

• Einen professionellen Access Point zentral platzieren, nicht den im Schrank versteckten Router nutzen.
• Vor der Öffnung mit einem Gerät durch den Laden gehen und die Signalstärke in jeder Ecke prüfen.
• Ein eigenes Personalnetz mit starkem Passwort nutzen, getrennt vom Gäste-WLAN.
• Mindestens eine feste Kasse per Ethernet anbinden, damit ein WLAN-Problem nie den gesamten Verkauf stoppt.

Für die Gastronomie sehen Sie, wie mobile Bestellannahme und Küchenmonitor in dasselbe lokale Netzwerk eingebunden werden.

Weitere Kassen einrichten, Schritt für Schritt

1. Den Hauptrechner installieren und einrichten mit Ihren Artikeln, Benutzern und Einstellungen. Prüfen Sie, dass er allein korrekt verkauft.
2. Die IP-Adresse des Hauptrechners im Router reservieren und notieren.
3. Jede Kasse mit demselben Netzwerk verbinden, möglichst per Kabel.
4. Die Kassensoftware auf jeder Kasse installieren und die Option zur Verbindung mit einem vorhandenen Host oder Server wählen.
5. Jede Kasse auf den Hauptrechner verweisen und mit einem Kassiererkonto anmelden.
6. Lokale Hardware pro Kasse einrichten: eigener Scanner, Bondrucker und eigene Kassenschublade.
7. Gegenprobe machen: einen Artikel an Kasse 2 verkaufen und dann die Bestandsänderung an Kasse 1 und am Hauptrechner prüfen.
8. Einen Neustart des Hauptrechners testen außerhalb der Öffnungszeiten und prüfen, dass sich die Kassen wieder verbinden.

Der Alltag mit mehreren Kassen

• Ein Login pro Person. Das Personal meldet sich an der jeweils genutzten Kasse an, sodass jeder Verkauf richtig zugeordnet wird.
• Bargeld pro Schublade. Jede Schublade bei Ladenschluss einzeln zählen und mit den an dieser Kasse erfassten Verkäufen vergleichen.
• Gemeinsamer Bestand, gemeinsame Kunden. Kaufhistorie und Kreditsaldo eines Kunden sind an jeder Kasse gleich.
• Zentrale Berichte. Berichte lesen aus der Datenbank des Hauptrechners und umfassen daher jede Kasse.

Eine gemeinsame Datenbank schnell halten

Kleine Geschäfte stoßen selten an Leistungsgrenzen, doch ein paar Gewohnheiten halten jede Kasse auch zur Stoßzeit reaktionsschnell:

• Den kritischen Pfad verkabeln. Hauptrechner, Switch und feste Kassen per Ethernet beseitigen die meisten Latenzspitzen.
• Den Hauptrechner wenig belasten. Während der Öffnungszeiten keine großen Sicherungen, Virenscans oder Downloads darauf laufen lassen.
• Das Sortiment aufgeräumt halten. Ausgelaufene Artikel archivieren und Dubletten entfernen hält die Suche schnell.
• Den Speicherplatz im Blick behalten. Eine fast volle Festplatte bremst die Datenbank und kann Sicherungen stoppen.

Das Netzwerk im Geschäft absichern

• Standardpasswörter an Router, Switch und Access Points ändern.
• Das Kassennetz vom Gäste-WLAN trennen, idealerweise in einem eigenen Netzwerk oder VLAN.
• An jeder Kasse individuelle Personal-Logins nutzen und Bildschirme sperren, wenn niemand dort ist.
• Betriebssystem und Kassensoftware aktuell halten und Updates außerhalb der Öffnungszeiten einspielen.
• Ungenutzte Fernwartungswerkzeuge deaktivieren; wo Fernsupport nötig ist, ihn nur auf Anfrage freigeben.

Wann sich eine weitere Kasse lohnt

Eine einfache Rechnung hilft. Dauert ein durchschnittlicher Verkauf etwa 60 Sekunden und bringt Ihre stärkste Stunde 90 Kunden, kann eine Kasse höchstens 60 davon ohne Schlange bedienen. Eine zweite Kasse bewältigt die Spitze mit Reserve. Achten Sie in der Praxis auf zwei Signale: Kunden, die die Schlange verlassen, und Personal, das auf die Kasse wartet, während anderswo Arbeit liegt. Passiert eines davon regelmäßig, lohnt sich meist eine weitere Kasse – oder ein Tablet als mobile Zusatzkasse zu Stoßzeiten.

Welche Hardware jede neue Kasse braucht, steht in der Checkliste zur Kassenhardware.

Sicherungen für eine gemeinsame Datenbank

Alle Kassen hängen an einer Datenbank, ihre Sicherung ist daher Pflicht. Wenden Sie die 3-2-1-Regel an – drei Kopien, auf zwei Speicherarten, eine außer Haus – und automatisieren Sie sie:

• Jeden Tag nach Ladenschluss eine automatische Sicherung planen.
• Sicherungen auf ein zweites Gerät kopieren (externe Festplatte oder NAS).
• Mindestens eine Kopie außer Haus oder in einem Cloud-Ordner aufbewahren, der nicht dauerhaft eingebunden ist.
• Sicherungen mehrerer Tage aufbewahren, nicht nur die neueste.
• Jedes Quartal auf einem Ersatzrechner eine Wiederherstellung testen.

Notfallplan bei Ausfällen

Schreiben Sie auf, was zu tun ist, bevor Sie es brauchen. Hier ein einfacher Plan für die häufigsten Ausfälle:

Üben Sie das Szenario „Hauptrechner fällt aus“ einmal. Zu wissen, dass Sie die Daten von gestern in unter einer Stunde auf einen Ersatz-Laptop zurückspielen können, macht aus einer Krise eine Unannehmlichkeit. Mehr zu den Vor- und Nachteilen lokaler Systeme lesen Sie unter Offline- oder Cloud-Kasse.

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Offline- oder Cloud-Kasse
• Checkliste Kassenhardware
• Kassensystem auswählen
• Mehrplatzbetrieb

Quellen und weiterführende Literatur

• PCI Security Standards Council – Dokumentenbibliothek (Hinweise zur Netzsegmentierung)
• Uniti – Kassensysteme schützen und PCI DSS in kleinen Unternehmen einhalten
• U.S. Chamber of Commerce – Die 3-2-1-Backup-Regel
• Stripe Docs – Kartenzahlungen offline annehmen

Ein Kassensystem (englisch POS, „Point of Sale“) ist die Kombination aus Software und Hardware, mit der ein Geschäft Verkäufe erfasst, Zahlungen annimmt und den Überblick über sein Sortiment behält. Wenn Sie einen Laden, ein Café oder einen Salon führen, ist es das Werkzeug, das Ihr Team häufiger benutzt als jedes andere – und das darüber entscheidet, ob Sie Ihren Bestandszahlen, Kassenabrechnungen und Tagesberichten trauen können.

Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, was ein Kassensystem tatsächlich tut, welche Geräte es braucht, wie die Bestandsführung hineinpasst, worin sich Cloud- und Offline-Systeme unterscheiden – und gibt Ihnen eine praktische Checkliste für die Einrichtung.

Was ist ein Kassensystem?

Im einfachsten Sinn ist der „Point of Sale“ der Moment und der Ort, an dem ein Kunde bezahlt. Ein Kassensystem ist alles, was diesen Moment unterstützt: der Bildschirm, auf dem der Kassierer die Bestellung zusammenstellt, die Software, die Summen und Steuern berechnet, die Geräte, die Artikel scannen und Bons drucken, und die Datenbank, die sich jeden Vorgang merkt.

Ältere Registrierkassen addierten nur Preise und verwahrten Bargeld. Ein modernes Kassensystem geht weiter: Es verknüpft jeden Verkauf mit einem Artikeldatensatz, aktualisiert den Bestand, ordnet den Verkauf bei Bedarf einem Kunden zu, hält fest, welcher Mitarbeiter ihn getätigt hat, und speist die Zahlen in Berichte ein. Mit anderen Worten: Es ist Kasse und schlanke Warenwirtschaft zugleich.

Kassensystem vs. Kartenterminal

Beides wird oft verwechselt. Das Kartenterminal (EC-/Kartenlesegerät) liest die Karte des Kunden und kommuniziert mit der Bank oder dem Zahlungsdienstleister. Das Kassensystem verwaltet die Bestellung: Artikel, Preise, Rabatte, Bons und Bestand. Manche Produkte bündeln beides; viele Geschäfte nutzen eine Kassenanwendung zusammen mit einem separaten Kartenterminal ihres Zahlungsanbieters und erfassen in der Kasse einfach „Karte“ als Zahlungsart.

So funktioniert ein Kassenvorgang, Schritt für Schritt

Egal in welcher Branche: Fast jeder Verkauf folgt denselben sechs Schritten. Wer sie versteht, kann jedes System leichter beurteilen.

1. Warenkorb füllen. Der Kassierer scannt einen Barcode, tippt auf eine Artikeltaste oder sucht nach dem Namen. Die Kasse findet den Artikel und seinen Preis.
2. Anpassen. Mengen werden geändert, Positionen entfernt, Rabatte gewährt. Hat der Kunde ein Konto, wird der Verkauf mit ihm verknüpft.
3. Kassieren. Der Kassierer erfasst die Zahlungsart – bar, Karte über ein externes Terminal oder eine andere Methode – und die Kasse berechnet das Wechselgeld.
4. Bon ausgeben. Ein Thermobon wird gedruckt (oder eine A4-Rechnung für Geschäftskunden). Gute Systeme erlauben den Nachdruck jedes früheren Bons.
5. Bestand aktualisieren. Jeder verkaufte Artikel wird automatisch aus dem Bestand gebucht, sodass die Bestandszahl ohne manuelles Zählen der Realität entspricht.
6. Berichten. Der Verkauf fließt in Tagessummen, Auswertungen nach Zahlungsart und Artikelberichte ein.

Beispiel: Ein Kiosk verkauft zwei Flaschen Wasser und ein Sandwich. Der Kassierer scannt drei Artikel, der Kunde zahlt bar, der Bon wird gedruckt, und der Bestand jedes Artikels sinkt sofort. Beim Kassenschluss zeigt der Tagesbericht den Verkauf unter „bar“ – und das sollte mit der Schublade übereinstimmen.

Kassenhardware: was Sie wirklich brauchen

Der Hardwarebedarf hängt vom Geschäft ab, doch die meisten Kassenplätze bestehen aus denselben Komponenten. Beginnen Sie mit dem Wesentlichen und ergänzen Sie den Rest nur, wenn es einen klaren Grund gibt.

Unsere Checkliste zur Einrichtung der Kassenhardware behandelt jedes Gerät, die Anschlussarten und typische Fehlerbehebung im Detail.

Kassensoftware: die wichtigsten Funktionen

Bei der Software unterscheiden sich die Systeme am stärksten. Über das Addieren eines Verkaufs hinaus zählen im Alltag diese Fähigkeiten:

• Schnelles Kassieren: Artikelraster nach Kategorien, Suche, Barcode-Scan, Rabatte, mehrere offene Warenkörbe gleichzeitig.
• Artikelstamm: Kategorien, Marken, Einkaufs- und Verkaufspreise, Steuersätze und Barcodes.
• Kunden: Profile, Kaufhistorie und – für viele Geschäfte – Kundenkredit und Kontoauszüge.
• Personalverwaltung: eigene Logins, Rollen und Berechtigungen sowie ein Protokoll sensibler Aktionen.
• Bons und Dokumente: anpassbare Bons, A4-Rechnungen und für manche Betriebe Angebote, Lieferscheine und Gutschriften.
• Berichte: mindestens eine Tagesübersicht, idealerweise Verkaufs-, Bestands- und Kassenauswertungen sowie Exporte für den Steuerberater.
• Datensicherung: ein zuverlässiger Weg, Ihre Daten zu kopieren und wiederherzustellen.

Wie Sie Produkte strukturiert anhand dieser Punkte vergleichen, lesen Sie in Kassensystem auswählen.

Wie die Bestandsführung in die Kasse eingebunden ist

Die Einbindung des Bestands unterscheidet ein Kassensystem von einem einfachen Taschenrechner. Wenn Artikelstamm und Verkaufsbildschirm dieselbe Datenbank nutzen, passieren drei Dinge automatisch:

• Verkäufe verringern den Bestand. Keine Dateneingabe am Tagesende und keine Tabelle zum Abgleichen.
• Einkäufe erhöhen den Bestand. Das Erfassen einer Lieferung fügt Mengen hinzu und speichert den Einkaufspreis – so werden Margen sichtbar.
• Knappe Bestände werden sichtbar. Sie sehen, welche Artikel nachbestellt werden müssen, bevor die Regale leer sind.

Die Datenqualität hängt von der Disziplin ab: Jeder verkaufte Artikel muss als genau dieser Artikel gescannt oder gewählt werden, und Lieferungen müssen bei Eintreffen erfasst werden. Eine wöchentliche Stichprobe bei einigen Schnelldrehern ist ein einfacher Weg, Abweichungen früh zu erkennen.

Mehr über die Bestandsverwaltung in der Kasse und das Erfassen von Lieferanteneinkäufen. Die vollständige Methode finden Sie in unserem Ratgeber zur Lagerverwaltung im Einzelhandel und unter Meldebestand berechnen.

Cloud- vs. Offline-Kassensysteme (lokal)

Kassensysteme speichern ihre Daten grundsätzlich auf eine von zwei Arten:

Keines der Modelle ist automatisch besser. Ein Geschäft mit unzuverlässigem Internet schätzt oft eine lokale Datenbank; eine Kette, die Dashboards für die Zentrale braucht, bevorzugt vielleicht die Cloud. Wir vergleichen beide ausführlich – auch, was bei einem Ausfall mit Kartenzahlungen passiert – in Offline- oder Cloud-Kasse.

Wer braucht ein Kassensystem?

Jedes Geschäft, das vor Ort verkauft, profitiert davon, sobald es mehr als eine Handvoll Artikel oder mehr als eine Person an der Kasse hat. Der Bedarf unterscheidet sich je nach Branche:

• Einzel- und Lebensmittelhandel: Barcode-Scan, Bestandsführung und Etiketten – siehe Kassensystem für Supermärkte und Lebensmittelgeschäfte.
• Restaurants und Cafés: Tischpläne, Küchenmonitore und mobile Bestellannahme – siehe Restaurant-Kasse.
• Gewerbetheken: große Sortimente, Kundenkonten und Angebote – siehe Baumärkte und Autoteile.

Die Kasse im Ladenalltag

Einmal installiert, wird die Kasse Teil jeder Routine: die Kasse mit Wechselgeld eröffnen, Lieferungen erfassen, mit einer Kassenzählung abschließen und den Tagesbericht prüfen. Unser Ratgeber zu den täglichen Abläufen im Geschäft behandelt diese Routinen, und Kennzahlen im Einzelhandel erklärt, welche Zahlen Sie im Blick behalten sollten.

Typische Fehler beim Start mit einer Kasse

Die meisten Probleme mit einer neuen Kasse entstehen durch Entscheidungen bei der Einrichtung, nicht durch die Software selbst. Vermeiden Sie diese, und das System macht sich schnell bezahlt:

• Artikeldaten nicht bereinigen. Doppelte Artikel, fehlende Barcodes und uneinheitliche Namen machen die Suche langsam und die Berichte unzuverlässig. Bereinigen Sie die Liste vor dem Import.
• Ein gemeinsames Login. Ohne individuelle Konten sehen Sie nicht, wer einen Verkauf storniert oder einen Rabatt gewährt hat.
• Lieferungen nicht erfassen. Werden Einkäufe nicht eingegeben, driften die Bestandszahlen ab und Warnungen bei Mindestbestand werden nutzlos.
• Kein Sicherungsplan. Ob Ihre Daten in der Cloud oder auf einem lokalen Rechner liegen: Wissen Sie, wie sie gesichert werden und wie man sie wiederherstellt.
• Schulung auslassen. Zehn Minuten pro Mitarbeiter für die häufigsten Aufgaben verhindern die meisten Fehler am ersten Tag.

Checkliste zur Einrichtung der Kasse

Nutzen Sie diese Checkliste bei der Installation eines neuen Systems. Die meisten kleinen Geschäfte schaffen sie an einem Tag, wenn die Artikelliste bereitliegt.

• Den Rechner wählen, der die Hauptdatenbank hält, und ihn an eine USV anschließen.
• Die Kassensoftware installieren und, falls verfügbar, zuerst mit Demodaten erkunden.
• Firmendaten, Steuern, Zahlungsarten sowie Kopf- und Fußzeile des Bons eingeben.
• Kategorien anlegen, dann Artikel mit Preisen und Barcodes anlegen oder importieren.
• Scanner, Bondrucker, Kassenschublade und Kundendisplay anschließen und testen.
• Für jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto mit passenden Berechtigungen anlegen.
• Automatische Sicherungen einrichten und einmal eine Wiederherstellung testen.
• Fünf Testverkäufe durchführen, darunter einen Rabatt, eine Rückgabe oder Stornierung und einen Nachdruck.
• Den Tagesbericht mit den Testverkäufen abgleichen und Testdaten bei Bedarf löschen oder stornieren.
• Das Personal in den fünf häufigsten Aufgaben schulen: verkaufen, Rabatt gewähren, stornieren, nachdrucken und den Tag abschließen.

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Kassensystem auswählen
• Offline- oder Cloud-Kasse
• Checkliste Kassenhardware
• Ratgeber Lagerverwaltung

Quellen und weiterführende Literatur

• PCI Security Standards Council – Dokumentenbibliothek (PCI DSS, SAQ B-IP)
• Stripe – Kartenzahlungen offline annehmen (Terminal)
• Square – Offline-Zahlungen verarbeiten
• L-Tron – Schnittstellen von Barcode-Scannern und Tastaturemulation

Bei der Wahl eines Kassensystems geht es weniger darum, das Produkt mit der längsten Funktionsliste zu finden, als darum, ein System zu wählen, das zu den tatsächlichen Abläufen in Ihrem Geschäft passt. Eine falsche Wahl zeigt sich schnell: lange Schlangen, Bestandszahlen, denen niemand traut, oder eine monatliche Rechnung für Funktionen, die Sie nie nutzen.

Dieser Ratgeber führt durch einen praktischen Auswahlprozess für den Einzelhandel – vom Aufschreiben Ihrer Anforderungen bis zum Test einer Vorauswahl mit Ihren eigenen Artikeln – und endet mit einer Bewertungs-Checkliste, die Sie wiederverwenden können.

Beginnen Sie mit Ihren betrieblichen Anforderungen

Bevor Sie sich ein Produkt ansehen, beschreiben Sie Ihr Geschäft in einfachen Zahlen. Diese Antworten schließen die meisten ungeeigneten Systeme sofort aus.

Beispiel: Ein Eisenwarenhändler mit 6.000 Artikeln, zwei Kassen, mehreren Gewerbekunden mit Monatskonto und lückenhaftem Internet hat eine ganz andere Vorauswahl als eine Boutique mit 300 Artikeln, einer Kasse und Glasfaseranschluss.

Ein Auswahlprozess in vier Schritten

1. Anforderungen auflisten anhand der Fragen oben, aufgeteilt in Muss- und Kann-Kriterien.
2. Drei Systeme vorauswählen, die alle Muss-Kriterien erfüllen. Mehr als drei machen den Test oberflächlich.
3. Mit echten Daten testen: zwanzig Ihrer eigenen Artikel laden, Scanner und Drucker anschließen und realistische Verkäufe durchführen.
4. Entscheiden nach den Gesamtkosten über mehrere Jahre, dem betrieblichen Risiko und danach, wie gut das System zur Arbeitsweise Ihres Teams passt.

Unverzichtbare Funktionen einer Einzelhandelskasse

Tempo beim Kassieren

Stoppen Sie einen kompletten Verkauf: fünf Artikel scannen, einen Rabatt gewähren, kassieren, Bon drucken. Achten Sie auf Barcode-Scan direkt in den Warenkorb, eine Suche, die auch Teilnamen findet, und die Möglichkeit, einen Warenkorb zu parken, während Sie den nächsten Kunden bedienen.

Artikel- und Preisverwaltung

Sie sollten Artikel in Kategorien und Marken ordnen, Einkaufs- und Verkaufspreise speichern, Steuersätze pro Artikel festlegen und eine vorhandene Liste importieren können. Etikettendruck aus demselben Sortiment vermeidet Preisunterschiede zwischen Regal und Kasse.

Kunden und Kredit

Auch kleine Geschäfte profitieren von Kundenprofilen und Kaufhistorie. Wenn Sie Stamm- oder Gewerbekunden später zahlen lassen, prüfen Sie, ob das System offene Salden verfolgt und Kontoauszüge druckt – das ersetzt das Anschreibe-Heft hinter der Theke.

Berichte

Eine Tagesübersicht ist das Minimum. Wachsende Geschäfte brauchen Verkäufe nach Artikel und Zeitraum, Einkaufsanalysen, Kassenabgleich und Exporte, mit denen ihr Steuerberater arbeiten kann.

Prüfen Sie die Hardware-Kompatibilität früh

Hardwareprobleme sind der häufigste Grund, warum eine neue Kasse in der ersten Woche enttäuscht. Klären Sie:

• Auf welchen Betriebssystemen die Software läuft und ob Ihr vorhandener Rechner die Anforderungen erfüllt.
• Dass Ihr Barcode-Scanner im Suchfeld des Systems funktioniert (die meisten USB-Scanner verhalten sich wie eine Tastatur).
• Dass der Bondrucker unterstützt wird und die Kassenschublade öffnen kann.
• Ob ein zweiter, dem Kunden zugewandter Bildschirm unterstützt wird, falls Sie einen möchten.
• Wie das Kartenterminal eingebunden ist: integriert oder als separates Gerät, bei dem der Kassierer die Zahlungsart erfasst.

Die Checkliste zur Einrichtung der Kassenhardware erklärt jede Anschlussart, damit Sie wissen, was Sie Anbieter fragen sollten.

Bestand: Fragen Sie, wie sich die Ware wirklich bewegt

Lassen Sie sich von Anbietern den vollständigen Bestandskreislauf zeigen, nicht nur eine Bestandszahl auf dem Bildschirm:

1. Eine Lieferantenlieferung erfassen und den Mengenzuwachs sowie den gespeicherten Einkaufspreis zeigen.
2. Einen Verkauf tätigen und die Mengenabnahme zeigen.
3. Die Ansicht knapper Bestände und die Historie der Lagerbewegungen eines Artikels zeigen.

Sobald das System läuft, zeigen der Ratgeber zur Lagerverwaltung im Einzelhandel, die permanente Inventur und die Vermeidung von Inventurdifferenzen, wie Sie diese Zahlen genau halten.

Personalverwaltung und Verantwortlichkeit

Gemeinsame Logins machen es unmöglich zu wissen, wer einen Verkauf storniert oder einen Preis geändert hat. Achten Sie auf:

• Ein eigenes Login für jeden Mitarbeiter.
• Rollen, die sensible Aktionen einschränken – Rabatte über einem Limit, Stornierungen, Preisänderungen, Einstellungen.
• Ein Aktivitätsprotokoll, das festhält, wer was wann getan hat.

Wie das in der Praxis funktioniert, sehen Sie auf unserer Seite Personal & Berechtigungen.

Sicherheit und Datenschutz

Eine Kasse enthält Verkaufshistorie, Kundendaten und manchmal Zahlungsdaten. Behandeln Sie Sicherheit als Auswahlkriterium, nicht als Nachgedanken:

• Kartendaten: Kartenzahlungen sollten über ein validiertes Zahlungsterminal oder einen Zahlungsanbieter laufen, damit Kartennummern nie Ihren Kassenrechner berühren. Der PCI Security Standards Council veröffentlicht die Regeln, die Händler einhalten müssen; Ihr Zahlungsanbieter sagt Ihnen, welche Selbstauskunft für Sie gilt.
• Netztrennung: Halten Sie Kassengeräte aus dem Gäste-WLAN heraus.
• Datensicherung: Klären Sie, wie Daten gesichert werden, wo die Kopien liegen und wie eine Wiederherstellung funktioniert. Ein verbreiteter Ansatz ist die 3-2-1-Regel: drei Kopien, auf zwei Speicherarten, eine außer Haus.
• Zugriffskontrolle: individuelle Logins, starke Passwörter auf dem Hauptrechner und automatische Bildschirmsperre.

Fragen, die Sie jedem Kassenanbieter stellen sollten

Vorführungen sollen beeindrucken. Diese Fragen lenken das Gespräch zurück darauf, wie sich das System in Ihrem Geschäft verhält:

1. Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Lassen Sie es sich zeigen: Ziehen Sie während der Vorführung den Router-Stecker und versuchen Sie, einen Verkauf abzuschließen.
2. Wo werden meine Daten gespeichert, und kann ich sie exportieren? Sie sollten Artikel, Kunden und Verkaufshistorie mitnehmen können, falls Sie je wechseln.
3. Wie werden Sicherungen erstellt und wiederhergestellt? Fragen Sie, wer verantwortlich ist und wie lange eine Wiederherstellung dauert.
4. Welche Hardware wird unterstützt? Lassen Sie sich eine schriftliche Liste kompatibler Scanner, Drucker und Kassenschubladen geben.
5. Wie werden Updates ausgeliefert? Klären Sie, ob Updates enthalten sind, wie oft sie kommen und ob sie die Öffnungszeiten stören können.
6. Wie sieht der Support aus? Fragen Sie nach Kanälen, Antwortzeiten und Einrichtungshilfe in den ersten Wochen.
7. Welche Funktionen kosten extra? Klären Sie, was in der betrachteten Edition enthalten ist und was ein Upgrade erfordert.
8. Welche Sprachen werden auf dem Bildschirm und auf Bons unterstützt? Das ist wichtig für mehrsprachige Teams und Kunden.

Typische Fehler bei der Wahl einer Kasse

• Für eine hypothetische Zukunft kaufen. Wählen Sie für die nächsten zwei Jahre realistischen Wachstums, nicht für eine Kette mit fünf Filialen, die Sie vielleicht nie eröffnen.
• Nur Monatspreise vergleichen. Ein niedriger Einstiegspreis kann Transaktionsgebühren, Zusatzmodule oder Hardwarebindung verbergen; vergleichen Sie Mehrjahressummen.
• Mit Demo-Artikeln testen. Ihre eigenen Barcodes, langen Artikelnamen und echten Preislisten decken Probleme auf, die Beispieldaten verbergen.
• Die Menschen vergessen. Wenn Kassierer den Bildschirm verwirrend finden, umgehen sie ihn. Beziehen Sie Ihren erfahrensten Mitarbeiter in den Test ein.
• Die Datenübernahme unterschätzen. Artikel und Kundensalden umzuziehen braucht Zeit; planen Sie es, statt es am Starttag zu entdecken.

Systemwechsel: ein einfacher Umzugsplan

1. Artikel, Kunden und offene Salden aus dem alten System exportieren.
2. Die Daten bereinigen: Dubletten entfernen, fehlende Barcodes ergänzen, Preise und Steuern prüfen.
3. Ins neue System importieren und stichprobenartig zwanzig Artikel und fünf Kundensalden prüfen.
4. Beide Systeme möglichst einen ruhigen Nachmittag parallel betreiben oder Testverkäufe im neuen System durchführen.
5. An einem umsatzschwachen Tag umstellen, die alten Daten archivieren und die Berichte der ersten Woche sorgfältig prüfen.

Gesamtbetriebskosten

Vergleichen Sie die Kosten über mindestens drei Jahre, nicht nur die erste Rechnung. Berücksichtigen Sie Softwarelizenzen oder Abonnements, Zahlungsabwicklung, Hardware, Einrichtungs- und Schulungszeit sowie die Kosten von Ausfällen. Ein System mit höherer Einmallizenz kann über die Zeit günstiger sein als ein billigerer Monatstarif – und umgekehrt. Schreiben Sie die Zahlen für jedes vorausgewählte Produkt auf.

Checkliste zur Kassenbewertung

Bewerten Sie jedes vorausgewählte System von 0 (fehlt) bis 3 (hervorragend). Gewichten Sie die Punkte, die für Ihr Geschäft am wichtigsten sind.

• Einen kompletten Verkauf mit eigenen Artikeln und eigenem Scanner getestet.
• Einen Bon gedruckt und die Kassenschublade geöffnet.
• Eine Lieferung erfasst und die Bestandsänderung geprüft.
• Das Internet getrennt und versucht zu verkaufen.
• Ein Kassiererkonto angelegt und geprüft, was es nicht darf.
• Eine Sicherung erstellt und verstanden, wie man sie wiederherstellt.

Häufige Fragen

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• Was ist ein Kassensystem?
• Offline- oder Cloud-Kasse
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• Ratgeber Lagerverwaltung

Quellen und weiterführende Literatur

• PCI Security Standards Council – Dokumentenbibliothek
• U.S. Chamber of Commerce – Die 3-2-1-Backup-Regel
• L-Tron – Schnittstellen von Barcode-Scannern

Jedes Geschäft verliert irgendwann seine Internetverbindung – ein Router fällt aus, der Anbieter hat eine Störung oder ein Bagger durchtrennt ein Kabel in der Straße. Was dann passiert, hängt fast vollständig davon ab, wo Ihre Kasse ihre Daten speichert.

Dieser Ratgeber vergleicht Cloud-Kassen und lokale Kassen (offline zuerst), erklärt, was jede bei einem Ausfall kann und nicht kann – einschließlich der wichtigen Grenzen bei Kartenzahlungen – und zeigt, wie Sie beide Varianten widerstandsfähiger machen.

Zwei Architekturen, erklärt

Eine Cloud-Kasse speichert die Hauptdatenbank auf den Servern des Anbieters. Die Kasse – oft ein Tablet oder Browser – ist ein Fenster auf diese Datenbank, daher erfordern die meisten Aktionen eine Verbindung. Viele Cloud-Systeme ergänzen einen „Offline-Modus“, der einige Daten zwischenspeichert und Vorgänge in eine Warteschlange stellt, bis die Verbindung zurück ist.

Eine lokale Kasse (offline zuerst) speichert die Hauptdatenbank auf einem Rechner im Geschäft. Kassen, Scanner und Drucker kommunizieren direkt oder über das lokale Netzwerk mit diesem Rechner. Das Internet dient optionalen Aufgaben wie Software-Updates, Lizenzaktivierung, Fernfunktionen oder Integrationen.

Was bei einem Internetausfall passiert

Beispiel: Bei einem Lebensmittelgeschäft fällt am Freitag um 17 Uhr die Verbindung aus. Mit einer lokalen Kasse scannen beide Kassen weiter und der Bestand bleibt genau. Mit einer Cloud-Kasse im Offline-Modus verkaufen beide Kassen aus ihrem Zwischenspeicher weiter, doch die Bestände werden erst nach der Wiederverbindung abgeglichen – so können zwei Kassierer das letzte Stück desselben Artikels verkaufen.

Die Grenze bei Kartenzahlungen, die niemand erwähnt

Dieser Teil gilt für beide Architekturen: Eine Kartenzahlung kann ohne Verbindung nicht von der Bank autorisiert werden. Ob Ihre Kasse in der Cloud oder lokal läuft – ob Sie bei einem Ausfall Karten akzeptieren können, entscheiden Ihr Kartenterminal und Ihr Zahlungsanbieter, nicht die Kassensoftware.

Manche Anbieter bieten einen „Store-and-Forward“-Offline-Modus. Das Terminal speichert die Kartendaten sicher und übermittelt sie, sobald die Verbindung zurück ist. Die Anbieter sind beim Kompromiss eindeutig:

• Die Terminal-Dokumentation von Stripe erklärt, dass Offline-Zahlungen erst nach der Wiederverbindung des Lesegeräts autorisiert werden und der Händler das Risiko von Ablehnungen trägt.
• Das Hilfe-Center von Square gibt an, dass Offline-Zahlungen innerhalb einer Frist hochgeladen werden müssen (in den USA bei vielen Lesegeräten 24 Stunden), sonst verfallen sie, und dass abgelehnte Offline-Zahlungen von Square nicht wiederhergestellt werden können.
• Beide Anbieter erlauben Höchstbeträge für Offline-Transaktionen – eine sinnvolle Kontrolle.

Warum eine lokale Datenbank widerstandsfähiger ist

Ein lokales System nimmt das Internet aus dem kritischen Pfad. Das hat drei praktische Vorteile:

• Kein Warten: Artikelsuche und Verkäufe hängen nicht von einem Umweg über einen entfernten Server ab.
• Keine Überraschungen beim Abgleich: Der Bestand wird sofort aktualisiert, auch mit mehreren Kassen, weil alle eine Datenbank im lokalen Netzwerk teilen.
• Daten in Ihrem Geschäft: Sie entscheiden, wo der Rechner steht und wie er gesichert wird.

Der Preis dafür ist Verantwortung. Fällt der Hauptrechner aus, ist das Geschäft betroffen, bis er ersetzt oder wiederhergestellt ist – deshalb sind Sicherungen und ein Wiederherstellungsplan unverzichtbar. Unser Ratgeber zur Mehrplatz-Einrichtung behandelt das ausführlich, und die Seite Offline-Kasse erklärt, wie BelloPOS dieses Konzept umsetzt.

Datensicherung: die andere Hälfte der Zuverlässigkeit

Cloud-Anbieter sichern ihre Server; bei einer lokalen Kasse sind Sicherungen Ihre Aufgabe – idealerweise automatisiert. Ein weithin empfohlener Ansatz ist die 3-2-1-Regel:

• 3 Kopien Ihrer Daten (die laufende Datenbank plus zwei Sicherungen);
• 2 verschiedene Speicherarten (zum Beispiel eine externe Festplatte und ein Cloud-Ordner);
• 1 Kopie außer Haus.

Genauso wichtig: Testen Sie eine Wiederherstellung. Eine Sicherung, die Sie nie wiederhergestellt haben, ist eine Hoffnung, kein Plan. Planen Sie tägliche Sicherungen nach Ladenschluss und halten Sie mindestens eine Kopie, die nicht dauerhaft mit dem Kassenrechner verbunden ist, damit Ransomware oder eine Überspannung sie nicht erreichen.

Hybride Lösungen: das Beste aus beiden Welten?

Die Grenze zwischen beiden Modellen ist nicht absolut. Manche Cloud-Produkte speichern genug Daten zwischen, um stundenlang offline zu verkaufen, und manche lokalen Produkte bieten optionale Internetfunktionen wie Fernberichte, automatischen Berichtsversand oder Online-Assistenten. Stellen Sie beim Vergleich zwei präzise Fragen, statt das Etikett „Cloud“ oder „offline“ hinzunehmen:

1. Welche Funktionen laufen ganz ohne Internet weiter – Verkauf, Bestand, Bons, mehrere Kassen, Berichte?
2. Welche Funktionen brauchen Internet – und was passiert mit ihnen bei einem Ausfall?

Die Antworten zählen mehr als die Marketingkategorie. Eine lokale Kasse, deren optionale Online-Funktionen bei einem Ausfall pausieren, bleibt an der Theke voll nutzbar; eine Cloud-Kasse, deren Offline-Modus keine Rabatte gewähren oder Kunden nachschlagen kann, zwingt das Personal zum Improvisieren.

Ein Ausfallverfahren, dem Ihr Personal folgen kann

Drucken Sie es aus und bewahren Sie es an der Kasse auf. In einer stressigen Situation verhindert ein schriftliches Verfahren das Improvisieren:

1. Ausfall bestätigen: Router-Leuchten prüfen und ob andere Geräte online sind.
2. Weiter verkaufen: Verkäufe wie gewohnt in der Kasse bonieren.
3. Bargeld: wie üblich annehmen und den Schubladenbestand genau halten.
4. Karten: die Offline-Anweisungen des Zahlungsanbieters befolgen und den vom Filialleiter festgelegten Höchstbetrag einhalten. Darüber um eine andere Zahlungsart bitten.
5. Festhalten: die Uhrzeit des Ausfallbeginns und alle Offline-Kartenzahlungen notieren.
6. Eskalieren: den Internetanbieter kontaktieren und, falls vorhanden, den Ersatz-Hotspot einschalten.
7. Wiederherstellen: Sobald wieder online, Offline-Kartenzahlungen sofort hochladen und prüfen, dass keine abgelehnt wurde.

Fragen zum Offline-Modus jeder Kasse

• Kann ich offline einen vollständigen Verkauf abschließen, einschließlich Rabatten und Kundenauswahl?
• Werden Bestände sofort aktualisiert oder erst nach der Wiederverbindung?
• Können mehrere Kassen ohne Internet gemeinsam weiter verkaufen?
• Sind Berichte während eines Ausfalls verfügbar?
• Wie lange kann das System offline laufen, und gibt es eine Grenze bei der Anzahl der Verkäufe?
• Was passiert mit offline angenommenen Kartenzahlungen, und wer trägt das Risiko von Ablehnungen?

Zuverlässigkeits-Checkliste für beide Architekturen

• Hauptrechner, Router und Switch an eine USV (Akkupuffer) anschließen.
• Für feste Kassen kabelgebundenes Ethernet nutzen; WLAN für mobile Geräte reservieren.
• Einen 4G/5G-Hotspot oder eine Ersatzleitung für Kartenzahlungen und Updates bereithalten.
• Die Offline-Grenzen Ihres Zahlungsanbieters kennen und einen Offline-Höchstbetrag festlegen.
• Tägliche Sicherungen automatisieren und jedes Quartal eine Wiederherstellung testen.
• Ein gedrucktes „Ausfallverfahren“ an der Kasse bereithalten: wen anrufen, was annehmen, wie festhalten.
• Einen kleinen Wechselgeldbestand vorhalten, damit Barverkäufe reibungslos weiterlaufen.

Offline- vs. Cloud-Kasse: Zusammenfassung

Was sollten Sie wählen?

Wählen Sie eine lokale Kasse, wenn die Zuverlässigkeit des Internets ein Thema ist, das Tempo an der Kasse zählt oder Sie Ihre Daten lieber vor Ort halten. Wählen Sie eine Cloud-Kasse, wenn Sie mehrere Standorte aus der Ferne verwalten und Ihre Verbindungen zuverlässig sind. In beiden Fällen sollten Sie Kartenzahlungen bei Ausfällen gesondert planen. Den vollständigen Auswahlprozess finden Sie unter Kassensystem auswählen.

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Was ist ein Kassensystem?
• Kassensystem auswählen
• Checkliste Kassenhardware
• Offline-Kasse

Quellen und weiterführende Literatur

• Stripe Docs – Kartenzahlungen offline annehmen
• Stripe Support – FAQ zum Terminal-Offline-Modus
• Square Help – Fristen für Offline-Zahlungen
• Federal Reserve – Offline-Zahlungen: Folgen für Zuverlässigkeit und Widerstandsfähigkeit
• U.S. Chamber of Commerce – Die 3-2-1-Backup-Regel

Die meisten Kassenprobleme in der ersten Woche sind keine Softwareprobleme. Es ist ein Scanner, der ins falsche Feld tippt, eine Kassenschublade, die nie aufgeht, oder ein Drucker, der jeden Nachmittag aus dem Netzwerk fällt. Eine sorgfältige Einrichtung der Hardware verhindert fast alle davon.

Diese Checkliste behandelt jedes Gerät einer typischen Ladentheke – was Sie kaufen, wie es angeschlossen wird, wie Sie es testen – dazu Netzwerk, Stromversorgung und eine Tabelle zur Fehlerbehebung, die Sie hinter der Kasse aufbewahren können.

Wie die Kassenhardware zusammenpasst

Stellen Sie sich die Theke als Stern vor. Der Kassenrechner ist die Mitte; alles andere wird direkt oder über das Netzwerk angeschlossen. Ein Detail überrascht viele Erstkäufer: Die Kassenschublade wird meist an den Bondrucker angeschlossen, nicht an den Computer.

Der Kassenrechner oder das Tablet

Dieses Gerät führt die Kassensoftware aus und hält bei einer lokalen Kasse die Datenbank. Wählen Sie nach Zuverlässigkeit, nicht nach roher Leistung:

• Ein Betriebssystem, das Ihre Kassensoftware unterstützt (prüfen Sie die Liste des Anbieters – zum Beispiel Windows 10/11, macOS oder Android-Tablets).
• Eine SSD für Tempo und Haltbarkeit.
• Genügend USB-Anschlüsse für Scanner, Drucker und Display oder einen USB-Hub mit eigener Stromversorgung.
• Einen Ethernet-Anschluss, wenn der Rechner die Datenbank für andere Kassen bereitstellt.
• Einen Touchscreen, wenn das Personal Artikeltasten antippt; bei geringem Umsatz reicht eine Maus.

Barcode-Scanner

Die meisten Handelsscanner werden per USB angeschlossen und arbeiten im Tastaturmodus (HID): Der Scanner „tippt“ die Ziffern des Barcodes gefolgt von Enter, genau als hätte ein Mensch sie eingegeben. Deshalb funktionieren sie meist ohne Treiber – und deshalb muss der Cursor beim Scannen im Such- oder Barcodefeld der Kasse stehen.

Test: Öffnen Sie einen Texteditor und scannen Sie einen Artikel – die Ziffern sollten erscheinen, gefolgt von einer neuen Zeile. Scannen Sie dann in der Kasse und prüfen Sie, ob der richtige Artikel hinzugefügt wird. Stimmt das Suffix nicht oder fehlen Zeichen, lassen sich die meisten Scanner durch das Scannen von Konfigurations-Barcodes aus dem Handbuch umstellen. Achten Sie auch auf das deutsche Tastaturlayout (QWERTZ), sonst werden Zeichen vertauscht.

Bondrucker

Bondrucker im Handel sind fast immer Thermodrucker: keine Tinte, nur wärmeempfindliches Papier. Die zwei üblichen Papierbreiten sind 80 mm (Standardbons, mehr Spalten) und 58 mm (kompakte Theken). Die meisten Modelle nutzen die Befehlssprache ESC/POS, die die Mehrheit der Kassensoftware unterstützt.

Für eine einzelne Kasse genügt USB. Für zwei oder mehr Kassen oder einen Küchendrucker ist Ethernet meist die zuverlässigere Wahl. Richten Sie den Drucker in den Kasseneinstellungen ein, drucken Sie dann einen Testbon und prüfen Sie Kopfzeile, Fußzeile und Papierschnitt.

Kassenschubladen

Eine Standard-Kassenschublade wird mit einem RJ11/RJ12-Kabel (wie ein Telefonkabel) an den Bondrucker angeschlossen. Schließt die Kasse einen Barverkauf ab, sendet sie einen Öffnungsbefehl an den Drucker, der einen elektrischen Impuls zum Öffnen der Schublade gibt.

• Prüfen Sie, ob Schublade und Drucker kompatible Stecker und Spannung haben (meist 24 V).
• Aktivieren Sie in den Druckereinstellungen der Kasse „Schublade bei Barzahlung öffnen“.
• Testen Sie mit einem Barverkauf. Öffnet die Schublade nicht, probieren Sie den Schlüssel der Schublade und tauschen Sie das Kabel, bevor Sie der Software die Schuld geben.

Kundendisplays

Ein dem Kunden zugewandtes Display zeigt Artikel und Summe während des Scannens, was Streitigkeiten verringert und das Bezahlen beschleunigt. Möglich sind eine zweizeilige Polanzeige, ein kleiner zweiter Monitor oder ein im All-in-One-Terminal eingebauter Zweitbildschirm. Schließen Sie es an, legen Sie es in der Kasse als Kundendisplay fest und prüfen Sie bei einem Testverkauf, ob es den Warenkorb zeigt.

Manche Kassensysteme können zwischen den Verkäufen auch Werbung auf dem Kundendisplay anzeigen.

Etikettendrucker

Wenn Sie lose, umgepackte oder importierte Ware ohne nutzbaren Barcode verkaufen, macht sich ein Etikettendrucker schnell bezahlt. Thermodirekt-Etikettendrucker sind die häufigste Wahl für Regal- und Artikeletiketten; Thermotransferdrucker (mit Farbband) erzeugen haltbarere Etiketten für Artikel, die Wärme oder Sonne ausgesetzt sind.

• Wählen Sie Etikettengrößen passend zu Ihren Regalleisten und Artikelarten, bevor Sie Rollen in großen Mengen kaufen.
• Drucken Sie Barcodes aus dem Artikelstamm der Kasse, damit der Barcode im Regal immer zum Artikeldatensatz passt.
• Scannen Sie ein frisch gedrucktes Etikett an der Kasse, um zu prüfen, dass es beim ersten Versuch gelesen wird.

Wie Etiketten aus Ihrer Artikelliste erzeugt werden, sehen Sie auf der Seite Barcode-Etiketten; warum eine einheitliche Artikelkennzeichnung wichtig ist, erklärt unser Ratgeber zur Lagerverwaltung im Einzelhandel.

Kartenterminals

Kartenterminals werden von Ihrem Zahlungsanbieter geliefert oder zugelassen. Aus Sicherheitssicht ist für ein kleines Geschäft ein eigenständiges, vom Anbieter zugelassenes Terminal die sicherste Lösung, damit Kartennummern nie über den Kassenrechner laufen. Der PCI Security Standards Council führt zugelassene Zahlungsgeräte auf, und Ihr Anbieter sagt Ihnen, welcher Selbstauskunftsfragebogen für Ihre Einrichtung gilt.

• Stellen Sie das Terminal dort auf, wo Kunden es bequem erreichen und der Kassierer die PIN-Eingabe nicht sehen kann.
• Verbinden Sie es mit einem stabilen Netzwerk – möglichst kabelgebunden – und halten Sie es aus dem Gäste-WLAN heraus.
• Lernen Sie sein Offline-Verhalten kennen, bevor Sie es brauchen: Manche Terminals können Zahlungen während eines Ausfalls speichern, mit Grenzen und auf Risiko des Händlers.
• Erfassen Sie bei jedem Kartenverkauf die Zahlungsart in der Kasse, damit Bar- und Kartensummen übereinstimmen.

Thekenaufbau und Ergonomie

Ein guter Aufbau spart bei jedem Verkauf Sekunden. Platzieren Sie den Scanner auf der Seite der starken Hand des Kassierers, halten Sie den Bondrucker ohne Strecken erreichbar und stellen Sie die Kassenschublade so, dass sie ganz aufgeht, ohne gegen Knie oder Regale zu stoßen. Drehen Sie das Kundendisplay zur Schlange und führen Sie Kabel mit Kabelbindern unter der Theke, damit nichts versehentlich ausgesteckt wird. Lassen Sie schließlich Platz zum Einpacken – eine volle Theke bremst alle.

Netzwerk und Stromversorgung

Schon eine einzelne Kasse profitiert von einem aufgeräumten Netzwerk. Mit mehreren Kassen wird es entscheidend.

• Für Hauptrechner, feste Kassen und Netzwerkdrucker kabelgebundenes Ethernet verwenden.
• Dem Hauptrechner und den Netzwerkdruckern im Router feste (reservierte) IP-Adressen geben.
• Kassengeräte in einem vom Gäste-WLAN getrennten Netzwerk betreiben.
• Hauptrechner, Router und Switch an eine USV anschließen, damit ein kurzer Stromausfall den Verkauf nicht unterbricht.
• Jedes Kabel an beiden Enden beschriften.
• Einen 4G/5G-Hotspot für Kartenterminals und Updates bei einem Ausfall bereithalten.

Für Einrichtungen mit mehr als einer Kasse folgen Sie dem Ratgeber zur Mehrplatz-Einrichtung.

Typische Hardwareprobleme beheben

Vollständige Checkliste zur Kassenhardware

• Rechner erfüllt die Kassenanforderungen; SSD; nur für die Kasse genutzt.
• Kassensoftware installiert und mit Demodaten getestet.
• Scanner im Texteditor und in der Kasse getestet.
• Bondrucker eingerichtet; Testbon mit korrekter Kopf-/Fußzeile gedruckt.
• Kassenschublade öffnet bei einem Barverkauf.
• Kundendisplay zeigt den Warenkorb.
• Feste IPs für Hauptrechner und Netzwerkdrucker reserviert.
• USV für Rechner, Router und Switch installiert.
• Etikettendrucker eingerichtet, falls Sie Barcode- oder Preisetiketten drucken.
• Sicherungen geplant und eine Wiederherstellung getestet.
• Fünf Testverkäufe durchgeführt, darunter eine Stornierung und ein Nachdruck.

Brauchen Sie zuerst Hilfe bei der Kaufentscheidung? Beginnen Sie mit Was ist ein Kassensystem? und Kassensystem auswählen. Um eigene Barcodes zu drucken, siehe Barcode-Etiketten.

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Was ist ein Kassensystem?
• Kassensystem auswählen
• Offline- oder Cloud-Kasse
• Barcode-Scanner

Quellen und weiterführende Literatur

• L-Tron – Schnittstellen von Barcode-Scannern: Tastaturemulation
• SuperOps – Was ist ein Keyboard Wedge?
• LaunchMyStore Help – Kassenhardware: Bondrucker, Barcode-Scanner, Kassenschublade
• PCI Security Standards Council – Dokumentenbibliothek