Categoría: Sistemas TPV

Añadir una segunda o tercera caja es una de las mejores formas de acortar las colas, siempre que todas vendan con la misma lista de productos y el mismo stock. En un TPV local (primero sin conexión), eso se consigue con una única base de datos compartida en un ordenador principal y conectando las demás cajas a través de la red de la tienda.

Esta guía explica cómo funciona un TPV con varios terminales en una red local, cómo planificar el ordenador principal y la red, cómo instalar cajas adicionales y cómo proteger la instalación con copias de seguridad y un plan de recuperación.

Cómo funciona un TPV con varios terminales

En una instalación local con varios terminales, un ordenador es el principal (host). Guarda la base de datos compartida: productos, precios, stock, ventas y usuarios. Cada una de las demás cajas es un cliente que lee y escribe en esa base de datos a través de la red local (LAN). Cuando la caja 2 vende la última botella de aceite de oliva, la caja 1 ve al instante el stock a cero.

Como el tráfico no sale de la tienda, este diseño no necesita internet para vender con normalidad. Eso sí, convierte al ordenador principal y a la red en las dos cosas que tienes que hacer bien.

Elegir y preparar el ordenador principal

El ordenador principal debería ser la máquina más fiable de la tienda, no la más antigua de la trastienda.

• Almacenamiento: un SSD, con espacio de sobra para la base de datos y las copias locales.
• Red: Ethernet por cable al switch o al router; nunca Wi-Fi para el ordenador principal.
• Alimentación: conectado a un SAI, con la suspensión y la hibernación desactivadas en horario de apertura.
• Actualizaciones: programa las del sistema operativo fuera del horario comercial para que nunca se reinicie en mitad de una venta.
• Cortafuegos: permite que la aplicación TPV acepte conexiones de la red local.
• Dirección fija: reserva la IP del ordenador principal en el router para que los clientes siempre lo encuentren.

Planificar la red local

Un TPV con varios terminales es tan fiable como la red que hay entre las cajas y el ordenador principal.

Separar las redes también es una buena práctica de seguridad: el PCI Security Standards Council y las guías de seguridad para pequeñas empresas recomiendan sistemáticamente mantener los dispositivos de pago y del TPV lejos de los dispositivos de clientes y personales.

Usar Wi-Fi para tabletas y comanderos

El Wi-Fi es ideal para los dispositivos que se mueven: una tableta usada como caja de apoyo o los móviles de los camareros en un restaurante. Unas pocas reglas lo mantienen fiable:

• Usa un punto de acceso profesional colocado en un lugar central, no el router escondido en un armario.
• Recorre el local con un dispositivo y comprueba la cobertura en cada rincón antes de abrir.
• Usa una red separada para el personal, con una contraseña robusta, distinta del Wi-Fi de clientes.
• Mantén al menos una caja fija por Ethernet para que un problema de Wi-Fi nunca detenga todas las ventas.

Para restaurantes, mira cómo el comandero móvil y la pantalla de cocina se conectan a la misma red local.

Instalar cajas adicionales, paso a paso

1. Instala y configura el ordenador principal con tus productos, usuarios y ajustes. Confirma que vende bien por sí solo.
2. Reserva la IP del ordenador principal en el router y anótala.
3. Conecta cada caja a la misma red, a ser posible por cable.
4. Instala el software TPV en cada caja y elige la opción de conectarse a un servidor u ordenador principal existente.
5. Apunta cada caja al ordenador principal e inicia sesión con una cuenta de cajero.
6. Configura el hardware local de cada caja: su propio lector, impresora de tickets y cajón.
7. Haz una comprobación cruzada: vende un artículo en la caja 2 y confirma el cambio de stock en la caja 1 y en el ordenador principal.
8. Prueba a reiniciar el ordenador principal fuera del horario comercial y confirma que las cajas se vuelven a conectar.

El día a día con varias cajas

• Un usuario por persona. El personal inicia sesión en la caja que use, así cada venta queda bien atribuida.
• Efectivo por cajón. Cuenta cada cajón por separado al cerrar y compáralo con las ventas registradas en esa caja.
• Stock y clientes compartidos. El historial de compras y el saldo de crédito de un cliente son los mismos en todas las cajas.
• Informes centralizados. Los informes leen la base de datos del ordenador principal, así que incluyen todas las cajas.

Mantener rápida una base de datos compartida

Las tiendas pequeñas rara vez llegan a los límites de rendimiento, pero algunos hábitos mantienen ágiles todas las cajas en las horas punta:

• Cablea el camino crítico. Ordenador principal, switch y cajas fijas por Ethernet eliminan la mayoría de los picos de latencia.
• No sobrecargues el ordenador principal. Evita copias pesadas, análisis antivirus o descargas en él durante el horario de apertura.
• Mantén ordenado el catálogo. Archivar los productos descatalogados y eliminar duplicados mantiene rápida la búsqueda.
• Vigila el espacio en disco. Un disco casi lleno ralentiza la base de datos y puede detener las copias.

Proteger la red de la tienda

• Cambia las contraseñas por defecto del router, el switch y los puntos de acceso.
• Mantén la red del TPV separada del Wi-Fi de clientes, idealmente en otra red o VLAN.
• Usa usuarios individuales en todas las cajas y bloquea las pantallas cuando nadie las atienda.
• Mantén al día el sistema operativo y el software TPV, aplicando las actualizaciones fuera del horario comercial.
• Desactiva las herramientas de acceso remoto que no uses; si necesitas soporte remoto, actívalo solo cuando haga falta.

Cuándo añadir otra caja

Un cálculo sencillo ayuda. Si una venta media tarda unos 60 segundos en caja y tu hora de más afluencia trae 90 clientes, una sola caja puede atender como mucho a 60 sin que se forme cola. Una segunda caja absorbe el pico con margen. En la práctica, vigila dos señales: clientes que abandonan la cola y empleados esperando a que quede libre la caja cuando hay trabajo en otra parte. Si cualquiera de las dos se repite, una caja adicional —o una tableta como caja de apoyo en los picos— suele merecer la pena.

Para el hardware que necesita cada caja nueva, usa la lista de instalación del hardware del TPV.

Copias de seguridad de una base de datos compartida

Todas las cajas dependen de una sola base de datos, así que hacer copias es innegociable. Aplica la regla 3-2-1 —tres copias, en dos tipos de soporte, una fuera del local— y automatízala:

• Programa una copia automática cada día después del cierre.
• Copia las copias de seguridad a un segundo dispositivo (disco externo o NAS).
• Guarda al menos una copia fuera del local o en una carpeta en la nube que no esté conectada permanentemente.
• Conserva copias de varios días, no solo la última.
• Prueba una restauración cada trimestre en un ordenador de repuesto.

Plan de recuperación ante fallos

Escribe qué hacer antes de necesitarlo. Este es un plan sencillo para los fallos más habituales:

Ensaya una vez el escenario de fallo del ordenador principal. Saber que puedes restaurar los datos de ayer en un portátil de repuesto en menos de una hora convierte una crisis en una molestia. Para saber más sobre los pros y contras de los sistemas locales, lee TPV sin conexión o en la nube.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• TPV sin conexión o en la nube
• Hardware del TPV
• Cómo elegir un TPV
• Varios terminales

Fuentes y lecturas recomendadas

• PCI Security Standards Council — Biblioteca de documentos (segmentación de red)
• Uniti — Proteger los TPV y cumplir PCI DSS en pequeñas empresas
• U.S. Chamber of Commerce — La regla de copias de seguridad 3-2-1
• Stripe Docs — Cobrar con tarjeta sin conexión

La mayoría de los problemas de un TPV durante la primera semana no son de software. Son un lector que escribe en el campo equivocado, un cajón que nunca se abre o una impresora que se desconecta de la red todas las tardes. Una instalación cuidadosa del hardware evita casi todos.

Esta lista repasa cada dispositivo de un mostrador típico —qué comprar, cómo se conecta y cómo probarlo—, además de la red, la alimentación eléctrica y una tabla de averías que puedes tener detrás de la caja.

Cómo encaja el hardware del TPV

Piensa en el mostrador como una estrella. El ordenador del TPV es el centro y todo lo demás se conecta a él directamente o a través de la red. Hay un detalle que sorprende a muchos compradores primerizos: el cajón portamonedas suele conectarse a la impresora de tickets, no al ordenador.

El ordenador o la tableta del TPV

Este dispositivo ejecuta el software TPV y, en una instalación local, guarda la base de datos. Elige pensando en la fiabilidad más que en la potencia:

• Un sistema operativo compatible con tu software TPV (consulta la lista del proveedor; por ejemplo, Windows 10/11, macOS o tabletas Android).
• Un disco SSD, por velocidad y durabilidad.
• Suficientes puertos USB para el lector, la impresora y el visor, o un hub USB con alimentación.
• Un puerto Ethernet si el ordenador va a alojar la base de datos para otras cajas.
• Una pantalla táctil si el equipo va a tocar botones de productos; un ratón sirve en mostradores con poco movimiento.

Lectores de códigos de barras

La mayoría de los lectores para comercio se conectan por USB y funcionan en modo teclado (HID): el lector «escribe» los dígitos del código seguidos de Intro, igual que si los tecleara una persona. Por eso suelen funcionar sin controladores, y por eso el cursor debe estar en el campo de búsqueda o de código del TPV cuando escaneas.

Prueba: abre un editor de texto y escanea un producto; deberían aparecer los dígitos seguidos de un salto de línea. Después escanea en el TPV y confirma que se añade el producto correcto. Si el sufijo es incorrecto o faltan caracteres, la mayoría de los lectores se pueden reconfigurar escaneando los códigos de configuración de su manual.

Impresoras de tickets

Las impresoras de tickets para comercio son casi siempre térmicas: sin tinta, solo papel sensible al calor. Los dos anchos de papel habituales son 80 mm (tickets estándar, más columnas) y 58 mm (mostradores compactos). La mayoría de los modelos usan el lenguaje de comandos ESC/POS, compatible con la mayor parte del software TPV.

Para una sola caja, el USB basta. Para dos o más cajas, o para una impresora de cocina, Ethernet suele ser la opción más fiable. Configura la impresora en los ajustes del TPV, imprime un ticket de prueba y revisa la cabecera, el pie y el corte del papel.

Cajones portamonedas

Un cajón estándar se conecta a la impresora de tickets con un cable RJ11/RJ12 (tipo telefónico). Cuando el TPV termina una venta en efectivo, envía a la impresora una orden de apertura, y esta manda un impulso eléctrico que abre el cajón.

• Comprueba que el cajón y la impresora tienen conectores y tensión compatibles (la mayoría son de 24 V).
• Activa «abrir el cajón al cobrar en efectivo» en los ajustes de impresora del TPV.
• Pruébalo con una venta en efectivo. Si el cajón no se abre, prueba la llave manual del cajón y cambia el cable antes de culpar al software.

Visores de cliente

Un visor orientado al cliente muestra los artículos y el total a medida que se escanean, lo que reduce las discusiones y agiliza el pago. Hay visores de columna de dos líneas, pequeños monitores secundarios o segundas pantallas integradas en los terminales todo en uno. Conéctalo, configúralo como visor de cliente en el TPV y comprueba que muestra el carrito durante una venta de prueba.

Algunos TPV también pueden mostrar promociones en el visor de cliente entre venta y venta.

Impresoras de etiquetas

Si vendes productos a granel, reenvasados o importados sin códigos de barras utilizables, una impresora de etiquetas se amortiza enseguida. Las impresoras de etiquetas térmicas directas son la opción más habitual para etiquetas de estantería y de producto; las de transferencia térmica (con cinta) producen etiquetas más duraderas para artículos expuestos al calor o al sol.

• Elige tamaños de etiqueta que encajen con tus portaetiquetas y tus productos antes de comprar rollos en cantidad.
• Imprime los códigos de barras desde el catálogo del TPV para que el código de la estantería coincida siempre con la ficha del producto.
• Escanea en caja una etiqueta recién impresa para confirmar que se lee a la primera.

Mira cómo se generan las etiquetas desde tu lista de productos en la página de etiquetas de códigos de barras, y por qué importa una identificación coherente de los productos en nuestra guía de gestión de inventario.

Datáfonos

Los datáfonos los suministra o los aprueba tu proveedor de pagos. Desde el punto de vista de la seguridad, lo más seguro para una tienda pequeña es un datáfono independiente aprobado por el proveedor, para que los números de tarjeta nunca pasen por el ordenador del TPV. El PCI Security Standards Council publica la lista de dispositivos de pago aprobados, y tu proveedor te dirá qué cuestionario de autoevaluación corresponde a tu instalación.

• Coloca el datáfono donde el cliente llegue cómodamente y donde el cajero no pueda ver cómo se teclea el PIN.
• Conéctalo a una red estable —por cable si es posible— y lejos del Wi-Fi de clientes.
• Conoce su comportamiento sin conexión antes de necesitarlo: algunos datáfonos pueden guardar pagos durante un corte, con límites y con el riesgo a cargo del comercio.
• Registra la forma de pago en el TPV en cada venta con tarjeta para que cuadren los totales de efectivo y tarjeta.

Distribución del mostrador y ergonomía

Una buena distribución ahorra segundos en cada venta. Pon el lector en el lado de la mano dominante del cajero, mantén la impresora de tickets al alcance sin estirarse y coloca el cajón para que pueda abrirse del todo sin chocar con rodillas o estantes. Orienta el visor de cliente hacia la cola y lleva los cables por debajo del mostrador con bridas para que nada se desenchufe por accidente. Por último, deja espacio para embolsar: un mostrador abarrotado ralentiza a todo el mundo.

Red y alimentación eléctrica

Incluso una sola caja se beneficia de una red ordenada. Con varias cajas, se vuelve fundamental.

• Usa Ethernet por cable para el ordenador principal, las cajas fijas y las impresoras de red.
• Asigna en el router direcciones IP fijas (reservadas) al ordenador principal y a las impresoras de red.
• Mantén los dispositivos del TPV en una red separada del Wi-Fi de clientes.
• Conecta el ordenador principal, el router y el switch a un SAI para que un corte breve de luz no interrumpa las ventas.
• Etiqueta cada cable en los dos extremos.
• Ten disponible un punto de acceso 4G/5G para los datáfonos y las actualizaciones durante un corte.

Para instalaciones con más de una caja, sigue la guía de instalación con varios terminales.

Solución de problemas habituales de hardware

Lista completa de instalación del hardware del TPV

• El ordenador cumple los requisitos del TPV; tiene SSD; está dedicado al TPV.
• Software TPV instalado y probado con datos de demostración.
• Lector probado en un editor de texto y en el TPV.
• Impresora de tickets configurada; el ticket de prueba sale con la cabecera y el pie correctos.
• El cajón se abre en una venta en efectivo.
• El visor de cliente muestra el carrito.
• IP fijas reservadas para el ordenador principal y las impresoras de red.
• SAI instalado para el ordenador, el router y el switch.
• Impresora de etiquetas configurada si imprimes etiquetas de códigos o de precios.
• Copias de seguridad programadas y una restauración probada.
• Cinco ventas de prueba hechas, incluidas una anulación y una reimpresión.

¿Necesitas ayuda para decidir qué comprar? Empieza por qué es un TPV y cómo elegirlo. Para imprimir tus propios códigos de barras, consulta las etiquetas de códigos de barras.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• ¿Qué es un TPV?
• Cómo elegir un TPV
• Instalar un TPV con varios terminales
• Lector de códigos de barras

Fuentes y lecturas recomendadas

• L-Tron — Interfaces de lectores de códigos: emulación de teclado
• SuperOps — ¿Qué es la emulación de teclado (keyboard wedge)?
• LaunchMyStore Help — Hardware de TPV: impresora, lector y cajón
• PCI Security Standards Council — Biblioteca de documentos

Tarde o temprano, toda tienda se queda sin internet: falla el router, el operador tiene una avería o una obra corta un cable en la calle. Lo que pasa después depende casi por completo de dónde guarda los datos tu TPV.

Esta guía compara las arquitecturas de TPV en la nube y local (primero sin conexión), explica qué puede y qué no puede hacer cada una durante un corte —incluidos los límites importantes de los pagos con tarjeta— y muestra cómo hacer más resistente cualquiera de las dos.

Dos arquitecturas, explicadas

Un TPV en la nube guarda la base de datos principal en los servidores del proveedor. La caja —a menudo una tableta o un navegador— es una ventana a esa base de datos, así que la mayoría de las acciones necesitan conexión. Muchos sistemas en la nube añaden un «modo sin conexión» que guarda parte de los datos en caché y pone en cola las transacciones hasta que vuelve la conexión.

Un TPV local (primero sin conexión) guarda la base de datos principal en un ordenador dentro del negocio. Las cajas, los lectores y las impresoras se comunican con ese ordenador directamente o por la red local de la tienda. Internet se usa para tareas opcionales como las actualizaciones del software, la activación de la licencia, las funciones remotas o las integraciones.

Qué ocurre durante un corte de internet

Ejemplo: la conexión de una tienda de alimentación se cae un viernes a las 17:00. Con un TPV local, las dos cajas siguen escaneando y el stock sigue siendo exacto. Con un TPV en la nube en modo sin conexión, ambas cajas siguen vendiendo desde su caché, pero el stock solo se cuadra cuando vuelve la conexión, así que dos cajeros pueden vender la última unidad del mismo artículo.

La limitación de los pagos con tarjeta de la que nadie habla

Esta parte se aplica a las dos arquitecturas: el banco no puede autorizar un pago con tarjeta sin conexión. Tanto si tu TPV está en la nube como si es local, lo que pasa con las tarjetas durante un corte lo deciden tu datáfono y tu proveedor de pagos, no el software TPV.

Algunos proveedores ofrecen un modo sin conexión de «almacenar y reenviar»: el terminal guarda de forma segura los datos de la tarjeta y los envía cuando vuelve la conexión. Los proveedores dejan claro el inconveniente:

• La documentación de Stripe Terminal explica que los pagos sin conexión solo se autorizan cuando el lector vuelve a conectarse y que el comercio asume el riesgo de rechazo.
• El centro de ayuda de Square indica que los pagos sin conexión deben enviarse dentro de un plazo (24 horas en EE. UU. para muchos lectores) o caducan, y que Square no puede recuperar los pagos sin conexión rechazados.
• Ambos proveedores permiten limitar el importe de las operaciones sin conexión, lo cual es un control sensato.

Por qué una base de datos local es más resistente

Un sistema local saca a internet del camino crítico. Eso tiene tres ventajas prácticas:

• Sin esperas: las búsquedas de productos y las ventas no dependen de un viaje de ida y vuelta a un servidor remoto.
• Sin sorpresas al cuadrar: el stock se actualiza al instante, incluso con varias cajas, porque todas comparten una base de datos en la red local.
• Datos en tu negocio: tú decides dónde está el ordenador y cómo se hacen sus copias de seguridad.

La contrapartida es la responsabilidad. Si el ordenador principal falla, la tienda se ve afectada hasta que se sustituye o se restaura; por eso son esenciales las copias de seguridad y un plan de recuperación. Nuestra guía de instalación con varios terminales lo explica en detalle, y la página del TPV sin conexión explica cómo aplica Poskio este diseño.

Copias de seguridad: la otra mitad de la fiabilidad

Los proveedores en la nube hacen copias de sus servidores; con un TPV local, las copias son cosa tuya, idealmente automatizadas. Un enfoque muy recomendado es la regla 3-2-1:

• 3 copias de tus datos (la base de datos en uso más dos copias de seguridad);
• 2 tipos de soporte distintos (por ejemplo, un disco externo y una carpeta en la nube);
• 1 copia guardada fuera del local.

Igual de importante: prueba una restauración. Una copia que nunca has restaurado es una esperanza, no un plan. Programa las copias cada día después del cierre y guarda al menos una que no esté permanentemente conectada al ordenador del TPV, para que no la alcancen un ransomware o una subida de tensión.

Configuraciones híbridas: ¿lo mejor de ambos?

La línea entre los dos modelos no es absoluta. Algunos productos en la nube guardan en caché datos suficientes para vender varias horas sin conexión, y algunos productos locales ofrecen funciones opcionales por internet, como informes remotos, envío automático de informes o asistentes en línea. Al comparar productos, haz dos preguntas precisas en lugar de quedarte con la etiqueta «nube» o «sin conexión»:

1. ¿Qué funciones siguen funcionando sin internet en absoluto? Ventas, stock, tickets, varias cajas, informes.
2. ¿Qué funciones necesitan internet? Y qué les pasa durante un corte.

Las respuestas importan más que la categoría comercial. Un TPV local cuyas funciones en línea opcionales se pausan durante un corte sigue siendo totalmente utilizable en el mostrador; un TPV en la nube cuyo modo sin conexión no permite aplicar descuentos ni buscar clientes puede dejar al equipo improvisando.

Un procedimiento ante cortes que tu equipo puede seguir

Imprímelo y tenlo en el mostrador. En un momento de tensión, un procedimiento escrito evita improvisar:

1. Confirma el corte: revisa las luces del router y si otros dispositivos tienen conexión.
2. Sigue vendiendo: continúa registrando las ventas en el TPV con normalidad.
3. Efectivo: acepta efectivo como siempre y mantén exacto el recuento del cajón.
4. Tarjetas: sigue las instrucciones sin conexión del proveedor de pagos y respeta el importe máximo sin conexión fijado por el encargado. Por encima de ese límite, pide otra forma de pago.
5. Anota: la hora a la que empezó el corte y los pagos con tarjeta sin conexión.
6. Escala: llama al proveedor de internet y activa el punto de acceso móvil de respaldo si lo hay.
7. Recupera: en cuanto vuelva la conexión, envía los pagos con tarjeta sin conexión y comprueba que no se ha rechazado ninguno.

Preguntas sobre el modo sin conexión de cualquier TPV

• ¿Puedo completar una venta entera sin conexión, incluidos los descuentos y la selección del cliente?
• ¿El stock se actualiza al momento o solo cuando vuelve la conexión?
• ¿Varias cajas pueden seguir vendiendo juntas sin internet?
• ¿Hay informes disponibles durante un corte?
• ¿Cuánto tiempo puede funcionar el sistema sin conexión y hay algún límite de ventas?
• ¿Qué pasa con los pagos con tarjeta hechos sin conexión y quién asume el riesgo de rechazo?

Lista de fiabilidad para cualquier arquitectura

• Conecta el ordenador principal, el router y el switch a un SAI.
• Usa Ethernet por cable para las cajas fijas; reserva el Wi-Fi para los dispositivos móviles.
• Ten un punto de acceso 4G/5G o una línea de respaldo para los pagos con tarjeta y las actualizaciones.
• Conoce los límites sin conexión de tu proveedor de pagos y fija un importe máximo sin conexión.
• Automatiza las copias diarias y prueba una restauración cada trimestre.
• Ten en el mostrador un «procedimiento ante cortes» impreso: a quién llamar, qué aceptar, cómo anotarlo.
• Mantén un pequeño fondo de caja para que las ventas en efectivo sigan con normalidad.

TPV sin conexión frente a la nube: comparativa

¿Cuál deberías elegir?

Elige un TPV local si la fiabilidad de internet te preocupa, si la velocidad en caja importa o si prefieres tener los datos en tu negocio. Elige la nube si gestionas varios locales a distancia y tus conexiones son fiables. En ambos casos, planifica por separado los pagos con tarjeta durante los cortes. Para el proceso de selección completo, consulta cómo elegir un TPV.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• ¿Qué es un TPV?
• Instalar un TPV con varios terminales
• Hardware del TPV
• TPV sin conexión

Fuentes y lecturas recomendadas

• Stripe Docs — Cobrar con tarjeta sin conexión
• Stripe Support — Preguntas frecuentes sobre el modo sin conexión de Terminal
• Square Help — Plazos de los pagos sin conexión
• Reserva Federal — Pagos sin conexión: implicaciones para la fiabilidad y la resiliencia
• U.S. Chamber of Commerce — La regla de copias de seguridad 3-2-1

Elegir un TPV no consiste tanto en encontrar el producto con la lista de funciones más larga como en ajustar un sistema a la forma en que funciona realmente tu tienda. Una mala elección se nota enseguida: colas lentas, cifras de stock de las que nadie se fía o una factura mensual por funciones que nunca usas.

Esta guía recorre un proceso de selección práctico para tiendas, desde anotar tus requisitos hasta probar una preselección con tus propios productos, y termina con una tabla de puntuación que puedes reutilizar.

Empieza por tus requisitos operativos

Antes de mirar ningún producto, describe tu tienda con números sencillos. Estas respuestas descartan de inmediato la mayoría de los sistemas que no encajan.

Ejemplo: una ferretería con 6.000 referencias, dos cajas, varios clientes profesionales con cuenta mensual e internet irregular tiene una preselección muy distinta a la de una boutique con 300 artículos, una caja y fibra.

Un proceso de selección en cuatro pasos

1. Haz una lista de requisitos con las preguntas anteriores, separando lo imprescindible de lo deseable.
2. Preselecciona tres sistemas que cumplan todo lo imprescindible. Más de tres hace que las pruebas sean superficiales.
3. Prueba con datos reales: carga veinte de tus propios productos, conecta tu lector y tu impresora y haz ventas realistas.
4. Decide según el coste total a varios años, el riesgo operativo y lo bien que el sistema encaja con la forma de trabajar de tu equipo.

Funciones esenciales de un TPV para tienda

Velocidad de cobro

Cronometra una venta completa: escanea cinco artículos, aplica un descuento, cobra e imprime el ticket. Busca el escaneo directo al carrito, una búsqueda que admita nombres parciales y la posibilidad de dejar un carrito en espera mientras atiendes al siguiente cliente.

Gestión de productos y precios

Deberías poder organizar los productos en categorías y marcas, guardar el precio de coste y el de venta, fijar los impuestos por producto e importar una lista existente. Imprimir las etiquetas desde el mismo catálogo evita diferencias de precio entre la estantería y la caja.

Clientes y crédito

Incluso las tiendas pequeñas ganan con las fichas de clientes y el historial de compras. Si dejas que los habituales o los profesionales paguen más tarde, comprueba que el sistema controla los saldos pendientes e imprime extractos: sustituye a la libreta de papel del mostrador.

Informes

Un resumen diario es el mínimo. Las tiendas en crecimiento necesitan ventas por producto y periodo, análisis de compras, cuadre de caja y exportaciones que tu asesor pueda usar.

Comprueba pronto la compatibilidad del hardware

Los problemas de hardware son el motivo más habitual por el que un TPV nuevo decepciona en su primera semana. Confirma:

• En qué sistemas operativos funciona el software y si tu ordenador actual cumple los requisitos.
• Que tu lector de códigos de barras funciona en el campo de búsqueda del sistema (la mayoría de los lectores USB actúan como un teclado).
• Que la impresora de tickets es compatible y puede abrir el cajón portamonedas.
• Si se admite una segunda pantalla para el cliente, si la quieres.
• Cómo encaja el datáfono: integrado, o como dispositivo aparte en el que el cajero registra la forma de pago.

La lista de comprobación del hardware de TPV (en inglés) explica cada tipo de conexión para que sepas qué preguntar a los proveedores.

Inventario: pregunta cómo se mueve realmente el stock

Pide a los proveedores que te muestren el ciclo completo del stock, no solo una cifra en pantalla:

1. Registrar una entrega de un proveedor y mostrar el aumento de la cantidad y el precio de compra guardado.
2. Hacer una venta y mostrar la disminución de la cantidad.
3. Mostrar la vista de stock bajo y el historial de movimientos de un producto.

Una vez en marcha, nuestra guía de gestión de inventario y los artículos sobre recuentos cíclicos y prevención de mermas (en inglés) explican cómo mantener exactas esas cifras.

Gestión del personal y responsabilidad

Con usuarios compartidos es imposible saber quién anuló una venta o cambió un precio. Busca:

• Un usuario individual para cada empleado.
• Roles que restrinjan las acciones sensibles: descuentos por encima de un límite, anulaciones, cambios de precio, configuración.
• Un registro de actividad que guarde quién hizo qué y cuándo.

Mira cómo funciona en la práctica en nuestra página de personal y permisos.

Seguridad y protección de datos

Un TPV guarda el historial de ventas, los datos de los clientes y a veces datos de pago. Trata la seguridad como un criterio de selección, no como algo secundario:

• Datos de tarjeta: los pagos con tarjeta deberían gestionarlos un datáfono o un proveedor validados, de modo que los números de tarjeta nunca pasen por el ordenador del TPV. El PCI Security Standards Council publica las normas que deben cumplir los comercios; tu proveedor de pagos te dirá qué autoevaluación te corresponde.
• Separación de redes: mantén los dispositivos del TPV fuera del Wi-Fi de clientes.
• Copias de seguridad: confirma cómo se copian los datos, dónde se guardan las copias y cómo funciona una restauración. Un enfoque habitual es la regla 3-2-1: tres copias, en dos tipos de soporte, una fuera del local.
• Control de acceso: usuarios únicos, contraseñas robustas en el ordenador principal y bloqueo automático de pantalla.

Preguntas que debes hacer a cada proveedor de TPV

Las demostraciones están pensadas para impresionar. Estas preguntas devuelven la conversación a cómo se comportará el sistema en tu tienda:

1. ¿Qué pasa cuando se cae internet? Pide que te lo enseñen: desenchufa el router durante la demo e intenta completar una venta.
2. ¿Dónde se guardan mis datos y puedo exportarlos? Deberías poder llevarte tus productos, clientes e historial de ventas si algún día cambias.
3. ¿Cómo se hacen y se restauran las copias de seguridad? Pregunta quién es responsable y cuánto tarda una restauración.
4. ¿Qué hardware es compatible? Pide por escrito la lista de lectores, impresoras y cajones compatibles.
5. ¿Cómo llegan las actualizaciones? Averigua si están incluidas, con qué frecuencia llegan y si pueden interrumpir el horario comercial.
6. ¿Cómo es el soporte? Pregunta por los canales, los tiempos de respuesta y la ayuda durante las primeras semanas.
7. ¿Qué funciones cuestan más? Aclara qué capacidades incluye la edición que estás valorando y cuáles exigen ampliarla.
8. ¿Qué idiomas admite en pantalla y en los tickets? Importa en equipos y clientelas multilingües.

Errores habituales al elegir un TPV

• Comprar para un futuro hipotético. Elige pensando en los próximos dos años de crecimiento realista, no en una cadena de cinco locales que quizá nunca abras.
• Comparar solo precios mensuales. Un precio de entrada bajo puede esconder comisiones por transacción, complementos o dependencia de un hardware; compara totales a varios años.
• Probar con productos de demostración. Tus propios códigos de barras, nombres largos y listas de precios reales revelan problemas que los datos de ejemplo ocultan.
• Olvidarte de las personas. Si los cajeros encuentran la pantalla confusa, buscarán atajos. Implica en las pruebas a tu empleado con más experiencia.
• Subestimar la migración de datos. Trasladar productos y saldos de clientes lleva tiempo; planifícalo en lugar de descubrirlo el día del lanzamiento.

Cambiar de sistema: un plan de migración sencillo

1. Exporta productos, clientes y saldos pendientes del sistema antiguo.
2. Limpia los datos: elimina duplicados, completa los códigos de barras que falten y revisa precios e impuestos.
3. Importa al sistema nuevo y revisa veinte productos y cinco saldos de clientes.
4. Si es posible, usa ambos sistemas en paralelo durante una tarde tranquila, o haz ventas de prueba en el nuevo.
5. Haz el cambio un día de poco movimiento, guarda archivados los datos antiguos y revisa con atención los informes de la primera semana.

Coste total de propiedad

Compara los costes a tres años como mínimo, no solo la primera factura. Incluye licencias o suscripciones del software, procesamiento de pagos, hardware, tiempo de puesta en marcha y formación, y el coste de las paradas. Un sistema con una licencia inicial más cara puede salir más barato con el tiempo que un plan mensual económico, y también al revés. Apunta las cifras de cada producto preseleccionado.

Tabla de evaluación de TPV

Puntúa cada sistema preseleccionado de 0 (no lo tiene) a 3 (excelente). Pondera más los criterios que más importan en tu tienda.

• He probado una venta completa con mis propios productos y mi lector.
• He impreso un ticket y abierto el cajón portamonedas.
• He registrado una entrega y comprobado el cambio de stock.
• He desconectado internet y he intentado vender.
• He creado una cuenta de cajero y comprobado lo que no puede hacer.
• He hecho una copia de seguridad y entiendo cómo restaurarla.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• ¿Qué es un TPV?
• Guía de gestión de inventario
• Margen frente a recargo
• Flujo de pedidos en un restaurante

Fuentes y lecturas recomendadas

• PCI Security Standards Council — Biblioteca de documentos
• U.S. Chamber of Commerce — La regla de copias de seguridad 3-2-1
• L-Tron — Interfaces de lectores de códigos de barras

Un sistema TPV (terminal punto de venta) es la combinación de software y hardware que un negocio utiliza para registrar las ventas, cobrar y controlar lo que vende. Si tienes una tienda, una cafetería o una peluquería, es la herramienta que tu equipo usa más que ninguna otra, y la que decide si puedes fiarte de tus cifras de stock, de tus arqueos de caja y de tus informes diarios.

Esta guía explica qué hace realmente un TPV, paso a paso, qué equipos necesita, cómo encaja el inventario, la diferencia entre sistemas en la nube y sin conexión, y una lista práctica para ponerlo en marcha.

¿Qué es un TPV?

En su forma más simple, el «punto de venta» es el momento y el lugar en que un cliente paga. Un TPV es todo lo que da soporte a ese momento: la pantalla en la que el cajero monta el pedido, el software que calcula totales e impuestos, los dispositivos que escanean productos e imprimen tickets, y la base de datos que recuerda cada transacción.

Las cajas registradoras antiguas solo sumaban precios y guardaban el efectivo. Un TPV moderno va más allá: vincula cada venta a la ficha de un producto, actualiza el stock, asocia la venta a un cliente si hace falta, registra qué empleado la hizo y envía las cifras a los informes. Es decir, es a la vez una caja y un sistema ligero de gestión del negocio.

TPV frente a datáfono

Ambos se confunden a menudo. El datáfono (terminal de pago) es el dispositivo que lee la tarjeta del cliente y se comunica con el banco o el procesador de pagos. El TPV gestiona el pedido: artículos, precios, descuentos, tickets y stock. Algunos productos incluyen ambos; muchos negocios usan una aplicación TPV junto con un datáfono independiente de su proveedor de pagos y simplemente registran «tarjeta» como forma de pago en el TPV.

Cómo funciona una venta en el TPV, paso a paso

Sea cual sea el negocio, casi todas las ventas siguen los mismos seis pasos. Entenderlos facilita valorar cualquier sistema que estés estudiando.

1. Montar el carrito. El cajero escanea un código de barras, toca el botón de un producto o lo busca por nombre. El TPV encuentra el producto y su precio.
2. Ajustar. Se cambian cantidades, se quitan artículos y se aplican descuentos. Si el cliente tiene cuenta, la venta se vincula a él.
3. Cobrar. El cajero registra la forma de pago —efectivo, tarjeta en un datáfono externo u otra— y el TPV calcula el cambio.
4. Emitir el ticket. Se imprime un ticket térmico (o una factura A4 para un cliente empresa). Los buenos sistemas permiten reimprimir cualquier ticket anterior.
5. Actualizar el stock. Cada artículo vendido se descuenta del inventario automáticamente, así que la cifra de stock refleja la realidad sin recuento manual.
6. Informar. La venta pasa a los totales diarios, al desglose por forma de pago y a los informes de rendimiento de productos.

Ejemplo: una tienda de conveniencia vende dos botellas de agua y un sándwich. El cajero escanea tres artículos, el cliente paga en efectivo, se imprime el ticket y el stock de cada producto baja al momento. Al cerrar, el informe diario muestra la venta en «efectivo», que debería cuadrar con el cajón.

Hardware de TPV: lo que realmente necesitas

Las necesidades de hardware varían según el negocio, pero la mayoría de los mostradores se componen de los mismos elementos. Empieza por lo esencial y añade el resto solo cuando haya un motivo claro.

Nuestra lista de comprobación del hardware de TPV (en inglés) detalla cada dispositivo, los tipos de conexión y los problemas habituales.

Software TPV: las funciones básicas que debes esperar

El software es donde más se diferencian los sistemas. Además de sumar una venta, estas son las capacidades que importan en el día a día:

• Cobro rápido: cuadrícula de productos por categoría, búsqueda, escaneo de códigos de barras, descuentos y varios carritos abiertos a la vez.
• Catálogo de productos: categorías, marcas, precios de coste y de venta, impuestos y códigos de barras.
• Clientes: fichas, historial de compras y, para muchas tiendas, crédito a clientes y extractos de cuenta.
• Gestión del personal: usuarios separados, roles y permisos, y un registro de las acciones sensibles.
• Tickets y documentos: tickets personalizables, facturas A4 y, para algunos negocios, presupuestos, albaranes y facturas rectificativas.
• Informes: como mínimo un resumen diario y, idealmente, análisis de ventas, stock y caja, además de exportaciones para tu asesor.
• Copias de seguridad: una forma fiable de copiar y restaurar tus datos.

Para comparar productos de forma estructurada en estos puntos, consulta cómo elegir un TPV.

Cómo se integra el inventario en el TPV

La integración del inventario es lo que separa un TPV de una simple calculadora. Cuando el catálogo de productos y la pantalla de venta comparten la misma base de datos, ocurren tres cosas automáticamente:

• Las ventas restan stock. Sin introducir datos al final del día y sin hojas de cálculo que cuadrar.
• Las compras suman stock. Registrar una entrega del proveedor añade cantidades y guarda el precio de compra, lo que hace visibles los márgenes.
• El stock bajo se ve. Puedes saber qué artículos hay que reponer antes de que las estanterías se vacíen.

La calidad de los datos depende de la disciplina: cada producto vendido debe escanearse o seleccionarse como lo que es, y las entregas deben registrarse cuando llegan. Revisar cada semana unos pocos productos de alta rotación es una forma sencilla de detectar desajustes pronto.

Más información sobre la gestión de inventario en el TPV y el registro de compras a proveedores. Para el método completo, lee nuestra guía de gestión de inventario y cómo fijar un punto de pedido (en inglés).

TPV en la nube frente a TPV sin conexión (local)

Los TPV guardan sus datos de dos grandes formas:

Ningún modelo es mejor por defecto. Una tienda con una conexión poco fiable suele valorar una base de datos local; una cadena que necesita paneles para la central puede preferir la nube. Comparamos ambos a fondo, incluido qué ocurre con los pagos con tarjeta durante un corte, en TPV sin conexión frente a la nube (en inglés).

¿Quién necesita un TPV?

Cualquier negocio que vende en persona se beneficia en cuanto tiene más de un puñado de productos o más de una persona en el mostrador. Las necesidades cambian según el sector:

• Comercio y alimentación: escaneo de códigos de barras, control de stock y etiquetas; consulta el TPV para supermercados y para tiendas de alimentación.
• Restaurantes y cafeterías: planos de mesas, pantallas de cocina y comandas de camareros; consulta el TPV para restaurantes.
• Venta a profesionales: catálogos grandes, cuentas de clientes y presupuestos; consulta el TPV para ferreterías y para recambios de automóvil.

El TPV en las rutinas diarias de la tienda

Una vez instalado, el TPV forma parte de cada rutina: abrir la caja con el fondo de cambio, registrar las entregas, cerrar con el arqueo y revisar el informe diario. Nuestra guía de operaciones de tienda repasa estas rutinas, y la de indicadores clave del comercio explica qué cifras vigilar (ambas en inglés).

Errores habituales al empezar con un TPV

La mayoría de los problemas con un TPV nuevo vienen de decisiones de configuración, no del software en sí. Evítalos y el sistema se amortizará rápido:

• No limpiar los datos de productos. Los artículos duplicados, los códigos que faltan y los nombres incoherentes hacen lenta la búsqueda y poco fiables los informes. Limpia la lista antes de importarla.
• Compartir un mismo usuario. Sin cuentas individuales no puedes saber quién anuló una venta o hizo un descuento.
• No registrar las entregas. Si no se introducen las compras, las cifras de stock se desvían y los avisos de stock bajo dejan de servir.
• No tener un plan de copias de seguridad. Tanto si tus datos están en la nube como en un ordenador local, debes saber cómo se copian y cómo se restauran.
• Saltarse la formación. Diez minutos por empleado con las tareas más habituales evitan la mayoría de los errores del primer día.

Lista de comprobación para poner en marcha un TPV

Usa esta lista al instalar un sistema nuevo. La mayoría de las tiendas pequeñas pueden completarla en un día si tienen preparada la lista de productos.

• Elige el ordenador que alojará la base de datos principal y conéctalo a un SAI.
• Instala el software TPV y, si es posible, explóralo primero con datos de demostración.
• Introduce los datos del negocio, los impuestos, las formas de pago y la cabecera y el pie del ticket.
• Crea las categorías y después añade o importa los productos con precios y códigos de barras.
• Conecta y prueba el lector, la impresora de tickets, el cajón portamonedas y el visor de cliente.
• Crea una cuenta de usuario para cada empleado con los permisos adecuados.
• Configura copias de seguridad automáticas y prueba una restauración al menos una vez.
• Haz cinco ventas de prueba, incluidas un descuento, una devolución o anulación y una reimpresión.
• Comprueba el informe diario frente a las ventas de prueba y elimina o anula los datos de prueba si hace falta.
• Forma al equipo en las cinco cosas que más hace: vender, aplicar descuentos, anular, reimprimir y cerrar el día.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Cómo elegir un TPV
• Guía de gestión de inventario
• Margen frente a recargo
• Flujo de pedidos en un restaurante

Fuentes y lecturas recomendadas

• PCI Security Standards Council — Biblioteca de documentos (PCI DSS, SAQ B-IP)
• Stripe — Cobrar con tarjeta sin conexión (Terminal)
• Square — Procesar pagos sin conexión
• L-Tron — Interfaces de lectores de códigos de barras y emulación de teclado