Si pides demasiado tarde, los clientes encuentran la estantería vacía. Si pides demasiado pronto, el dinero se queda parado en el almacén. El punto de pedido te dice con qué nivel de stock hacer el siguiente pedido para que llegue justo antes de agotarlo, con un pequeño margen para los imprevistos.
Esta guía explica la fórmula del punto de pedido, cómo medir la demanda y el plazo de entrega del proveedor, tres formas de calcular el stock de seguridad y cuatro ejemplos resueltos. Todos los cálculos están comprobados y puedes reproducirlos en una hoja de cálculo.
En esta guía
- La fórmula del punto de pedido
- Medir bien la demanda
- Medir el plazo de entrega del proveedor
- Stock de seguridad: tres métodos
- Ejemplos resueltos
- Calcular los puntos de pedido en una hoja de cálculo
- Casos especiales
- Cuánto pedir al llegar al punto de pedido
- Punto de pedido frente a mínimo/máximo
- Evitar roturas de stock en la práctica
La fórmula del punto de pedido
Punto de pedido (PP) = demanda media diaria × plazo de entrega en días + stock de seguridad
- Demanda media diaria (d): cuántas unidades vendes al día de media.
- Plazo de entrega (L): los días que pasan desde que haces el pedido hasta que el stock está disponible para vender.
- Stock de seguridad (SS): unidades extra para absorber una demanda superior a la media o entregas con retraso.
La primera parte, d × L, es el stock que esperas vender mientras esperas la entrega. El stock de seguridad cubre la incertidumbre alrededor de esa previsión.
Medir bien la demanda
Usa tu propio historial de ventas en lugar de suposiciones. Un TPV que registra cada venta por producto lo hace sencillo.
- Usa un periodo representativo: las últimas 8–12 semanas para los productos estables; la misma temporada del año anterior para los de temporada.
- Usa unidades, no facturación. Los cambios de precio distorsionan las estimaciones basadas en importes.
- Excluye los hechos puntuales, como un único pedido grande de un cliente empresa, o trátalos por separado.
- Cuenta los días que abre la tienda. Si abres seis días a la semana, divide las ventas semanales entre seis y usa el plazo de entrega en días de apertura.
- Ojo con las roturas de stock en el historial: los días sin stock muestran cero ventas, lo que infravalora la demanda real.
Los informes de ventas por producto y periodo lo agilizan; consulta informes y estadísticas.
Medir el plazo de entrega del proveedor
El plazo de entrega no es solo el tiempo de transporte. Va desde que decides pedir hasta que el stock está en la estantería:
| Componente | Ejemplo |
|---|---|
| Tiempo hasta hacer el pedido | 1 día (pides en tu día semanal de pedidos) |
| Preparación del proveedor | 2 días |
| Transporte | 3 días |
| Recepción, revisión y colocación | 1 día |
| Plazo de entrega total | 7 días |
Anota la fecha real del pedido y la fecha en que el stock estuvo disponible en cada entrega. Registrar las compras a proveedores con sus fechas te da este historial automáticamente; consulta la gestión de compras y las fichas de proveedores.
Stock de seguridad: tres métodos
1. Margen fijo (sencillo)
Elige un número de días de cobertura; por ejemplo, tres días de demanda media. Es fácil de aplicar y de explicar, pero ignora cuánto varía realmente la demanda.
2. Método estadístico (la demanda varía)
SS = Z × σd × √L, donde σd es la desviación típica de la demanda diaria y Z es el factor de nivel de servicio.
Aquí, el nivel de servicio es la probabilidad de no quedarse sin stock durante un ciclo de reposición. Valores de Z habituales de la distribución normal estándar:
| Nivel de servicio por ciclo | Valor de Z |
|---|---|
| 90 % | 1,28 |
| 95 % | 1,645 |
| 97,5 % | 1,96 |
| 99 % | 2,33 |
Usa la misma unidad de tiempo en todo el cálculo. Si σ se mide por día, el plazo de entrega debe estar en días; mezclar una desviación típica semanal o mensual con un plazo en días es un error habitual que dispara el stock de seguridad.
3. Método estadístico (varían la demanda y el plazo)
SS = Z × √( L × σd² + d² × σL² ), donde σL es la desviación típica del plazo de entrega en días.
Usa esta versión cuando los proveedores no son fiables: el término d² × σL² suele dominar, y por eso los retrasos en las entregas hacen más daño que el ruido de la demanda.
Alternativa: el método máximo–medio
Sin datos suficientes para la estadística, algunos comercios usan SS = (demanda diaria máxima × plazo máximo) − (demanda diaria media × plazo medio). Es sencillo pero conservador y tiende a sobreestimar el stock.
Ejemplos resueltos
Ejemplo 1: margen fijo
Una cafetería vende una media de 12 bolsas de café en grano al día. El tostador entrega en 5 días. El dueño mantiene 20 bolsas como stock de seguridad.
PP = 12 × 5 + 20 = 60 + 20 = 80 bolsas. Cuando el stock baje a 80, haz el pedido.
Ejemplo 2: stock de seguridad estadístico
Una tienda de alimentación vende una media de 15 unidades/día de un aceite, con una desviación típica de 4 unidades/día. El plazo de entrega es de 9 días. Nivel de servicio objetivo: 95 % (Z = 1,645).
- Stock de seguridad = 1,645 × 4 × √9 = 1,645 × 4 × 3 = 19,74 → redondeado al alza, 20 unidades.
- Demanda durante el plazo = 15 × 9 = 135 unidades.
- PP = 135 + 20 = 155 unidades.
Ejemplo 3: varían la demanda y el plazo
Una ferretería vende 20 unidades/día de un paquete de tornillería (σd = 5). El plazo del proveedor es de 7 días de media pero varía (σL = 2 días). Objetivo: 95 % (Z = 1,645).
- Desviación combinada = √(7 × 5² + 20² × 2²) = √(175 + 1.600) = √1.775 ≈ 42,13.
- Stock de seguridad = 1,645 × 42,13 ≈ 69,3 → 70 unidades.
- PP = 20 × 7 + 70 = 140 + 70 = 210 unidades.
Fíjate en que la variabilidad del plazo (1.600) aporta mucho más que la de la demanda (175). Mejorar la fiabilidad del proveedor reduciría este margen más que afinar la previsión.
Ejemplo 4: método máximo–medio
Demanda diaria máxima 30, plazo máximo 10 días; demanda media 20, plazo medio 7 días. Stock de seguridad = 30 × 10 − 20 × 7 = 300 − 140 = 160 unidades, mucho más que en el ejemplo 3, lo que muestra por qué este método es conservador.
Calcular los puntos de pedido en una hoja de cálculo
No necesitas software especial para empezar. Exporta las ventas diarias en unidades de cada producto y crea una fila por referencia:
| Columna | Contenido | Fórmula de ejemplo (Excel en español) |
|---|---|---|
| A | Historial de ventas diarias (una columna por día) | — |
| Demanda media (d) | Unidades medias por día de apertura | =PROMEDIO(B2:BI2) |
| σd | Desviación típica de la demanda diaria | =DESVEST.M(B2:BI2) |
| Plazo (L) | Días desde el pedido hasta la estantería | introducido a mano |
| Z | Factor de nivel de servicio | =INV.NORM.ESTAND(0,95) → 1,645 |
| Stock de seguridad | Z × σd × √L, redondeado al alza | =REDONDEAR.MAS(Z*σd*RAIZ(L);0) |
| Punto de pedido | d × L + stock de seguridad | =REDONDEAR.MAS(d*L;0)+SS |
INV.NORM.ESTAND devuelve el valor de Z para cualquier nivel de servicio, así que puedes probar qué le pasa al stock al pasar del 95 % al 97,5 %: en el ejemplo 2, el stock de seguridad subiría de unas 20 a unas 24 unidades (1,96 × 4 × 3 = 23,5).
Casos especiales
- Productos de temporada: calcula la demanda con la misma temporada del año anterior, no con las últimas semanas.
- Productos nuevos: empieza con una estimación prudente basada en artículos parecidos y revísala tras cuatro a seis semanas de ventas.
- Promociones: suma el aumento previsto de la promoción a la demanda solo durante el periodo promocional.
- Productos perecederos: la vida útil limita el stock de seguridad; un nivel de servicio más bajo suele ser el equilibrio correcto.
- Productos de baja rotación (unas pocas unidades al mes): las fórmulas estadísticas no son fiables; usa un mínimo sencillo, como una o dos unidades en existencia.
- Días fijos de pedido: si solo puedes pedir una vez por semana, suma el periodo de revisión al plazo de entrega (revisión periódica), o te quedarás sin stock entre pedido y pedido.
Cuánto pedir al llegar al punto de pedido
El punto de pedido te dice cuándo; aún tienes que decidir cuánto. Los enfoques habituales en comercio son:
- Cantidad fija: pedir siempre lo mismo (por ejemplo, una caja completa o el mínimo del proveedor).
- Nivel objetivo: pedir lo necesario para devolver el stock a un máximo, como dos semanas de demanda más el stock de seguridad.
- Días de cobertura: pedir un número de días de demanda prevista, ajustado según las próximas promociones o temporadas.
Equilibra tres costes: el de hacer pedidos, el de mantener stock y el de quedarse sin él. Los tamaños de caja y los importes mínimos de pedido suelen decidir la cifra final.
Punto de pedido frente a mínimo/máximo
Muchas herramientas de TPV e inventario usan un mínimo y un máximo por producto. Las dos ideas encajan: el mínimo es en la práctica tu punto de pedido y el máximo tu nivel objetivo. Cuando el stock baja al mínimo, pides lo suficiente para llegar al máximo. Usar el método de esta guía para fijar el mínimo —en lugar de una cifra redonda elegida una vez y nunca revisada— es lo que convierte un ajuste mínimo/máximo en una verdadera política de reposición.
Revisa los dos valores cuando cambien la demanda, el plazo de entrega o los tamaños de caja, y después de cada temporada alta.
Evitar roturas de stock en la práctica
- Fija primero los puntos de pedido de tus productos de clase A; consulta el análisis ABC del inventario (en inglés).
- Revisa la lista de stock bajo cada día a la misma hora.
- Recalcula la demanda y el plazo de entrega cada trimestre y antes de las temporadas altas.
- Mantén exactos los registros de stock con recuentos cíclicos (en inglés) periódicos: un punto de pedido no sirve de nada si la cifra de stock está mal.
- Registra las entregas el mismo día que llegan para que el stock del sistema esté al día.
- Acuerda opciones de urgencia con los proveedores clave.
Para una visión de conjunto, lee la guía de gestión de inventario en tienda. La visibilidad del stock bajo forma parte de la gestión de inventario en el TPV.
Sigue las ventas diarias y el stock bajo de cada producto: la edición gratuita incluye control de inventario e historial de ventas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fórmula del punto de pedido?
Punto de pedido = demanda media diaria × plazo de entrega en días + stock de seguridad. Cuando el stock baja a este nivel, haz un nuevo pedido.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad?
Una fórmula estadística habitual es Z × desviación típica de la demanda diaria × raíz cuadrada del plazo de entrega. Si el plazo también varía, usa Z × √(L × σd² + d² × σL²).
¿Qué valor de Z debería usar?
Z depende del nivel de servicio por ciclo que busques: unos 1,28 para el 90 %, 1,645 para el 95 %, 1,96 para el 97,5 % y 2,33 para el 99 %.
¿El punto de pedido es lo mismo que la cantidad a pedir?
No. El punto de pedido es el nivel de stock que dispara un pedido; la cantidad a pedir es cuánto pides, a menudo según los tamaños de caja, los mínimos o un nivel objetivo.
¿Cada cuánto debería recalcular los puntos de pedido?
Revísalos al menos cada trimestre y antes de las temporadas altas, o siempre que cambien mucho la demanda o los plazos de los proveedores.