Categoría: Gestión de inventario

Las mermas son el inventario que pagaste pero que ya no puedes vender ni justificar. Incluyen los robos, pero también los errores de recepción, los daños, los productos caducados, el abuso de devoluciones y los simples errores de registro. Como las mermas no se ven hasta que cuentas, muchas tiendas pequeñas las subestiman.

Esta guía explica cómo medir las mermas, de dónde vienen y qué controles prácticos —de la revisión en la recepción a los registros de actividad— las reducen sin convertir tu tienda en una fortaleza.

¿Qué son las mermas en una tienda?

Las mermas son la diferencia entre el inventario que según tus registros deberías tener y el que tienes de verdad, valorada a coste y normalmente expresada como porcentaje de las ventas del periodo.

Ejemplo: tus registros muestran 52.000 € de stock a coste. Un recuento completo encuentra 51.220 €. Mermas = 52.000 € − 51.220 € = 780 €. Las ventas netas del periodo fueron 48.750 €, así que la tasa de mermas es 780 ÷ 48.750 × 100 = 1,6 %.

Como referencia, la National Retail Security Survey 2023 de la National Retail Federation de EE. UU. situó la tasa media de mermas en el 1,6 % de las ventas en el ejercicio 2022, frente al 1,4 % del año anterior. Las medias del sector varían mucho según el tipo de comercio y la tienda, así que sigue tu propia tendencia en lugar de perseguir una referencia.

Las principales causas de pérdida de inventario

El robo es una parte importante de las mermas, pero no la única. En la misma encuesta de la NRF, el robo externo e interno sumaban alrededor de dos tercios de las mermas; el resto venía de causas como errores administrativos y de proceso, daños y fraude de proveedores. Ese reparto importa: los problemas de proceso suelen ser los más baratos de corregir.

Reducir los robos en la sala de ventas

• Diseña pensando en la visibilidad: mantén despejada la vista desde el mostrador, evita expositores altos cerca de la puerta y coloca los artículos de valor cerca del personal.
• Saluda a los clientes: una atención cercana es uno de los elementos disuasorios más sencillos.
• Protege los artículos de riesgo: vitrinas cerradas, envases solo de exposición o el stock detrás del mostrador para los productos pequeños y caros.
• Usa tus datos ABC: centra la seguridad en los artículos de clase A que además son fáciles de esconder; consulta el análisis ABC del inventario.
• Cuenta a menudo los artículos de riesgo para detectar las pérdidas en días, no en meses.

Controles en la recepción

Cada unidad que se pierde en la puerta del almacén queda registrada como stock que nunca tuviste. Una rutina de recepción breve lo evita:

• Comparar los albaranes con el pedido de compra antes de firmar.
• Contar las cajas —y las unidades en los productos de valor— delante del repartidor cuando sea posible.
• Anotar en el albarán los artículos dañados o que faltan y fotografiarlos.
• Registrar la compra en el sistema el mismo día con las cantidades realmente recibidas.
• Mantener las zonas de descarga cerradas a clientes y visitantes.
• Rotar las tareas de recepción y revisar por sorpresa las entregas recibidas por otros.

Registrar las compras por proveedor también muestra qué proveedores entregan incompleto una y otra vez; consulta la gestión de compras y las fichas de proveedores.

Productos dañados y caducados

• Registra cada baja con un motivo (dañado, caducado, usado como probador). Tirar algo sin registrarlo se ve exactamente igual que un robo en las cifras.
• Rota el stock con FIFO (primero en entrar, primero en salir) en los productos con fecha.
• Forma en la manipulación de los productos frágiles y revisa los almacenajes que provocan roturas.
• Reclama a los proveedores la mercancía dañada en el transporte, con pruebas.

Devoluciones y reembolsos

• Exige un ticket o una venta localizable para los reembolsos; reimprimir tickets desde el historial de ventas facilita las devoluciones legítimas.
• Revisa antes de reponer: decide en el momento si un artículo se puede volver a vender o hay que darlo de baja, y registra cuál.
• Limita los reembolsos por rol: solo usuarios de confianza pueden aprobar reembolsos por encima de un importe.
• Revisa los reembolsos por usuario cada semana; los patrones saltan a la vista.

Controles internos y registros de actividad

La mayoría de las pérdidas internas son oportunistas. Los controles que hacen trazables las acciones eliminan la oportunidad sin acusar a nadie:

Un registro de actividad que guarda qué usuario hizo cada acción importante es la columna vertebral de la trazabilidad; consulta personal, permisos y registro de actividad.

El manejo del efectivo en caja

• Un cajón y una persona responsable por turno cuando sea posible.
• Cuenta el fondo al empezar y el cajón al terminar cada turno, y compáralo con las ventas en efectivo registradas.
• Registra bien cada forma de pago para que cuadren los totales de tarjeta y de efectivo.
• Limita las aperturas de cajón sin venta y revísalas.
• Retira el exceso de efectivo del cajón en los días de mucho movimiento.

Haz el arqueo de caja todos los días

Las diferencias de caja son una forma de pérdida que las rutinas diarias detectan enseguida. Un recuento coherente al final del día, con las diferencias anotadas por cajero, se explica paso a paso en nuestra guía del arqueo de caja.

Formación y cultura

Los controles funcionan mejor cuando el personal entiende por qué existen. Explica que los usuarios individuales y los motivos de ajuste protegen tanto a los empleados honrados como al negocio: cuando cada acción es trazable, nadie es sospechoso sin pruebas. Forma al personal nuevo en recepción, bajas y reembolsos durante su primera semana, y comparte los resultados de las mermas con el equipo: las mejoras se mantienen más fácilmente cuando la gente las ve.

Escenario ilustrativo

Lo siguiente es una ilustración hipotética, no un caso de cliente. Una pequeña tienda de cosmética detecta pérdidas repetidas en unas pocas líneas de cuidado facial de gama alta. Los recuentos semanales de esos artículos muestran que las pérdidas se concentran los días de entrega. La investigación revela que se firmaban cajas sin abrirlas y que algunas llegaban incompletas. Introducir una revisión en la recepción —y acercar al mostrador los probadores y los artículos de valor— resuelve a la vez las pérdidas de proceso y los robos oportunistas.

Errores habituales al prevenir las mermas

• Suponer que todas las mermas son robos, e ignorar arreglos de proceso más baratos.
• Contar solo una vez al año: las pérdidas se descubren meses después de producirse.
• Usuarios compartidos: convierten cada investigación en adivinanzas.
• Tirar los productos dañados sin registrarlos: inflan las pérdidas «desconocidas».
• Medidas de seguridad que estorban la venta: tenerlo todo bajo llave puede costar más en ventas perdidas de lo que ahorra.

Detectar las mermas pronto

Cuanto antes ves una pérdida, más fácil es explicarla. Combina los recuentos periódicos con unos pocos informes:

• Recuentos cíclicos de los artículos de riesgo y de valor; consulta los recuentos cíclicos de inventario.
• Informe de ajustes por motivo, producto y usuario.
• Anulaciones, descuentos y reembolsos por usuario y turno.
• Stock negativo o imposible (ventas registradas con stock cero): a menudo un error de escaneo o de recepción.
• Tendencia de las mermas por categoría cada mes.

Consulta qué informes se incluyen en la página de informes y estadísticas.

Medir las mermas por categoría

Una única tasa de mermas para toda la tienda oculta dónde está el problema. Calcula las mermas por separado para tus categorías principales —o al menos para tus productos de clase A— con la misma fórmula: valor registrado menos valor contado, dividido entre las ventas de la categoría en el periodo. Una categoría con una tasa mucho más alta que el resto de la tienda te indica un proceso concreto (recepción, almacenaje, exposición o devoluciones) que investigar primero. Sigue cada categoría mes a mes para ver si los controles que introduces funcionan.

Plan de 30 días para reducir las mermas

Mantén el ciclo: mermas mensuales por categoría, revisión trimestral de los controles y un recuento completo a fin de año. Para el marco general, consulta la guía de gestión de inventario en tienda.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Recuentos cíclicos de inventario
• Análisis ABC del inventario
• Guía de gestión de inventario
• Arqueo de caja

Fuentes y lecturas recomendadas

• National Retail Federation — National Retail Security Survey 2023
• Nota de prensa de la NRF — Las mermas, un problema de casi 100.000 millones de dólares
• GS1 UK — Preguntas frecuentes sobre la identificación de productos

Una cifra de stock solo sirve si puedes fiarte de ella. Los puntos de pedido, los avisos de stock bajo y la valoración del stock dan por hecho que el número de la pantalla coincide con lo que hay en la estantería. Los recuentos cíclicos mantienen fiables esas cifras contando de forma continua una pequeña parte del stock, en lugar de contarlo todo una vez al año.

Esta guía compara los recuentos cíclicos con un inventario físico completo, muestra cómo crear un calendario de recuentos, cómo tratar las diferencias y cómo medir la exactitud, y da un procedimiento paso a paso que tu equipo puede seguir.

Inventario físico completo frente a recuentos cíclicos

Los recuentos cíclicos no siempre sustituyen al inventario anual —tu asesor o la normativa local pueden exigirlo—, pero lo hacen más rápido y con menos sorpresas, porque los registros ya son exactos.

Formas de elegir qué contar

• Recuento según el ABC: contar a menudo los artículos A de mucho valor y rara vez los C. Es el enfoque más habitual en comercio; consulta el análisis ABC del inventario.
• Por ubicación: contar un pasillo, una estantería o un módulo cada vez hasta cubrir toda la tienda.
• Por oportunidad: contar un artículo cuando el stock está bajo (hay menos unidades que contar), cuando llega a cero o cuando llega una entrega.
• Por excepción: contar los artículos que señala el sistema: stock negativo, ajustes inusuales, ventas con stock registrado cero.
• Muestreo aleatorio: unas pocas referencias al azar cada día para medir la exactitud global sin sesgos.

La mayoría de las tiendas combinan un calendario basado en el ABC con recuentos por excepción.

Crear un calendario de recuentos cíclicos

Decide con qué frecuencia se cuenta cada clase y calcula la carga diaria.

Ejemplo: una tienda tiene 1.000 referencias: 100 artículos A, 300 B y 600 C. Cuenta los A cada mes (12 veces al año), los B cada trimestre (4 veces) y los C dos veces al año.

Con unos 250 días de recuento al año, son 3.600 ÷ 250 = 14,4 referencias al día: unos 15 recuentos, que un empleado formado suele completar en una sesión corta antes de abrir. Ajusta las frecuencias hasta que la carga diaria encaje con tu personal.

Procedimiento de recuento cíclico paso a paso

1. Genera la lista de recuento del día a partir de tu calendario.
2. Cuenta a ciegas: quien cuenta anota lo que encuentra sin ver la cantidad del sistema, lo que evita «confirmar» una cifra errónea.
3. Cuenta todas las ubicaciones donde puede estar la referencia: estantería, almacén, expositor, zona de devoluciones.
4. Compara el recuento con la cantidad del sistema en el mismo momento.
5. Recuenta si la diferencia supera la tolerancia, idealmente otra persona.
6. Investiga las diferencias confirmadas antes de ajustar (ver más abajo).
7. Ajusta el registro con un código de motivo —corrección de recuento, daño, sospecha de robo, error de recepción— y el nombre de quien lo aprueba.
8. Registra el resultado para tus indicadores de exactitud.

Usar el lector de códigos de barras para identificar cada producto durante el recuento reduce las confusiones entre artículos parecidos; consulta la lectura de códigos de barras.

Investigar y cuadrar las diferencias

Una diferencia es un síntoma. Corregir la cifra sin encontrar la causa significa que volverá a pasar. Revisa esto por orden:

El historial de movimientos y un registro de actividad de quién cambió qué agilizan la investigación; consulta la gestión de inventario y el registro de actividad. Las pérdidas repetidas sin explicar son una señal de mermas; consulta la prevención de mermas en tienda.

Medir la exactitud del inventario

Ejemplo: este mes has contado 200 referencias; 186 coincidían con el sistema dentro de la tolerancia. Exactitud = 186 ÷ 200 × 100 = 93 %.

Fijar las tolerancias

Es habitual aplicar tolerancias más estrictas a los artículos de más valor: a menudo coincidencia exacta para los A y una pequeña tolerancia en porcentaje o en unidades para los C de poco valor. Algunas organizaciones eliminan por completo las tolerancias en su indicador de exactitud. Decide tus reglas, ponlas por escrito y aplícalas siempre igual; si no, el indicador no significa nada.

Otros indicadores útiles

• Valor de los ajustes al mes (ganancias y pérdidas por separado, sin compensarlas).
• Cobertura: parte de los recuentos programados que se hicieron de verdad.
• Reincidentes: referencias con diferencias en recuentos consecutivos.
• Exactitud por clase y por categoría para ver dónde fallan los procesos.

Preparar un recuento

• Congela los movimientos de las referencias que vas a contar: termina de recibir y colocar las entregas antes de contar esos artículos.
• Acuerda el corte: hay que tener en cuenta las ventas posteriores al inicio del recuento, o contar antes de abrir.
• Ordena primero: agrupa los productos idénticos y devuelve a su sitio los artículos fuera de lugar.
• Prepara las herramientas: lista de recuento impresa o en pantalla, lector y una regla clara de unidades frente a paquetes.
• Conoce dónde se esconde el stock: almacén, escaparates, la estantería de devoluciones, la zona de reparaciones o de dañados.

¿Quién debería contar?

La separación de funciones importa. Lo ideal es que quien recibe las entregas o gestiona una categoría no sea la única persona que la cuenta, y que quien aprueba los ajustes no sea quien ha contado. En una tienda muy pequeña quizá no sea posible a diario, pero alternar a quienes cuentan y que el dueño revise por sorpresa los artículos de valor consigue un efecto parecido.

Errores habituales en los recuentos cíclicos

• Contar mientras se venden los mismos artículos: crea diferencias falsas.
• Mostrar la cantidad esperada a quien cuenta: la gente tiende a confirmarla.
• Ajustar sin código de motivo: destruye la información que necesitas para evitar el siguiente error.
• Compensar ganancias y pérdidas: un +5 en una referencia y un −5 en otra son dos errores, no cero.
• Saltarse recuentos cuando hay mucho trabajo: baja la cobertura, y con ella la confianza en las cifras.

Mejorar la exactitud con el tiempo

• Arregla primero la recepción: la mayoría de las diferencias empiezan en la puerta del almacén. Registra las entregas al llegar; consulta las compras.
• Escanea, no teclees: escanear cada artículo en caja elimina los errores de «mismo precio, producto equivocado».
• Etiquétalo todo: los productos sin código de barras llevan una etiqueta interna; consulta las etiquetas de códigos de barras.
• Un sitio por producto: menos ubicaciones significa menos unidades olvidadas.
• Forma a quienes cuentan en las unidades de medida: artículos sueltos, paquetes o cajas.
• Revisa cada mes la tendencia de la exactitud y celebra las mejoras: un recuento bien hecho es aburrido.

Los recuentos cíclicos y el inventario de fin de año

Si tu asesor sigue exigiendo un recuento completo a fin de año, los recuentos cíclicos lo facilitan en lugar de hacerlo innecesario. Como los registros ya están cerca de la realidad, el recuento de fin de año se convierte en una confirmación: menos recuentos repetidos, ajustes más pequeños y menos sorpresas en la valoración del stock. Algunas empresas, con el acuerdo de su asesor, usan los resultados documentados de los recuentos cíclicos para respaldar la cifra de fin de año; que sea aceptable depende de la normativa local, así que pregunta antes de contar con ello.

Lista de comprobación de los recuentos cíclicos

• Clasificar las referencias en A/B/C y fijar una frecuencia de recuento para cada clase.
• Calcular la carga diaria de recuento y nombrar a un responsable.
• Contar a ciegas, en una hora tranquila, en todas las ubicaciones.
• Recontar las diferencias fuera de tolerancia antes de ajustar.
• Investigar la causa; ajustar con código de motivo y aprobador.
• Seguir cada mes el % de exactitud, el valor de los ajustes y la cobertura.

Para el marco completo, lee la guía de gestión de inventario en tienda, y mantén fiables los puntos de pedido manteniendo exactos los recuentos.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Análisis ABC del inventario
• Prevención de mermas
• Fórmula del punto de pedido
• Hardware del TPV

Fuentes y lecturas recomendadas

• Cleverence — Recuentos cíclicos: exactitud, métodos e indicadores
• Documentación de Oracle Inventory — Aprobaciones y tolerancias de los recuentos cíclicos

En la mayoría de las tiendas, un número pequeño de productos concentra una gran parte del dinero que circula por el inventario. El análisis ABC lo hace visible, para que dediques tu tiempo limitado a controlar los productos que más importan y dejes de sobregestionar los que no.

Esta guía explica el método ABC paso a paso, muestra un ejemplo completo con diez productos y convierte el resultado en políticas concretas de pedidos, recuentos y precios.

¿Qué es el análisis ABC del inventario?

El análisis ABC ordena los productos por su valor anual de consumo —cuánto dinero mueve cada producto en un año— y los agrupa en tres clases:

La idea sigue el principio de Pareto («regla del 80/20»). Los porcentajes son convenciones, no leyes: cada profesional usa umbrales algo distintos, y son tus propios datos los que deciden dónde están los cortes naturales.

Valor anual de consumo

Usa el coste en lugar del precio de venta cuando el objetivo sea la inversión en inventario y su control. Algunos comercios ordenan por beneficio bruto o por facturación cuando el objetivo es comercial; el método es el mismo, pero sé coherente e indica qué base has usado.

Necesitas dos datos por referencia: el coste unitario (de tus registros de compras) y las unidades vendidas en los últimos doce meses (de tus informes de ventas). Consulta la gestión de compras y los informes.

Cómo hacer un análisis ABC en cinco pasos

1. Exporta el coste unitario y las unidades vendidas de cada referencia en los últimos 12 meses.
2. Calcula el VAC de cada referencia: coste unitario × unidades anuales.
3. Ordena las referencias de mayor a menor VAC.
4. Calcula la parte de cada referencia en el VAC total y el porcentaje acumulado a lo largo de la lista.
5. Clasifica: las referencias hasta aproximadamente el 70–80 % del valor acumulado son A, la siguiente franja hasta aproximadamente el 90–95 % son B y el resto son C. Ajusta los cortes a los saltos naturales de tus datos.

Basta con una hoja de cálculo. Ordena por VAC, añade una columna de total acumulado y divide entre el total general.

Ejemplo resuelto: una tienda de equipos de café

Una pequeña tienda especializada en café vende grano, equipos y accesorios. Estas son sus diez referencias, ordenadas por valor anual de consumo (coste unitario × unidades anuales). Todas las cifras están calculadas y redondeadas a un decimal.

Valor anual de consumo total: 112.870 €.

Cómo leer el resultado

• Clase A: 3 referencias (el 30 % de los artículos) suponen el 69,7 % del valor. Dos de ellas —la cafetera espresso (60 unidades) y el molinillo (180 unidades)— son los dos artículos que menos se venden de toda la gama y, sin embargo, ocupan el segundo y el tercer puesto por valor.
• Clase B: 3 referencias (el 30 % de los artículos) suponen el 24,0 % del valor (93,7 % − 69,7 %).
• Clase C: 4 referencias (el 40 % de los artículos) suponen solo el 6,3 % del valor. Los filtros de papel venden 1.500 unidades al año, pero pesan poco económicamente.

Con solo diez referencias, el reparto es menos extremo que en una tienda real con cientos o miles de productos, donde la cola de artículos C suele ser mucho mayor.

Convertir las clases en políticas de gestión

Las cifras de nivel de servicio y de frecuencia son puntos de partida, no estándares. Ajústalas a tus márgenes, tu espacio y tu personal. Para los calendarios de recuento, consulta los recuentos cíclicos de inventario.

El análisis ABC en una hoja de cálculo

Cambia 0,7 y 0,95 por los cortes que elijas. En el ejemplo anterior, estos umbrales dan tres artículos A, tres B y cuatro C.

Usar el ABC para gestionar la tesorería y las compras

El ABC no es solo una herramienta de recuento. Como los artículos A concentran la mayor parte del dinero que mueve el inventario, las pequeñas mejoras en ellos son las que más afectan a la tesorería:

• Pide los artículos A con más frecuencia y en cantidades más pequeñas cuando los proveedores lo permitan, para que haya menos dinero parado en stock.
• Negocia los artículos A: unos pocos puntos en una línea de mucho valor valen más que grandes descuentos en artículos C.
• Pide los artículos C con menos frecuencia y en mayores cantidades para reducir el trabajo de pedidos; el impacto en la tesorería es pequeño.
• Revisa los artículos B y C de baja rotación para descatalogarlos cuando falte espacio.

Escenario ilustrativo

Lo siguiente es una ilustración hipotética, no un caso de cliente. Una ferretería con 4.000 referencias hace su primer análisis ABC y descubre que unos 400 artículos concentran la mayor parte de su valor anual de consumo. Pasa esos artículos a revisiones semanales de pedidos y recuentos mensuales, les fija puntos de pedido y pasa miles de tornillos y accesorios de poco valor a una reposición mensual sencilla. El dueño dedica menos tiempo total al stock, pero ahora lo dedica donde está el dinero.

Mejoras: XYZ, criticidad y productos nuevos

• El análisis XYZ añade la variabilidad de la demanda: los artículos X se venden de forma constante y los Z de forma irregular. Un artículo «AZ» (valioso e imprevisible) necesita más stock de seguridad que uno «AX».
• Excepciones por criticidad: un artículo C de poco valor puede ser esencial, como los vasos de papel sin los que una cafetería no puede trabajar. Márcalos a mano.
• Los productos nuevos no tienen un año de historial. Clasifícalos provisionalmente según las ventas previstas y revísalos a los tres meses.
• Estacionalidad: un producto de temporada puede ser A en diciembre y C en marzo. Haz el análisis sobre el periodo que corresponda.

Qué cambia el ABC en la rutina diaria de una tienda

La clasificación solo compensa cuando cambia lo que hace la gente. En la práctica, un comercio que usa el ABC suele acabar con tres ritmos distintos:

Estos ritmos son ejemplos que hay que adaptar, no normas. Lo importante es que la atención limitada del dueño siga al dinero. Mantén visible la clase —por ejemplo, como prefijo en una nota interna o una etiqueta de categoría— para que el equipo sepa qué productos merecen más cuidado cuando el stock baja o una entrega llega incompleta.

De dónde salen los datos

Todo lo que necesita el ABC ya lo produce un TPV que registra las ventas por producto y las compras con precio de coste: las unidades vendidas por producto en doce meses y el último coste unitario. Exporta ambos datos, sigue los pasos de la hoja de cálculo anteriores y repítelo dos veces al año. La exactitud de los datos depende de la exactitud del stock y de los costes: otro motivo para mantener recuentos cíclicos periódicos y registrar cada entrega.

Errores habituales en el análisis ABC

• Ordenar por unidades en lugar de por valor. Los artículos baratos de mucho volumen parecen importantes sin serlo.
• No actualizar nunca las clases. Revísalas al menos dos veces al año; las gamas y los precios cambian.
• Ignorar por completo el margen bruto. Para las decisiones de compra, mira también la aportación al beneficio, no solo el coste.
• Usar datos de stock o de coste inexactos. El análisis es tan bueno como tus registros: mantenlos limpios con recuentos periódicos y precios de compra registrados.
• Considerar que los artículos C no importan a los clientes. Que falten artículos pequeños también molesta; mantén para ellos reglas sencillas y fiables.

Lista de comprobación del análisis ABC

• Exportar 12 meses de unidades vendidas y el coste unitario actual de cada referencia.
• Calcular el VAC, ordenar y calcular los porcentajes acumulados.
• Fijar los cortes en los saltos naturales (alrededor del 70–80 % y del 90–95 %).
• Aplicar políticas de reposición, recuento y revisión distintas por clase.
• Marcar a mano los artículos C críticos.
• Programar la próxima revisión (cada seis meses, o antes de la temporada alta).

Para el marco general, consulta la guía de gestión de inventario en tienda. Las categorías, las marcas y los precios de coste se gestionan en la gestión de inventario.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Fórmula del punto de pedido
• Recuentos cíclicos de inventario
• Guía de gestión de inventario
• Prevención de mermas

Fuentes y lecturas recomendadas

• Zoho Inventory — El análisis ABC en la gestión de inventario
• DCL Logistics — Análisis ABC: significado, ventajas y retos
• Cleverence — ¿Qué es el análisis ABC del inventario?

Si pides demasiado tarde, los clientes encuentran la estantería vacía. Si pides demasiado pronto, el dinero se queda parado en el almacén. El punto de pedido te dice con qué nivel de stock hacer el siguiente pedido para que llegue justo antes de agotarlo, con un pequeño margen para los imprevistos.

Esta guía explica la fórmula del punto de pedido, cómo medir la demanda y el plazo de entrega del proveedor, tres formas de calcular el stock de seguridad y cuatro ejemplos resueltos. Todos los cálculos están comprobados y puedes reproducirlos en una hoja de cálculo.

La fórmula del punto de pedido

• Demanda media diaria (d): cuántas unidades vendes al día de media.
• Plazo de entrega (L): los días que pasan desde que haces el pedido hasta que el stock está disponible para vender.
• Stock de seguridad (SS): unidades extra para absorber una demanda superior a la media o entregas con retraso.

La primera parte, d × L, es el stock que esperas vender mientras esperas la entrega. El stock de seguridad cubre la incertidumbre alrededor de esa previsión.

Medir bien la demanda

Usa tu propio historial de ventas en lugar de suposiciones. Un TPV que registra cada venta por producto lo hace sencillo.

• Usa un periodo representativo: las últimas 8–12 semanas para los productos estables; la misma temporada del año anterior para los de temporada.
• Usa unidades, no facturación. Los cambios de precio distorsionan las estimaciones basadas en importes.
• Excluye los hechos puntuales, como un único pedido grande de un cliente empresa, o trátalos por separado.
• Cuenta los días que abre la tienda. Si abres seis días a la semana, divide las ventas semanales entre seis y usa el plazo de entrega en días de apertura.
• Ojo con las roturas de stock en el historial: los días sin stock muestran cero ventas, lo que infravalora la demanda real.

Los informes de ventas por producto y periodo lo agilizan; consulta informes y estadísticas.

Medir el plazo de entrega del proveedor

El plazo de entrega no es solo el tiempo de transporte. Va desde que decides pedir hasta que el stock está en la estantería:

Anota la fecha real del pedido y la fecha en que el stock estuvo disponible en cada entrega. Registrar las compras a proveedores con sus fechas te da este historial automáticamente; consulta la gestión de compras y las fichas de proveedores.

Stock de seguridad: tres métodos

1. Margen fijo (sencillo)

Elige un número de días de cobertura; por ejemplo, tres días de demanda media. Es fácil de aplicar y de explicar, pero ignora cuánto varía realmente la demanda.

2. Método estadístico (la demanda varía)

Aquí, el nivel de servicio es la probabilidad de no quedarse sin stock durante un ciclo de reposición. Valores de Z habituales de la distribución normal estándar:

Usa la misma unidad de tiempo en todo el cálculo. Si σ se mide por día, el plazo de entrega debe estar en días; mezclar una desviación típica semanal o mensual con un plazo en días es un error habitual que dispara el stock de seguridad.

3. Método estadístico (varían la demanda y el plazo)

Usa esta versión cuando los proveedores no son fiables: el término d² × σ_L² suele dominar, y por eso los retrasos en las entregas hacen más daño que el ruido de la demanda.

Alternativa: el método máximo–medio

Sin datos suficientes para la estadística, algunos comercios usan SS = (demanda diaria máxima × plazo máximo) − (demanda diaria media × plazo medio). Es sencillo pero conservador y tiende a sobreestimar el stock.

Ejemplos resueltos

Ejemplo 1: margen fijo

Una cafetería vende una media de 12 bolsas de café en grano al día. El tostador entrega en 5 días. El dueño mantiene 20 bolsas como stock de seguridad.

PP = 12 × 5 + 20 = 60 + 20 = 80 bolsas. Cuando el stock baje a 80, haz el pedido.

Ejemplo 2: stock de seguridad estadístico

Una tienda de alimentación vende una media de 15 unidades/día de un aceite, con una desviación típica de 4 unidades/día. El plazo de entrega es de 9 días. Nivel de servicio objetivo: 95 % (Z = 1,645).

1. Stock de seguridad = 1,645 × 4 × √9 = 1,645 × 4 × 3 = 19,74 → redondeado al alza, 20 unidades.
2. Demanda durante el plazo = 15 × 9 = 135 unidades.
3. PP = 135 + 20 = 155 unidades.

Ejemplo 3: varían la demanda y el plazo

Una ferretería vende 20 unidades/día de un paquete de tornillería (σ_d = 5). El plazo del proveedor es de 7 días de media pero varía (σ_L = 2 días). Objetivo: 95 % (Z = 1,645).

1. Desviación combinada = √(7 × 5² + 20² × 2²) = √(175 + 1.600) = √1.775 ≈ 42,13.
2. Stock de seguridad = 1,645 × 42,13 ≈ 69,3 → 70 unidades.
3. PP = 20 × 7 + 70 = 140 + 70 = 210 unidades.

Fíjate en que la variabilidad del plazo (1.600) aporta mucho más que la de la demanda (175). Mejorar la fiabilidad del proveedor reduciría este margen más que afinar la previsión.

Ejemplo 4: método máximo–medio

Demanda diaria máxima 30, plazo máximo 10 días; demanda media 20, plazo medio 7 días. Stock de seguridad = 30 × 10 − 20 × 7 = 300 − 140 = 160 unidades, mucho más que en el ejemplo 3, lo que muestra por qué este método es conservador.

Calcular los puntos de pedido en una hoja de cálculo

No necesitas software especial para empezar. Exporta las ventas diarias en unidades de cada producto y crea una fila por referencia:

INV.NORM.ESTAND devuelve el valor de Z para cualquier nivel de servicio, así que puedes probar qué le pasa al stock al pasar del 95 % al 97,5 %: en el ejemplo 2, el stock de seguridad subiría de unas 20 a unas 24 unidades (1,96 × 4 × 3 = 23,5).

Casos especiales

• Productos de temporada: calcula la demanda con la misma temporada del año anterior, no con las últimas semanas.
• Productos nuevos: empieza con una estimación prudente basada en artículos parecidos y revísala tras cuatro a seis semanas de ventas.
• Promociones: suma el aumento previsto de la promoción a la demanda solo durante el periodo promocional.
• Productos perecederos: la vida útil limita el stock de seguridad; un nivel de servicio más bajo suele ser el equilibrio correcto.
• Productos de baja rotación (unas pocas unidades al mes): las fórmulas estadísticas no son fiables; usa un mínimo sencillo, como una o dos unidades en existencia.
• Días fijos de pedido: si solo puedes pedir una vez por semana, suma el periodo de revisión al plazo de entrega (revisión periódica), o te quedarás sin stock entre pedido y pedido.

Cuánto pedir al llegar al punto de pedido

El punto de pedido te dice cuándo; aún tienes que decidir cuánto. Los enfoques habituales en comercio son:

• Cantidad fija: pedir siempre lo mismo (por ejemplo, una caja completa o el mínimo del proveedor).
• Nivel objetivo: pedir lo necesario para devolver el stock a un máximo, como dos semanas de demanda más el stock de seguridad.
• Días de cobertura: pedir un número de días de demanda prevista, ajustado según las próximas promociones o temporadas.

Equilibra tres costes: el de hacer pedidos, el de mantener stock y el de quedarse sin él. Los tamaños de caja y los importes mínimos de pedido suelen decidir la cifra final.

Punto de pedido frente a mínimo/máximo

Muchas herramientas de TPV e inventario usan un mínimo y un máximo por producto. Las dos ideas encajan: el mínimo es en la práctica tu punto de pedido y el máximo tu nivel objetivo. Cuando el stock baja al mínimo, pides lo suficiente para llegar al máximo. Usar el método de esta guía para fijar el mínimo —en lugar de una cifra redonda elegida una vez y nunca revisada— es lo que convierte un ajuste mínimo/máximo en una verdadera política de reposición.

Revisa los dos valores cuando cambien la demanda, el plazo de entrega o los tamaños de caja, y después de cada temporada alta.

Evitar roturas de stock en la práctica

• Fija primero los puntos de pedido de tus productos de clase A; consulta el análisis ABC del inventario (en inglés).
• Revisa la lista de stock bajo cada día a la misma hora.
• Recalcula la demanda y el plazo de entrega cada trimestre y antes de las temporadas altas.
• Mantén exactos los registros de stock con recuentos cíclicos (en inglés) periódicos: un punto de pedido no sirve de nada si la cifra de stock está mal.
• Registra las entregas el mismo día que llegan para que el stock del sistema esté al día.
• Acuerda opciones de urgencia con los proveedores clave.

Para una visión de conjunto, lee la guía de gestión de inventario en tienda. La visibilidad del stock bajo forma parte de la gestión de inventario en el TPV.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Guía de gestión de inventario
• Margen y recargo
• Indicadores clave del comercio
• Cómo elegir un TPV

Fuentes y lecturas recomendadas

• Cleverence — Cómo calcular el stock de seguridad y el punto de pedido
• Cleverence — Guía de cálculo del stock de seguridad y del punto de pedido
• Ecosire — Guía de EOQ, stock de seguridad y punto de pedido
• NIST/SEMATECH e-Handbook — Distribución normal

El inventario suele ser la mayor cantidad de dinero que un comercio tiene parada en un mismo sitio: en las estanterías, en el almacén y en cajas esperando a abrirse. La gestión de inventario en tienda es el conjunto de hábitos y herramientas que garantizan que ese dinero se convierta en ventas y no en polvo, en bajas o en estanterías vacías.

Esta guía práctica sigue al stock por toda la tienda: recepción, identificación de productos, movimientos de stock, valoración, reposición, proveedores, auditorías e informes. Cada sección termina con algo que puedes aplicar esta misma semana, y la guía enlaza con artículos más detallados sobre el punto de pedido, el análisis ABC, los recuentos cíclicos y las mermas.

El ciclo del inventario en una imagen

Todos los productos recorren el mismo ciclo: se reciben, se etiquetan y se colocan, se venden, se cuentan y se reponen. Gestionar bien el inventario consiste simplemente en que cada paso actualice con exactitud el mismo registro de stock.

Cuando los pasos están conectados —por ejemplo, cuando un TPV descuenta el stock en caja y lo suma al registrar las entregas—, la cifra de stock de la pantalla se mantiene cerca de lo que hay en la estantería. Cuando los pasos se hacen en papel o en hojas de cálculo separadas, las cifras se van alejando.

Recepción: donde empieza la exactitud

Los errores que se cometen en la puerta del almacén se propagan a todos los informes posteriores. Una rutina de recepción disciplinada lleva unos minutos más por entrega y evita horas de investigación después.

1. Compara con el pedido. Revisa el albarán frente a tu pedido de compra antes de firmar.
2. Cuenta físicamente. Cuenta las cajas y, en los artículos de valor, las unidades. No te fíes solo de los papeles del proveedor.
3. Revisa el estado. Anota en el albarán los artículos dañados, caducados o equivocados y hazles una foto.
4. Registra la compra en el momento. Introduce cantidades y precios de compra para que el stock y los costes se actualicen el mismo día.
5. Etiqueta antes de colocar. Los artículos sin un código de barras legible llevan una etiqueta antes de llegar a la sala de ventas.

Registrar las entregas por proveedor mantiene al día tus precios de coste y hace útil tu historial para negociar; consulta la gestión de compras y las fichas de proveedores.

Gestión de referencias e identificación de productos

Una referencia (SKU, stock-keeping unit) es tu identificador interno para cada producto distinto que tienes en stock. Cada variante que necesites contar o tarifar por separado —talla, color, formato— merece su propia referencia.

Usa el GTIN del fabricante cuando exista

La mayoría de los productos de marca llevan un GTIN (Global Trade Item Number) asignado según los estándares de GS1 e impreso como código de barras: normalmente EAN-13 a nivel internacional o UPC-A (un GTIN de 12 dígitos) en Norteamérica. Las indicaciones de GS1 son claras: un producto modificado debe recibir un GTIN nuevo, y las cajas exteriores suelen llevar un GTIN distinto al de la unidad de consumo. Guardar el GTIN en cada referencia hace que un escaneo en caja o en la recepción encuentre al instante el producto correcto. Para una comparación completa de los identificadores, consulta SKU, UPC, EAN y GTIN (en inglés).

Etiqueta los productos que no tienen código de barras

Los productos a granel, artesanales o reenvasados necesitan códigos de barras internos. Genéralos desde la ficha del producto e imprime las etiquetas, para que el código de la estantería coincida siempre con el sistema. Consulta las etiquetas de códigos de barras y la lectura de códigos de barras.

Movimientos de stock: cada cambio tiene un motivo

El stock solo debería cambiar por un motivo registrado. Los tipos de movimiento habituales son:

Revisar el historial de movimientos de un producto es la forma más rápida de explicar una diferencia. Un registro de actividad que guarda quién hizo cada ajuste manual desanima los cambios descuidados o deshonestos; consulta personal, permisos y registro de actividad.

Valoración del stock y ratios clave

Necesitas un valor del stock para tu contabilidad y para decidir. Los tres métodos de coste habituales son:

• FIFO (primero en entrar, primero en salir): los costes de compra más antiguos se asignan primero a las ventas.
• Precio medio ponderado: cada unidad lleva el coste medio de todas las unidades en existencia.
• Identificación específica: se sigue el coste real de cada artículo; práctico para productos de valor con número de serie.

Ejemplo de precio medio ponderado: tienes 100 unidades compradas a 2,00 € y recibes otras 50 a 2,30 €. El coste medio es (100 × 2,00 + 50 × 2,30) ÷ 150 = 315 € ÷ 150 = 2,10 € por unidad. El método que debes usar a efectos fiscales depende de tu país, así que confírmalo con tu asesor.

Rotación del inventario y días de stock

Rotación del inventario = coste de las mercancías vendidas ÷ valor medio del inventario. Días de stock = 365 ÷ rotación.

Ejemplo: una tienda con 240.000 € de coste de mercancías vendidas en un año y un valor medio de inventario de 40.000 € tiene una rotación de 240.000 ÷ 40.000 = 6, es decir, unos 365 ÷ 6 ≈ 61 días de stock disponible. Compara la cifra por categoría a lo largo del tiempo en lugar de con referencias genéricas.

Reposición: decidir cuándo y cuánto pedir

La pregunta central es sencilla: ¿cuándo debo pedir y cuánto? La respuesta estándar es el punto de pedido: pide cuando el stock baje hasta la demanda prevista durante el plazo de entrega del proveedor más un margen de seguridad.

No todos los productos merecen la misma atención. El análisis ABC (en inglés) ordena los productos por su valor anual para que apliques reglas de reposición estrictas a los pocos artículos que más importan y reglas más sencillas al resto. Las listas de stock bajo de tu TPV son un aviso diario práctico; consulta la gestión de inventario.

Trabajar con proveedores

• Anota los plazos de entrega reales, no los prometidos. El punto de pedido depende de ellos.
• Registra los precios de compra en cada entrega para detectar pronto las subidas.
• Mide el nivel de servicio: con qué frecuencia llegan las entregas completas y correctas.
• Acuerda cómo se abonan las entregas dañadas o incompletas, y guarda pruebas.
• Ten un segundo proveedor para tus productos más importantes (clase A) cuando sea posible.

Auditorías de inventario: inventario completo y recuentos cíclicos

Incluso con procesos perfectos, los registros se desvían por errores de recuento, daños no registrados y robos. Dos enfoques de auditoría los mantienen fiables:

Muchos comercios combinan ambos: recuentos cíclicos continuos durante el año y un inventario completo al cierre del ejercicio. Nuestra guía de recuentos cíclicos muestra cómo programarlos y medir la exactitud, y la guía de prevención de mermas explica cómo actuar ante las pérdidas que encuentres (ambas en inglés).

Informes de inventario: las cifras que hay que revisar

Consulta qué informes incluye cada edición en la página de informes y estadísticas.

Planificar temporadas y promociones

La demanda media oculta los picos. Antes de una temporada o una promoción, mira el mismo periodo del año anterior, ajusta según los cambios conocidos (productos nuevos, cambios de precio, eventos locales) y haz los pedidos con antelación suficiente para cubrir los plazos de entrega más largos de los periodos de mucha actividad. Después del pico, revisa qué se vendió y qué sobró; el stock de temporada sobrante sale más barato liquidarlo pronto con una rebaja planificada que almacenarlo hasta el año siguiente.

Errores habituales en la gestión de inventario

• Registrar las entregas tarde. El stock parece bajo y vuelves a pedir lo que ya está en el almacén.
• Corregir recuentos sin investigar. El mismo error se repite el mes siguiente.
• Gestionar todos los productos igual. El tiempo que dedicas a los artículos C es tiempo que no dedicas a los A.
• Ignorar los productos lentos. El stock antiguo inmoviliza dinero y espacio que podrían usar productos con más salida.
• Fiarte de la memoria para los plazos de entrega. Los puntos de pedido basados en suposiciones se agotan en el peor momento.

Lista de comprobación de gestión de inventario

• Cada variante vendible tiene su propia referencia, código de barras, categoría y precio de coste.
• Las entregas se comparan con el pedido y se registran el mismo día.
• Los ajustes manuales de stock siempre llevan un motivo y un usuario.
• Los artículos con stock bajo se revisan a diario; los productos clave tienen punto de pedido.
• Los productos están clasificados en A/B/C y se revisan al menos dos veces al año.
• Se hacen recuentos cíclicos cada semana; las diferencias se investigan, no solo se corrigen.
• Los productos lentos se revisan cada mes.
• Las copias de seguridad de la base de datos de inventario se hacen automáticamente.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• ¿Qué es un TPV?
• Cómo elegir un TPV
• Margen frente a recargo
• Flujo de pedidos en un restaurante

Fuentes y lecturas recomendadas

• GS1 UK — Preguntas frecuentes sobre GTIN y códigos de barras
• GS1 Nueva Zelanda — Guía básica de códigos de barras
• Zoho Inventory — El análisis ABC en la gestión de inventario
• Cleverence — Cálculo del stock de seguridad y del punto de pedido