Kundenkredit verwalten: Ratgeber für kleine Unternehmen

Vertrauenswürdige Kunden „anschreiben“ zu lassen, gehört für Baustoffhändler, Autoteilehändler, Lebensmittelgeschäfte, Metzgereien und viele andere kleine Betriebe zum Alltag. Es schafft Treue und größere Bestellungen – doch jeder Verkauf auf Rechnung ist Geld, das Sie verdient, aber noch nicht erhalten haben. Ohne klare Regeln und gute Aufzeichnungen wachsen diese Salden still, bis sie zum Liquiditätsproblem oder zur uneinbringlichen Forderung werden.

Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie Kundenkredit in einem kleinen Unternehmen verwalten: Kreditrichtlinien und Limits, Erfassung von Verkäufen und Zahlungen, Kontoauszüge, Altersstruktur der Forderungen, Abgleich, Mahnschritte und Risikokontrollen – mit Rechenbeispielen und Vorlagen.

So funktioniert Kundenkredit

Kauft ein Kunde auf Rechnung, wird der Verkauf erfasst und der Betrag seinem Saldo (der offenen Forderung) hinzugefügt. Zahlt er, wird die Zahlung erfasst und der Saldo sinkt. Zu jedem Zeitpunkt beträgt der Saldo des Kunden:

Wer Verkäufe auf Rechnung direkt an der Kasse im Kundenprofil erfasst, hält diese Historie vollständig – siehe Kundenkredit und Kundendaten.

Eine Kreditrichtlinie schreiben

Eine einseitige Kreditrichtlinie verhindert uneinheitliche Entscheidungen an der Theke. Sie sollte beantworten:

Lassen Sie Kunden die Bedingungen bei Kontoeröffnung unterschreiben oder bestätigen und bewahren Sie den Nachweis auf. Die Regeln zu Verbraucherkredit, Zinsen und Mahngebühren unterscheiden sich je nach Land; in Deutschland gelten etwa die Vorschriften zum Zahlungsverzug im BGB (§§ 286 ff.). Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln, bevor Sie Zinsen oder Gebühren berechnen.

Kreditlimits festlegen

Ein einfacher Ansatz verknüpft das Limit mit den erwarteten Einkäufen und der Zahlungsfrist:

Beispiel: Eine Werkstatt kauft etwa 1.200 € Teile im Monat und zahlt 30 Tage nach dem Kontoauszug. Ein Limit von 1,5 Monatseinkäufen ergibt 1.800 € – genug für einen Monat Einkäufe plus einen Teil des nächsten, bevor die Zahlung eingeht.

• Für neue Kunden niedriger beginnen und nach pünktlichen Zahlungen erhöhen.
• Limits bei Kunden, die wiederholt zu spät zahlen, senken oder einfrieren.
• Das Limit an der Kasse sichtbar machen, damit das Personal sieht, wenn ein Verkauf es überschreiten würde.

Verkäufe, Zahlungen und Rechnungen richtig erfassen

• Jeden Verkauf auf Rechnung mit dem Kunden verknüpfen – zum Zeitpunkt des Verkaufs, mit Bon- oder Rechnungsnummer.
• Jede Zahlung am Tag des Eingangs erfassen, mit Zahlungsart und Referenz (Überweisung, bar, Karte).
• Zahlungen bestimmten Rechnungen zuordnen, wenn der Kunde sie angibt; sonst der ältesten zuerst.
• Rückgaben und Korrekturen per Gutschrift, nie durch Löschen des ursprünglichen Verkaufs.
• Geschäftskunden brauchen eventuell eine vollständige Rechnung statt eines Kassenbons – siehe Bons & Rechnungen.

Kontoauszüge für Kunden

Ein Kontoauszug fasst das Konto für einen Zeitraum zusammen: Anfangssaldo, jeden Verkauf und jede Zahlung sowie den fälligen Endsaldo. Senden Sie Kontoauszüge nach festem Rhythmus – meist monatlich –, auch an Kunden, die pünktlich zahlen; das verhindert Überraschungen und Streit.

Die Altersstruktur: sehen, was überfällig ist

Eine Altersstrukturliste (Offene-Posten-Liste nach Fälligkeit) gruppiert offene Beträge danach, wie lange sie über das Fälligkeitsdatum hinaus sind. Wer ab dem Fälligkeitsdatum statt ab dem Rechnungsdatum rechnet, behandelt eine neue Rechnung nicht fälschlich als überfällig.

Alle Kundennamen sind frei erfunden. So lesen Sie das Beispiel: Der Großteil des Geldes ist nicht fällig oder weniger als 30 Tage überfällig, was normal ist. Doch 600 € – 12,8 % der Summe – sind bei einem einzigen Kunden mehr als 90 Tage überfällig, und die Werkstatt Marsch rutscht allmählich in die Spalte 31–60. Diese beiden Konten brauchen diese Woche Aufmerksamkeit.

Forderungslaufzeit (DSO)

Beispiel: Am Ende eines Quartals schulden Kunden 18.400 €; der Umsatz auf Rechnung im Quartal betrug 46.000 €. DSO = 18.400 ÷ 46.000 × 90 = 36 Tage. Im Schnitt dauert es also etwa 36 Tage, einen Verkauf auf Rechnung zu kassieren. Vergleichen Sie das mit Ihrer Zahlungsfrist: Bei 30 Tagen Frist bedeuten 36 Tage, dass Kunden im Schnitt etwas zu spät zahlen.

Die DSO ist ein Durchschnitt und kann Probleme verbergen; lesen Sie sie immer zusammen mit der Altersstrukturliste.

Ein einfaches Mahnverfahren

Bleiben Sie konsequent: Kunden lernen schnell, welche Fristen ernst gemeint sind. Halten Sie jeden Kontakt und jede Zusage in den Kundennotizen fest.

Wenn ein Kunde sein Limit überschreitet

Früher oder später möchte ein guter Kunde mehr kaufen, als sein Limit erlaubt. Legen Sie vorher fest, wer eine Ausnahme freigeben darf und wie, statt den Kassierer an der Theke verhandeln zu lassen. Ein üblicher Ansatz: Der Teil über dem Limit wird sofort bar oder mit Karte bezahlt, oder die Filialleitung gibt eine einmalige Erhöhung frei und hält den Grund fest. Wiederholte Anfragen sind ein Signal, das Limit formell zu prüfen – nach oben bei Kunden, die immer pünktlich zahlen, gar nicht bei denen, die schon überfällig sind. Was immer Sie entscheiden: Halten Sie es in den Kundennotizen fest, damit die nächste Person an der Kasse die Vorgeschichte kennt.

Kundensalden abgleichen

1. Monatlich: Die Summe aller Kundensalden in der Kasse sollte den Forderungen in Ihrer Buchhaltung entsprechen.
2. Zahlungen: Eingegangene Überweisungen und Kartenzahlungen mit den bei Kunden erfassten Zahlungen abgleichen.
3. Nicht zugeordnete Zahlungen: Jede Zahlung, die keinem Kunden zugeordnet ist, noch in derselben Woche klären.
4. Einwände: mit dem ursprünglichen Bon oder der Rechnung klären und bei Bedarf eine Gutschrift ausstellen.
5. Jahresende: die Spalte 90+ mit Ihrem Steuerberater prüfen, bevor die Bücher abgeschlossen werden.

Risikokontrollen

• Nur freigegebene Kunden dürfen auf Rechnung kaufen; Freigaben durch Inhaber oder Filialleitung.
• Für jedes Konto ist ein Kreditlimit festgelegt und wird an der Kasse geprüft.
• Individuelle Personal-Logins, damit jeder Verkauf auf Rechnung zugeordnet ist – siehe Personalrechte.
• Berechtigungen beschränken, wer Limits ändern, Salden bearbeiten oder Gutschriften ausstellen darf.
• Kontoauszüge monatlich versenden; Altersstrukturliste wöchentlich prüfen.
• Gesperrte Konten werden automatisch dem gesamten Personal mitgeteilt.
• Kundensalden werden zusammen mit den übrigen Kassendaten gesichert.

Kreditverwaltung ist Teil der täglichen Abläufe – siehe den Ratgeber zu den täglichen Abläufen im Geschäft – und beeinflusst Ihr finanzielles Gesamtbild: Überfällige Salden sind erfasster, aber noch nicht eingenommener Umsatz, was bei der Prüfung der Kennzahlen im Einzelhandel und des Kassenabschlusses zählt. Häufig auf Rechnung verkaufen etwa Baumärkte und Eisenwarenhändler, Autoteilehändler und Metzgereien.

Häufige Fragen

Verwandte Ratgeber

• Tägliche Abläufe im Geschäft
• Kassenabschluss am Tagesende
• Kennzahlen im Einzelhandel
• Marge und Aufschlag

Quellen und weiterführende Literatur

• Taxstra – Vorlage zur Altersstruktur der Forderungen
• Relay – So berechnen Sie die Forderungslaufzeit (DSO)
• Epos Now – Altersstruktur der Forderungen erklärt
• Stuut – DSO vs. Altersstrukturliste