Categoría: Gestión de tienda

SKU, UPC, EAN, GTIN: los comercios usan estos términos como si fueran lo mismo, pero no lo son. Confundirlos provoca productos duplicados, códigos de barras que escanean el artículo equivocado y marketplaces que rechazan tus fichas.

Esta guía explica qué es cada identificador, quién lo asigna, en qué se diferencian los códigos de barras, cómo funcionan los dígitos de control y cómo organizar bien la identificación de productos en una tienda, con una tabla comparativa y una lista de errores habituales.

La respuesta corta

¿Qué es un SKU (referencia interna)?

Un SKU es un identificador que creas tú para controlar los productos de tu propio inventario. Dos tiendas pueden vender la misma lata de sopa con SKU completamente distintos. Como los SKU son internos, puedes diseñarlos para que tengan sentido para tu equipo; por ejemplo, TE-VER-100 para 100 g de té verde.

Buenas reglas para diseñar los SKU

• Un SKU por variante vendible (talla, color, formato) que necesites contar o tarifar por separado.
• Que sean cortos y sin ambigüedades: evita letras que parecen números (O y 0, I y 1).
• No codifiques cosas que cambian, como el precio o el proveedor; usa campos para eso.
• No reutilices nunca un SKU para otro producto, aunque el antiguo esté descatalogado.

Un SKU no es automáticamente un código de barras. Si quieres escanear un SKU interno, lo imprimes como código de barras en tus propias etiquetas; consulta las etiquetas de códigos de barras.

¿Qué es un GTIN?

El GTIN es el número de producto único en todo el mundo que define GS1, la organización sin ánimo de lucro que gestiona los estándares de códigos de barras. El titular de una marca obtiene una licencia de un prefijo de empresa GS1 de su organización GS1 nacional y lo usa para numerar sus productos. Después, comercios, marketplaces y distribuidores usan ese número para identificar el producto en todas partes.

Un GTIN tiene tres partes: el prefijo de empresa GS1, que identifica al titular de la marca; una referencia de artículo, que la marca elige para cada producto; y un dígito de control final que permite a lectores y sistemas detectar errores de tecleo o de lectura. Según las indicaciones de GS1, un producto modificado de forma importante debe recibir un GTIN nuevo, y las cajas exteriores suelen tener un GTIN distinto al de la unidad de consumo.

UPC, EAN y la familia GTIN

Los lectores de TPV actuales de la mayoría de los países leen tanto UPC-A como EAN-13. Un UPC de 12 dígitos puede representarse como un número de 13 añadiendo un cero delante, y por eso los sistemas a menudo guardan los GTIN con 14 dígitos rellenos con ceros. Si tu tienda vende productos importados y locales, asegúrate de que tu TPV trata 036000241457 y 0036000241457 como el mismo producto.

Cómo funciona el dígito de control (con un ejemplo)

Todas las longitudes de GTIN usan el mismo dígito de control en módulo 10. Empezando por el dígito de datos situado más a la derecha (sin contar el dígito de control), multiplica los dígitos alternativamente por 3 y por 1, suma los resultados y elige el dígito de control que lleva el total al siguiente múltiplo de 10.

Ejemplo: el UPC-A de 12 dígitos 03600024145?; hay que encontrar el último dígito.

1. Dígitos en posiciones impares desde la derecha (5, 1, 2, 0, 6, 0): suma = 14, × 3 = 42.
2. Dígitos en posiciones pares desde la derecha (4, 4, 0, 0, 3): suma = 11.
3. Total = 42 + 11 = 53. El siguiente múltiplo de 10 es 60, así que el dígito de control es 60 − 53 = 7.
4. Código completo: 036000241457.

Otro ejemplo muy usado: los 12 primeros dígitos 400638133393 dan una suma ponderada de 89, así que el dígito de control del EAN-13 es 1 (4006381333931). Un escaneo que no supera esta prueba se rechaza, y por eso un código de barras mal tecleado rara vez coincide con un producto equivocado.

Códigos de tienda y de peso variable

No todos los productos traen un GTIN. Para los artículos que se envasan o se pesan en la tienda, GS1 reserva los números de circulación restringida (RCN) —por ejemplo, números de 13 dígitos que empiezan por 02 o por 20–29—, cuyo significado lo define la organización GS1 local o la propia empresa, no un estándar mundial. Se usan sobre todo para:

• Productos que se pesan y se etiquetan en la tienda (charcutería, carne, queso, granel), donde el código puede incluir un campo de precio o de peso según las normas locales.
• Artículos internos, como la bollería elaborada en el propio local.
• Cupones y vales de la tienda, según las normas locales.

Como la estructura de estos códigos varía según el país y el comercio, consulta las normas de tu organización GS1 local y confirma qué admiten tu TPV y tus básculas antes de confiar en códigos con peso o precio incorporado. Para artículos sencillos sin código de barras, muchas tiendas pequeñas simplemente imprimen códigos internos a partir de sus SKU.

Etiquetas de producto y de estantería

Imprime las etiquetas desde la misma ficha de producto que usa la caja, para que el precio de la estantería y el de la caja no puedan diferir. Consulta las etiquetas de códigos de barras y de precio.

Lectores y tipos de códigos de barras

La mayoría de los lectores para comercio leen UPC-A, UPC-E, EAN-13 y EAN-8 de fábrica. Algunos puntos prácticos:

• 1D frente a 2D: los lectores lineales leen los códigos de barras clásicos; los imagers 2D también leen códigos QR, GS1 DataMatrix y pantallas de móvil.
• ITF-14 y GS1-128 en las cajas pueden tener que activarse en la configuración del lector si escaneas cajas en la recepción.
• Modo teclado: la mayoría de los lectores USB escriben los dígitos en el campo activo y después pulsan Intro.

Para la instalación y la solución de problemas, consulta la lista de instalación del hardware del TPV y la página del lector de códigos de barras.

Cómo organizar la identificación de productos en tu tienda

1. Crea un SKU para cada variante vendible siguiendo tus reglas de nombres.
2. Guarda el GTIN del fabricante en el SKU de cada producto que lo tenga; escanéalo en lugar de teclearlo.
3. Genera códigos de barras internos para los productos sin GTIN e imprime las etiquetas.
4. Busca duplicados: dos SKU no deberían compartir nunca un código de barras.
5. Prueba en caja: escanea diez productos al azar y confirma que aparecen el artículo y el precio correctos.
6. Registra los GTIN de caja por separado si los proveedores entregan en cajas que se pueden escanear.

Esta capa de identificación es la base de todo lo demás en la gestión de inventario; consulta la guía de gestión de inventario en tienda y la gestión de inventario.

Cuando un código de barras no se lee

1. Revisa el símbolo: los códigos dañados, arrugados o mal impresos son la causa más habitual. Prueba otro ángulo o un imager 2D.
2. Revisa la configuración del lector: algunas simbologías (por ejemplo, ITF-14 o GS1 DataMatrix) pueden venir desactivadas.
3. Revisa la ficha del producto: puede que el código no esté guardado en ningún SKU, o que esté guardado sin el cero inicial.
4. Teclea el número como alternativa y luego corrige la ficha para que el siguiente escaneo funcione.
5. Vuelve a etiquetar el producto con un código interno si el impreso no se puede leer.

Errores habituales

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Guía de gestión de inventario
• Hardware del TPV
• Recuentos cíclicos de inventario
• Operaciones de tienda

Fuentes y lecturas recomendadas

• GS1 UK — Preguntas frecuentes sobre GTIN y códigos de barras
• GS1 — Restricted Circulation Numbers (GSCN 23-006)
• GS1 — Resumen de los prefijos 20–29 de las organizaciones GS1
• GS1 Nueva Zelanda — Guía básica de códigos de barras
• Wikipedia — European Article Number

Los clientes juzgan una tienda por los momentos que ven: una entrada ordenada, un cobro rápido, un producto que de verdad está en la estantería. Esos momentos son el resultado de rutinas que nadie ve: las revisiones de apertura, el fondo de caja, la entrega revisada en la puerta del almacén, los informes revisados después del cierre. Ese conjunto de rutinas es la gestión operativa de la tienda.

Esta guía recorre un día completo en la tienda, desde la primera llave en la puerta hasta el último informe, con responsabilidades, listas de comprobación y procedimientos operativos estándar (POE) que puedes adaptar a tu propio negocio.

Qué abarca la gestión operativa de una tienda

Las operaciones de tienda son las tareas repetibles que mantienen una tienda segura, con stock, con personal y rentable. Se dividen en cinco grupos:

Procedimientos de apertura

Los primeros 30 minutos marcan el tono del día. Una lista de apertura por escrito hace que la tienda abra siempre igual, tenga quien tenga las llaves.

• Desconectar la alarma y revisar puertas, ventanas y almacén por si hay señales de robo.
• Encender luces, música, calefacción o aire acondicionado y los equipos del TPV.
• Arrancar el TPV y confirmar que carga, que la impresora de tickets funciona y que el cajón se abre.
• Contar el fondo de caja en el cajón y anotar el importe.
• Revisar las notas de traspaso de ayer: entregas previstas, pedidos de clientes, problemas pendientes.
• Recorrer la sala de ventas: rellenar huecos, frontear las estanterías, revisar las etiquetas de precio y las promociones.
• Revisar la entrada, el suelo y los probadores en busca de riesgos de seguridad.
• Informar al equipo: objetivos, promociones, entregas y quién cubre los descansos.

Abrir la caja y el cajón antes de que lleguen los clientes detecta pronto los problemas de hardware; consulta la lista de instalación del hardware del TPV para las soluciones a los problemas habituales.

Responsabilidades del personal

Tener claro quién es responsable de qué evita que las tareas se queden entre dos personas. Incluso en un equipo de dos o tres, nombra a un responsable para cada área en cada turno.

Da a cada persona su propio usuario para que las ventas, los reembolsos y los ajustes queden bien atribuidos, y ajusta los permisos al rol; consulta personal, roles y permisos.

Llevar la caja

La caja es donde la mayoría de los clientes se forman su impresión final. Normas que merece la pena poner por escrito:

• Saluda y atiende a cada cliente, también a los que esperan en la cola.
• Escanea cada artículo por separado, incluso las variantes que parecen iguales, para que el stock siga siendo exacto.
• Confirma el total en el visor de cliente antes del pago.
• Devuelve el cambio contándolo y deja los billetes sobre el cajón hasta dar el cambio.
• Ofrece el ticket y reimprímelo desde el historial de ventas si el cliente lo necesita más tarde.
• Regla de colas: abre una segunda caja cuando haya más de tres clientes esperando.

Devoluciones y cambios

Escribe un procedimiento breve de devoluciones: justificante de compra, plazo, revisión del estado, quién puede aprobar reembolsos y cómo se registra el stock devuelto (de vuelta al stock o de baja). Un trato coherente protege a los clientes y al negocio; la guía de prevención de mermas explica por qué.

Más información sobre la pantalla de cobro en la página de punto de venta.

Recibir el stock durante el día

Programa las entregas en las horas más tranquilas si los proveedores lo permiten, y nombra a una persona responsable de cada entrega.

1. Compara el albarán con el pedido de compra.
2. Cuenta las cajas (y las unidades en los artículos de valor) antes de firmar; anota en los papeles lo que falta y los daños.
3. Registra la entrega en el sistema el mismo día, con cantidades y precios de coste.
4. Imprime etiquetas para los artículos sin código de barras o con precio nuevo.
5. Lleva el stock a la sala de ventas o a su ubicación en el almacén; no dejes cajas en los pasillos.

Para un proceso más completo, consulta la guía de gestión de inventario en tienda y la gestión de compras.

Rutinas de mediodía

• Repón los artículos de más salida desde el almacén antes de las horas punta.
• Revisa la lista de stock bajo y prepara los pedidos a proveedores; consulta la fórmula del punto de pedido.
• Haz los recuentos cíclicos del día en una hora tranquila; consulta los recuentos cíclicos de inventario.
• Haz una retirada a caja fuerte si el efectivo del cajón supera tu límite.
• Ordena y vuelve a frontear los expositores después de los momentos de más trabajo.
• Cubre los descansos para que la caja nunca quede sin atender.

Procedimientos de cierre

El cierre combina dinero, stock y seguridad. Aquí la lista de comprobación importa más que en ningún otro momento, porque el personal cansado se salta pasos.

• Cerrar la entrada a la hora de cierre y atender a los últimos clientes.
• Hacer el arqueo: contar el cajón, compararlo con el importe esperado y anotar cualquier diferencia; consulta el arqueo de caja.
• Cerrar el lote del datáfono si tu proveedor lo exige.
• Guardar en la caja fuerte el fondo de mañana y el dinero para el banco.
• Sacar el informe de cierre del día en el TPV.
• Ordenar la sala, vaciar las papeleras, revisar probadores y aseos.
• Escribir las notas de traspaso para el equipo de apertura.
• Apagar los equipos que no deben quedarse encendidos; dejar encendido el ordenador principal del TPV si hace las copias de seguridad.
• Conectar la alarma y cerrar.

Informes diarios que revisar

Cinco minutos con las cifras adecuadas cada tarde o cada mañana evitan que los problemas pequeños se hagan grandes.

Sigue también cada semana un puñado de indicadores clave; la guía de indicadores clave del comercio enumera doce que merece la pena seguir. Las opciones de informes se describen en la página de informes y estadísticas.

Escribir procedimientos operativos estándar (POE)

Un POE es una descripción breve y por escrito de cómo se hace una tarea en tu tienda. Acelera la formación y hace que la calidad sea constante. Limita cada POE a una página:

Empieza por los POE que más problemas causan cuando se hacen mal: arqueo, reembolsos, recepción, apertura, cierre y qué hacer ante un corte de internet o de luz. El artículo TPV sin conexión o en la nube incluye un procedimiento ante cortes que puedes adaptar.

Incorporar a nuevos empleados

El personal nuevo aprende antes las rutinas de una tienda cuando la formación sigue la misma estructura que el propio día. Un plan sencillo para la primera semana:

Da al empleado nuevo su propio usuario desde el primer día con permisos limitados y amplíalos a medida que se forma. Usar datos de demostración en un dispositivo de repuesto es una forma de bajo riesgo de practicar reembolsos y correcciones.

Gestionar las incidencias

Toda tienda acaba enfrentándose a un corte de luz, una caída de internet, un datáfono averiado, una queja de un cliente o una sospecha de robo. Decide de antemano quién se encarga de cada una y qué hace:

Anota cada incidencia en el registro de traspaso para que los patrones se hagan visibles.

Rutinas semanales y mensuales

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Arqueo de caja
• Indicadores clave del comercio
• Guía de gestión de inventario
• ¿Qué es un TPV?

Fuentes y lecturas recomendadas

• Taqtics — Lista de comprobación del arqueo del cajón
• StoreHub Help — Informe de turno: sobrante/faltante, pagos de caja y ventas en efectivo

Al final de cada jornada, hay una pregunta que importa más que ninguna otra en la trastienda: ¿el efectivo del cajón coincide con lo que dice la caja? El arqueo de caja la responde y, cuando se hace igual todos los días, detecta los errores en horas en lugar de en semanas.

Esta guía explica la fórmula del efectivo esperado, recorre un ejemplo completo, trata las devoluciones, los pagos de caja y las retiradas a caja fuerte, muestra cómo investigar las diferencias y termina con un procedimiento de cierre y una plantilla que puedes copiar.

Términos clave

La fórmula del efectivo esperado

En esta fórmula solo entran los movimientos en efectivo. Las ventas con tarjeta, con monedero móvil y a cuenta (crédito) se cuadran por separado con el datáfono y los saldos de clientes.

Ejemplo resuelto: cerrar un cajón

Una tienda de regalos empieza el día con un fondo de caja de 150,00 €. El informe de cierre del TPV muestra:

El cajero de cierre cuenta 862,50 €. Sobrante / faltante = 862,50 − 867,50 = −5,00 € (faltante).

¿Qué se ingresa en el banco?

1. Deja el fondo de caja para mañana: 862,50 − 150,00 = 712,50 € para ingresar desde el cajón.
2. Suma la retirada a caja fuerte: 712,50 + 500,00 = 1.212,50 € de efectivo total para ingresar.
3. Comprobación: la recaudación neta en efectivo fue 1.284,50 − 42,00 − 25,00 = 1.217,50 €. Ingresado 1.212,50 € + faltante 5,00 € = 1.217,50 € ✓

Cómo contar el cajón con precisión

1. Cuenta en un lugar seguro y tranquilo, lejos de los clientes; idealmente después del cierre.
2. Cuenta por denominaciones, empezando por los billetes más grandes, y anota cada subtotal en la hoja de recuento.
3. Cuenta las monedas por peso o en cartuchos cuando sea posible.
4. Separa primero el fondo de caja (con una combinación fija de billetes pequeños y monedas) y guárdalo en una bolsa para mañana.
5. Cuenta el efectivo restante: ese es el ingreso.
6. Para importes grandes o si hay diferencias, que recuente una segunda persona.

Cuadrar la tarjeta y los demás pagos

El efectivo es solo una parte del día. Cuadra cada forma de pago con su origen:

Un patrón frecuente: falta en efectivo exactamente lo que sobra en tarjeta. Normalmente significa que un cajero eligió la forma de pago equivocada, no que falte dinero. Registrar la forma de pago correcta en cada venta simplifica el arqueo diario; consulta la página de punto de venta.

Investigar las diferencias

Las pequeñas diferencias ocurren; lo que importa son los patrones sin explicar. Repasa esta lista antes de registrar una diferencia:

1. Recuenta el cajón, preferiblemente otra persona.
2. Revisa las formas de pago: ¿alguna venta con tarjeta registrada como efectivo, o al revés?
3. Revisa los pagos de caja y las retiradas: ¿están todos registrados, con justificantes y los importes correctos?
4. Revisa devoluciones y anulaciones: ¿alguna devolución hecha en efectivo pero registrada en tarjeta, o sin registrar?
5. Revisa el fondo de caja: ¿era el importe acordado esta mañana?
6. Revisa el registro de ventas en busca de descuentos inusuales o aperturas de cajón sin venta.

Registra la diferencia final con honestidad: no la «arregles» nunca ajustando otra cifra y no compenses nunca sobrantes y faltantes que no tienen relación. Con el tiempo, las diferencias por cajero y por día revelan necesidades de formación o problemas. Los usuarios individuales y un registro de actividad hacen posible esta revisión; consulta permisos del personal y registro de actividad.

Procedimiento de cierre del día

• Cierra la última venta y la puerta de entrada.
• Saca el informe de cierre (o de turno) del TPV.
• Cierra el lote del datáfono si tu proveedor lo exige.
• Separa y guarda en una bolsa el fondo de caja de mañana.
• Cuenta el efectivo restante por denominaciones en la hoja de recuento.
• Calcula el efectivo esperado y el sobrante/faltante; recuenta si hay diferencia.
• Cuadra los totales de tarjeta, cuentas de clientes y vales.
• Anota el resultado y firma la hoja (dos firmas para diferencias por encima de tu límite).
• Prepara el ingreso bancario con su resguardo; guárdalo con el fondo de caja en la caja fuerte.
• Anota cualquier incidencia en el registro de traspaso.

Esta rutina forma parte de la lista de cierre más amplia de la guía de operaciones de tienda (en inglés).

Plantilla de arqueo

Cópiala en una hoja de cálculo o imprímela como hoja diaria:

Varios cajones y cambios de turno

Cuando varias cajas o varios turnos comparten un día, cuadra cada cajón por separado. Juntarlo todo en un único total diario oculta quién manejó qué efectivo y hace imposible rastrear las diferencias.

• Cambio de turno: el cajero saliente cuenta y firma su cajón; el entrante empieza con un fondo nuevo y contado.
• Cajón compartido (inevitable en tiendas muy pequeñas): cuenta en cada relevo y anota los dos nombres.
• Varias cajas: saca un informe de turno o de cierre por terminal cuando tu TPV lo permita y usa una hoja de recuento por cajón.

Rutinas de caja fuerte y banco

• Lleva un registro de la caja fuerte: cada retirada, fondo e ingreso con fecha, importe e iniciales.
• Varía las horas y los trayectos al banco y evita llevar importes grandes a solas.
• Compara los ingresos con los extractos bancarios cada semana; un ingreso que nunca llega a la cuenta es una señal de alarma grave.
• Limita el acceso a la caja fuerte a quienes tienen llaves y cambia los códigos cuando alguien deja la empresa.

Formar a los cajeros para manejar bien el efectivo

La mayoría de las diferencias de caja vienen de pequeños hábitos, no de la falta de honradez. Forma a cada cajero nuevo en la misma rutina: decir en voz alta el importe recibido, dejar el billete del cliente sobre el cajón hasta dar el cambio, devolver el cambio contándolo desde el total y cerrar el cajón entre operaciones. Enséñales a registrar cada devolución y cada pago de caja en el TPV en el momento, nunca «luego».

Haz un arqueo completo con ellos durante la primera semana, incluida una diferencia provocada para investigarla. Un cajero que ya ha rastreado un error una vez entiende por qué importa cada registro, y es mucho más probable que mantenga el cajón exacto cuando nadie mira.

Controles que reducen las diferencias de caja

• Un cajón, un cajero por turno cuando sea posible.
• Cierre a ciegas: el cajero cuenta sin ver la cifra esperada y el encargado compara.
• Límites: retiradas a caja fuerte cuando el cajón supera un importe fijado.
• Justificante para cada pago de caja y registro de quién lo aprobó.
• Reglas de devolución: devoluciones en efectivo solo para ventas en efectivo, con aprobación del encargado por encima de un límite.
• Revisión semanal: sobrantes y faltantes por cajero y por día.

Para una visión más amplia de las pérdidas, consulta la prevención de mermas (en inglés), y para un resumen diario de ventas por forma de pago, consulta informes y estadísticas.

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Indicadores clave del comercio
• Margen y recargo
• ¿Qué es un TPV?
• Hardware del TPV

Fuentes y lecturas recomendadas

• StoreHub Help — Informe de turno: sobrante/faltante, pagos de caja y ventas en efectivo
• Meevo Docs — Cálculos de caja
• Taqtics — Lista de comprobación del arqueo del cajón
• Open Exam Prep — Informes de cierre, cuadre por forma de pago y sobrante/faltante